フリーアドレスのレイアウトの種類｜成功のポイントとオフィス導入事例を紹介

フリーアドレスとは、従業員が毎日異なる席に着くことができるオフィスレイアウトスタイルです。この制度は、社員の柔軟な働き方を促し、物理的な場所にとらわれない自由とクリエイティビティを高めます。フリーアドレスの導入は、企業文化の変化を促し、従業員のエンゲージメントを向上させる狙いがあります。

フリーアドレスが注目を集める理由には、働き方の多様性を求める現代の労働力に対応するための需要という部分が大きくあります。また、オフィスの空間効率を最大化し、運用コストの削減が可能になる点も魅力です。さらに、異なる部署の従業員間の偶発的なコミュニケーションを促進し、新たなアイデアや協力関係が生まれることも、大きな利点と言えます。

- フリーアドレスの導入がおすすめの企業 -

・テクノロジーを活用した業務を行う企業

ITを中心とした業務では、場所にとらわれずに作業が進められます。

・社外とのコミュニケーションが活発な職種

外出が多い職種では、固定席を持つ必要が少なくなります。

・異部門間の交流を促進したい企業

自由に席を選べることで、異なる部門の人との交流が増えることが期待できます。

・労働環境の改革を推進する企業

ペーパーレス化やリモートワークの推進など、新しい働き方を模索している企業にとって、フリーアドレスは効果的な手段です。

フリーアドレスのレイアウトは、大きく以下の2種類に分けられます。

• ・完全フリーアドレス
• ・グループアドレス

それぞれの概要として、完全フリーアドレスは従業員がオフィス内の任意の席を自由に選べるスタイルであり、グループアドレスは部署やプロジェクトチームごとに区分されたエリア内で席を選ぶスタイルです。

完全フリーアドレスは従業員が完全に自由に席を選ばせることで、部門を越えたコミュニケーションとイノベーションを促しますが、所在がわかりにくい問題やプライバシーの懸念があります。

一方、グループアドレスはチーム内の結束を強化し、効率的なコラボレーションを促しますが、部署間のコミュニケーション障壁を生じさせる可能性があります。

各企業は、これらの特性を考慮して、自社の文化や働き方に最適なオフィスレイアウトを選択する必要があります。

- 完全フリーアドレス -

完全フリーアドレスは、従業員がオフィス内の任意の席を自由に選んで作業できるオフィスレイアウトスタイルです。他の呼び方には「オールフリーアドレス」や「全席フリーアドレス」という表現もあります。このスタイルでは、従業員は毎日異なる席で作業することが可能で、部署や職位による物理的な隔たりがなくなります。

完全フリーアドレスは、異部門間のコミュニケーションを促進し、柔軟な働き方を支援する一方で、従業員の所在や個別のニーズに関する課題があります。導入の際には、従業員が自分にあった作業環境を見つけられるよう、多様なワークスペースの提供や、デジタルツールを利用した在席管理システムの導入が求められます。

また、プライバシー保護や集中作業が必要な場合のために、個室ブースや静かなエリアの設置も考慮する必要があります。

- グループアドレス -

グループアドレスは、オフィス内を特定の部署やプロジェクトチームごとに区分けし、そのエリア内で従業員が席を選べるオフィスレイアウトスタイルです。他の呼び方には「チームアドレス」や「デザインアドレス」という表現もあります。この方式は、チーム内のコミュニケーションを強化し、効率的に連携することを目的としています​​。

グループアドレスは、チームの協力を促進し、共有された目標に対する所属感を高めます。しかし、この方式は、部署間での交流を制限し、組織全体の連携を阻害する可能性があります。導入時には、チームごとの空間を明確に区分けするとともに、部署間の交流を促すための共有スペースやクロスファンクショナルなイベントも検討する必要があります。また、席の不足や過剰に対処するための柔軟なマネジメントも重要です。

フリーアドレスでは、柔軟性と効率性を追求した様々なレイアウトが採用されています。代表的なレイアウトとして主に5つ（対向型、同向型、背面型、ベンゼン型、ブース型）が挙げられます。これらのレイアウトは、オフィスの空間利用を最適化し、従業員のコミュニケーションや集中力を高めるためにデザインされています​​。

• ・対向型
• ・同向型
• ・背面型
• ・ベンゼン型
• ・ブース型

- 対向型 -

対向型は、オフィスのデスクを向かい合わせに配置することで、向き合って作業するスタイルのことを指します。このレイアウトは、オープンなコミュニケーションを促進しやすく、チームメンバー間の交流や情報共有をスムーズにします。対向型はフリーアドレスオフィスにおいて、コラボレーションを重視する環境を作り出すためによく用いられます​​。

対向型を採用する際には、従業員の集中力やプライバシーに配慮する必要があります。遮音性のあるパーティションを設置する、ヘッドフォンの使用を奨励するなど、個々の作業環境を調整する工夫が求められます。

- 同向型 -

同向型は、全てのデスクを同じ方向に配置することにより、従業員が互いの顔を見ずに作業できるようにするレイアウトです。この配置は、集中を高めると同時に、個々のプライバシーを尊重する働き方を支援します。このレイアウトは特に、個人作業の効率を最大化したい環境や、集中力を要するタスクが多い業務に適しています。例えば、プログラミング、ライティング、データ分析などの職種で有効です。

同向型を採用する際は、従業員間のコミュニケーション不足を防ぐための施策が重要です。例えば、コミュニケーションを促進するための共有スペースの設置や、定期的なミーティングのスケジュールを組むなどの対策が考えられます。また、作業スペースとしての快適さを保つために、適切な照明や静かな環境を提供することも大切です。

- 背面型 -

背面型は、従業員が互いの背中が向かい合う形でデスクを配置するオフィスレイアウトです。この配置は、プライバシーを確保しつつも、必要に応じて周囲とのコミュニケーションを容易に取ることができます。背面型は、オープンスペースのオフィス環境でも個人の作業スペースを効果的に区分けし、同時にチーム内のコミュニケーションの流れをスムーズに保つことができます。

背面型レイアウトを採用する際には、従業員間のコミュニケーションが遮られすぎないよう注意することが重要です。例えば、定期的なミーティングのスケジュールを組む、コミュニケーションを促進するための共有スペースを設けるなど、対策を講じることが求められます。また、デスク間の適切な間隔を確保し、従業員が圧迫感を感じないようにすることも重要です。オフィスのデザインと機能性のバランスを考慮しながら、従業員一人ひとりのニーズに応える工夫をする必要があります。

- ベンゼン型 -

ベンゼン型レイアウトは、オフィス空間内でデスクや作業スペースを六角形の形に配置することにより、効率的な空間利用と個々人の作業エリアの最大化を目指すデザインです。ユニークな配置で、従業員が互いに適度な距離を保ちつつも、開放感ある作業環境となります。

ベンゼン型を採用する際には、実装の複雑さとカスタマイズの制約を考慮する必要があります。具体的には、特別な形状のデスクや家具を準備するコストや、オフィス全体のレイアウトをこのスタイルに合わせるためのスペースの再構成が必要になるかもしれません。また、作業スペースの快適さや機能性を最適化するための調整を行うことも重要です。

- ブース型 -

ブース型は、オフィス内に小規模な個別ブースを設けることで、従業員が周囲の干渉を受けずに集中して作業できるようにするレイアウトです。このブースは、従業員のプライバシーを守り、同時に静かな環境での作業を可能にします。このタイプのレイアウトは、オープンなオフィス環境でも個人の集中力とプライバシーを確保したい場合に利用されます。

ブース型を採用する際には、スペースの有効活用と従業員間のコミュニケーション確保が重要です。ブースが従業員の交流を妨げないよう、共有スペースや会議エリアを設けるなど、チーム内のコミュニケーションを促進する必要があります。また、ブース内の作業スペースが狭くなりがちなため、効率的な収納ソリューションやデスクの配置にも注意を払う必要があります。

フリーアドレスの導入は、従来の固定席制度から抜け出し、より柔軟で効率的な働き方を促進するのに大切な施策の一つです。そのため、導入にあたり発生しうる問題について対策する必要があります。

• ・席が固定化されないようにする
• ・仕組みやツールも変更する
• ・目的に応じてレイアウトを検討する

フリーアドレスは、従業員が自由に席を選び、日々異なる場所で作業できることが利点です。そのため、席の固定化を防ぎ、従業員間の新しいコミュニケーションの機会を生み出し、柔軟な働き方を進める必要があります。

さらに、フリーアドレスを成功させるには、物理的なレイアウトの変更だけでなく、オンラインでのコミュニケーションツール、ドキュメントの共有システム、在席管理システムなど、仕組みやツールの変更も必要になります。

- 席が固定化されないようにする -

フリーアドレス制度の導入を成功させるには、従業員が毎日同じ席に固執しないようにすることが重要です。

1. 定期的な座席のシャッフル：定期的に席をシャッフルすることで、従業員がオフィス全体の異なる場所で働く機会を持ち、新たな視点やコミュニケーションの機会が生まれます。
2. 席選びのガイドライン設定：席選びに関するガイドラインを設定し、従業員がどのように席を選ぶべきか、どのような基準で選ぶべきかを明確にすることで、フリーアドレスのメリットを活用できます​​​​。

入の際には、これらのポイントを踏まえた上で、従業員のニーズや働き方に合わせて適切な対策を施すことが重要です。

- 仕組みやツールも変更する -

フリーアドレスの導入は、単に物理的なオフィスレイアウトを変更するだけでは十分ではありません。フリーアドレスのデメリットを克服し、導入を成功させるためには、コミュニケーションツールや業務プロセスの見直しといった、仕組みやツールの変更が必要不可欠です。

フリーアドレスの環境下では、従業員が固定のデスクを持たないため、誰がどこにいるのかを簡単に把握することが難しくなります。従業員の現在地を確認できるシステムや、リモートでのコミュニケーションを支援するツールの導入が必要になるでしょう。

また、文書の電子化を進めることで、物理的な場所に依存せずに情報を共有し、アクセスすることが可能になります。これらの仕組みやツールの変更により、フリーアドレス下での業務効率の向上と、従業員間のスムーズなコミュニケーションが促進され、フリーアドレスの導入目的を実現できるでしょう。

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- 目的に応じてレイアウトを検討する -

フリーアドレスの導入を成功させるには、まず目的を明確にすることが重要です。フリーアドレス導入の目的には、コミュニケーションの活性化、空間の有効活用、柔軟な働き方の促進など、様々な目的が含まれます。目的に応じて最適なレイアウトを選択し、場合によっては異なるタイプのレイアウトを組み合わせることが求められます。

例えば、コミュニケーションを促進したい場合には、対向型やブース型が効果的であることが挙げられます。このように、フリーアドレス導入の目的を事前にしっかりと定義し、それに基づいてレイアウトや運用方法を決定することが、導入の成功への鍵となります。各オフィスの具体的なニーズや目的に合わせたカスタマイズこそが、フリーアドレスのメリットを最大限に引き出し、効率的かつ快適なワークスペースを実現する上で必要不可欠となります。

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ICT KŌBŌ™ URUMAは沖縄県うるま市にあるシステム開発拠点で、2021年6月に竣工しました。このプロジェクトでは、沖縄の文化や風土を感じられるデザインが取り入れられています。ワークスペースにはベンチシート、ハイカウンター、ソロブースなどが導入され、従業員が状況や気分に応じて柔軟に仕事に取り組めるよう工夫されています。

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オフィスのレイアウト変更は、業務効率の向上やコミュニケーションの活性化など多くのメリットがありますが、費用面でのデメリットも考慮する必要があります。計画的に行い、専門業者への依頼を検討することで、効果的かつ効率的なレイアウト変更が実現可能です。本記事を参考にしていただき、目的に応じた最適なレイアウトを検討しましょう。

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