オフィス移転のプロジェクトマネジメント（PM）とは？役割や業者の選び方を解説

オフィス移転におけるプロジェクトマネジメント（PM）とは、オフィス移転プロジェクトの計画から実行、進捗を総合的に管理することです。

オフィス移転では、物件の選定からレイアウト設計、オフィス家具の調達、予算管理、届出・申請書の手続きといった多岐にわたるタスクをこなさなければなりません。また、オフィス規模が大きくなるほど、物件の選定やレイアウト設計は難しくなるでしょう。

これらのタスクを完了させ、期日までにオフィス移転を終える必要があります。もし、オフィス移転を舵取りできるプロジェクトマネージャーがいなければ、期日通りの移転は困難でしょう。

小規模のオフィス移転であれば、総務・人事部門のご担当者で主導することも可能ですが、数百人規模のオフィス移転であれば、上記のような社内調整・社外調整を行い、既存の働き方の課題を調査・整理して「新たな働き方」を実現するには、時間と労力が掛かります。

このようにある一定規模以上のオフィス移転におけるプロジェクトマネジメントは必須といえます。

オフィス移転のプロジェクトマネジメントは、一般的に以下の流れとなります。

1. 1.オフィスの移転目的を明確にする
2. 2現状の課題調査・分析を行う
3. 3.あるべき姿を描き、オフィス移転計画を作成する
4. 4.各種手続きを行い、オフィス移転を実施する
5. 5.旧オフィスの原状回復工事を実施する
6. 6.完成後のオフィス移転計画を評価する

それぞれ詳しく説明します。

- ①オフィス移転の目的を明確にする-

オフィス移転におけるプロジェクトマネジメントを進める際には、まず全体の目的を明確にしておきましょう。「現状のオフィスが手狭になったため」「会社の50周年を記念して」「売上に貢献できる働き方にするため」など、企業ごとにオフィス移転の理由は異なります。

例えば、50周年を祝う場合には、その期日までにオフィス移転を完了させることを目的に据えます。この目的に応じて、スケジュールを細かく練ることになるでしょう。

このように、全体の目的を明確にしておくことが大切です。

- ②現状の課題調査・分析を行う -

次に、現状のオフィスにある課題、例えばオフィスまでのアクセスやスペースなどを調査、分析します。課題を解消できる新オフィスに移転できれば、従業員満足度の向上にもつながるでしょう。

例えば、「貿易会社で海外渡航が多く、飛行場までの移動に時間がかかる」という課題があれば、アクセスを重視して飛行場周辺の物件から候補を探すことになります。また、「オンライン会議用に使える個室が会議室しかなく、空きがない」という課題に対しては、個別ブースを用意できるレイアウト設計にするといいでしょう。

課題調査・分析を行う際には、「アンケート調査」や「ピープルカウント」を実施し、定量・定性的に課題を明らかにすることが大切です。ピープルカウントとは、センサーで人の通過を計測するシステムで、オフィス内の混雑状況や動線を確認できます。

- ③あるべき姿を描き、オフィス移転計画を作成する-

ここまでの目的や課題を踏まえて、理想的なオフィス像を整理します。そのうえで、具体的なオフィス移転計画を立てていきましょう。

【オフィス移転計画の主な内容】

• ・移転先オフィスの比較・選定
• ・オフィスレイアウトの設計（オフィス家具含む）
• ・新オフィスの内装工事や設備インフラ工事の委託・実施
• ・旧オフィスの解約手続き
• ・旧オフィスにおける原状回復の委託・実施
• ・オフィス移転の実行
• ・移転後の届出・手続き

オフィス移転のプロジェクトマネジメントは長期に渡って進むため、できるだけ綿密な計画を立ておくことが大切です。

旧オフィスの解約手続きについては、「退去日から◯日前に申請する」といった不動産会社との契約に基づいて進める必要があります。

- ④各種手続きを行い、オフィス移転を実施する-

オフィス移転時には、公的な手続きを行わなければなりません。企業の状況によって必要な手続きは異なるため、参考としてください。

書類に不備があると、手続きが完了するまで時間がかかるため、専門家に内容をチェックしてもらえると確実です。

この他に、ガス・水道・電気、郵便、インターネット回線、銀行・クレジットカードといった手続きも必要となります。

 - ⑤旧オフィスの原状回復工事を実行する-

新オフィスの内装工事や設備インフラ工事と同時並行で進める必要があるのが、旧オフィスの原状回復工事です。

原状回復の範囲は、不動産会社との契約内容によるため、まずは内容を確認しましょう。

また、原状回復工事について、委託先の選定から見積もり交渉、着工まで数ヶ月を要すため、できるだけ早く着手することが大切です。

関連コラム：オフィスの原状回復工事とは？流れや費用を抑えるコツ・注意点を解説！

- ⑥完成後のオフィス移転計画を評価する -

オフィス移転が完了してから、今回の計画を評価しましょう。

自社のオフィス移転は今後も実施する可能性が高いため、今回の反省点を活かすためにも評価を行います。

「新オフィスの選定に時間を要した」「原状回復工事がギリギリになり、価格交渉をできなかった」など、具体的な反省点をまとめておくことで、次のオフィス移転計画に生かせるでしょう。

オフィス移転のプロジェクトマネジメントは、複雑で多岐にわたるタスクを伴います。これらを効率的に進めるためには、PM会社などの外部専門業者に依頼することが望ましいでしょう。

具体的には以下の理由で、PM会社への依頼をおすすめします。

• ・担当者の業務負担を軽減するため
• ・移転の進行をスムーズに進めるため
• ・移転にかかる費用を最適化するため

なお、100名ほどの小規模なオフィス移転であれば、総務・人事の担当者に任せられるかもしれません。しかし、それ以上の規模になると、現状の課題調査・分析から、目指すべき働き方、売上拡大に貢献する働く環境の整備までを社内で取りまとめる適任者が社内で見つからないことがあります。このような場合には、PM会社の活用がおすすめです。

- 担当者の業務負担を軽減するため -

オフィス移転のプロジェクトマネジメントを自社内で行う場合、担当者の業務負担が大きくなりがちです。

通常業務と並行してプロジェクトを進行させる必要があり、ミスやトラブルが発生するリスクが高まります。

一方、PM会社に依頼することで、オフィス移転計画を代わりに作成したり、移転コストが予算内に収まるよう提案してもらえたりと、担当者の業務負担を軽減することが可能です。

- 移転をスムーズに進めるため -

オフィス移転のプロジェクトマネジメントで最も難しいのは、同時並行で複数のタスクを進めなければならない点です。

旧オフィスの解約手続きや原状回復工事、新オフィスの比較・選定、オフィスレイアウトの設計といったタスクを同時に進めることは難しいでしょう。場合によっては、オフィス移転の遅延につながるかもしれません。

PM会社に依頼することで、経験豊富な専門家がタスクを整理し、移転をスムーズに進行してくれます。

- 移転にかかる費用を最適化するため -

オフィス移転のプロジェクトマネジメントを内製化すると、思わぬコスト増大のリスクが伴うかもしれません。

例えば、原状回復が不十分だった箇所の追加工事が必要になったり、新オフィスの賃貸契約で保証費用が必要になったりするケースです。

PM会社なら、コスト管理と予算配分を最適化し、コスト増大を防いでくれます。

また、PM会社は多くの移転プロジェクトを経験しているため、コスト削減のために効果的な方法を熟知しているでしょう。

頼れるPM会社を選ぶためには、以下の選定ポイントを押さえることが重要です。

• ・委託できる業務の範囲
• ・コストパフォーマンス
• ・オフィス移転の実績
• ・依頼者の口コミ・評判

- 委託できる業務の範囲 -

PM会社によって提供できるサービスの範囲は異なります。

例えばオフィスのレイアウト設計やネットワーク構築など、特定の専門知識・スキルを要する業務に、すべてのPM会社が対応できるとは限りません。

PM会社との初期段階の打ち合わせで、委託できる業務範囲を確認しておくといいでしょう。プロジェクトが始まってから対応できない業務が明らかになるとトラブルにつながってしまいます。

- コストパフォーマンス -

オフィスの移転費用には、プロジェクトマネジメントの委託料にも配慮する必要があります。

複数のPM会社から見積もりを取り、提示された内容を比較検討しましょう。

ただし、「とにかく安い業者を選べばいい」とは限りません。コストが安い分、サービス内容が制限されることもあるため、総合的に判断する必要があります。

- オフィス移転の実績 -

オフィス移転の実績は、PM会社の信頼性を判断するために重要なポイントです。

見積もりを出してもらうPM会社を選別する段階でチェックするといいでしょう。具体的には、PM会社のホームページに掲載してある実績や事例を確認します。

事例を見る際には、「どのような課題を解決したのか」「どのような工夫をしているか」といった点を見ると、自社のオフィス移転のイメージもしやすくなるでしょう。

- 依頼者の口コミ・評判 -

過去の依頼者からの口コミや評判は、サービスの質や顧客満足度を知るための大切な指標です。オフィス移転の実績をチェックするのと同じタイミングで、口コミ・評判もチェックしましょう。

口コミや評判を見る際には、対応の丁寧さやアフターフォローなど、プロジェクト進行に関連する内容に注目すると判断しやすくなります。

PM会社にプロジェクトマネジメントを依頼する際は、いくつか留意すべきポイントがあります。

• ・余裕を持ったスケジュールの設定
• ・契約内容の丁寧な確認

オフィス移転の予定日から逆算して、余裕を持ったスケジュールで依頼することが大切です。

特にオフィス移転の繁忙期（1～3月、5月、9～12月）は、通常より時間がかかることがあります。スケジュールの遅延を防ぐためにも、できるだけ早めに依頼するか、閑散期にオフィス移転するといいでしょう。

また、提供されるサービスの範囲、費用、期間、アフターフォローなど、契約内容を細かく確認しておくことも重要です。

ここを見逃すと、後々、対応が必要になった場合に新しい業者に依頼しなければならないかもしれません。例えば、公的な手続きといった事務作業までは対応してもらえない場合もあります。

これらの注意点を把握しておくことでオフィス移転プロジェクトをスムーズかつ効率的に進行させることができ、当初掲げた目的を達成できるでしょう。

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オフィス移転の成功は、適切なプロジェクトマネジメントに左右されます。移転目的の明確化から始まり、現状の課題分析、オフィスの比較・選定、レイアウト設計、内装工事、そして公的な手続きに至るまで、多岐にわたるタスクを総合的に管理する必要があります。

オフィス移転を成功させるためには、PM会社の専門知識と経験が欠かせません。PM会社に依頼する際には、業務範囲やコストパフォーマンス、実績、口コミ・評判を基に選定し、余裕を持ったスケジュール設定と契約内容の確認を徹底することが重要です。

TOPPANでは独自の建装材や、人流解析などのソリューションをかけ合わせ、調査・企画～設計・施工まで一気通貫でオフィスづくりをサポートいたします。
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