オフィスセキュリティとは？注意すべきリスクや実施時のポイント・対策例も

オフィスセキュリティとは、オフィス内で扱う機密情報や個人情報を保護するための対策のことです。オフィスセキュリティには、物理的な対策である空間セキュリティと情報セキュリティという2つの対策があります。

• ・空間セキュリティ：オフィスの入退室管理や鍵の管理、書類の保管や廃棄などのこと
• ・情報セキュリティ：パソコンやスマホのパスワード設定や暗号化、ネットワークのセキュリティやウイルス対策などのこと

これらの対策を行うことで、オフィス内で発生する情報漏洩のリスクを低減することができます。

では、オフィスでセキュリティ対策を行わないと、どのような問題が生じるのか？オフィスで情報が漏洩した場合、以下のような問題が考えられます。

• ・顧客や取引先の信頼を失う
• ・競合他社に情報が流れる
• ・法律や規制に違反する
• ・賠償や罰金を支払う
• ・企業のイメージやブランドが損なわれる
• ・個人のプライバシーや人権が侵害される
• ・個人情報漏洩時には個人情報保護委員会への報告と本人への通知が義務付けられる

これらの問題は、個人や会社にとって大きな損害や責任をもたらす可能性があります。また、情報漏洩は社会的な信用や信頼を失うことにもつながります。

オフィスで扱う情報は、自分や会社だけでなく、顧客や取引先、社会にとっても重要なものです。そのため、オフィスでセキュリティ対策に取り組むことは、社会的責任であると言えます。

※参考資料：個人情報の保護に関する法律等の一部を改正する法律

オフィスでセキュリティ対策を行うとき、どのようなリスクに注意すべきでしょうか？オフィスのセキュリティ対策で備えるべきリスクには、次の3つがあります。

ここでは、オフィスでセキュリティ対策を実施する際のポイントについて説明していきます。

• ・セキュリティレベルで区画を分ける（ゾーニング）
• ・資産を可視化する
• ・従業員の意識を向上させる
• ・セキュリティシステムを活用する
• ・システムの運用ルールを決める

これらのポイントを意識せずにセキュリティ対策を実施した場合、対策の効果が限定的となり、リスクへの十分な対応ができません。また、従業員の理解や協力が得られず、ルールが形骸化してしまう恐れがあります。

システムの誤用や不適切な運用により、新たなセキュリティ上の脆弱性が生まれる可能性もあるため、ここでポイントについて理解しておきましょう。

- セキュリティレベルで区画を分ける（ゾーニング）-

効果的なセキュリティ対策を実施するためには、オフィス全体を一律に管理するのではなく、セキュリティレベルに応じて適切な対策を講じる必要があります。そのための重要な手法が「ゾーニング」です。

ゾーニングとは、オフィスのエリアをセキュリティレベルに応じて分けることです。例えば、一般来客が入れるエリア、社員のみが入れるエリア、特定の部署や役職のみが入れるエリアなどです。ゾーニングを行うことで、オフィス内のアクセス制御を強化し、不審者の侵入や情報の漏洩を防ぐことができます。

ゾーニングを行う際には、以下のようなポイントに注意しましょう。

• ・ゾーンごとに適した対策を実施：セキュリティレベルが高いエリア、あるいは専門のセキュリティゾーン（室）には、カードキーや指紋認証、顔認証などの物理的な施錠や、パスワードや暗証番号などの電子的な認証を設けましょう。セキュリティを強化するためには、これらの認証方法を組み合わせて使用する多要素認証が効果的です。

• ・ゾーンの境界を明確にする：ドアや壁、ガラスなどでゾーンを区切り、看板や表示などでゾーンの名称やアクセス条件を示すのがポイントです。

• ・ゾーンの変更や追加に対応できるようにする：オフィスのレイアウトや組織の変更に伴って、ゾーンの範囲やレベルを変更したり、新たなゾーンを設けたりする場合があります。その際には、既存のゾーンとの整合性や影響を考慮し、適切に対策を見直しましょう。

- 資産を可視化する -

オフィスでセキュリティ対策を行う前に、まずは自社の資産を可視化することが重要です。資産を可視化するとは、自社が保有する物理的な資産や情報的な資産を把握し、その価値やリスクを評価することです。

資産を可視化することで、自社がどのような課題を抱えているのか、どのような対策を優先的に行うべきなのかを明確にすることができます。

可視化する資産の例は以下の通りです。

• ・情報資産：顧客データ、従業員情報、業務上の文書など
• ・物理資産：コンピュータ、サーバ、ネットワーク機器など
• ・ソフトウェア資産： 使用しているアプリケーション、データベース、クラウドサービスなど

資産を明確にすることで、リスク評価やセキュリティポリシーの策定が容易になります。

- 従業員の意識を向上させる -

セキュリティは技術だけでなく、人の行動に大きく依存します。従業員がセキュリティポリシーを理解し、遵守することで、不正アクセスや情報漏えいのリスクを大幅に減少させることができます。従業員の意識が低いと、パスワードの管理が甘くなるなど、セキュリティインシデントの原因となります。

従業員の意識向上を促す方法としては、以下のような取り組みが有効です。

• ・セキュリティポリシーの周知： 企業のセキュリティポリシーを明確にし、従業員に周知します。ポリシーの内容を理解しやすいように、リーフレットや社内ポータルサイトでの情報提供を行います。

• ・定期的なセキュリティ研修： 新入社員はもちろん、全従業員を対象にした定期的なセキュリティ研修を実施します。最新のセキュリティ脅威や対策について学ぶ機会を提供し、意識を新たにします。

• ・インシデント報告の促進：従業員がセキュリティインシデントや怪しい行動を報告しやすい環境を整えます。報告された情報を基に迅速に対処する体制を整えることで、従業員の協力意欲を高めます。

• ・定期的なリスクアセスメントの実施：セキュリティリスクアセスメントへの参加機会を設けることで、セキュリティに対する意識向上につながります。自分たちの業務環境に潜むセキュリティリスクを自ら特定し、対策を考える過程で当事者意識が生まれ、日常業務でのセキュリティへの意識が自然と高まるのです

セキュリティ対策の成功は、技術的な側面だけでなく、組織全体の意識の高さに依存します。従業員一人ひとりがセキュリティの重要性を認識し、日々の業務において適切な行動を取ることが、安全なオフィス環境の構築には不可欠です。

- セキュリティシステムを活用する -

オフィスのセキュリティを高めるためには、セキュリティシステムの活用が欠かせません。人による監視や管理だけでは限界があるため、セキュリティシステムで24時間体制の警備を実現することが重要です。

入退室管理システムや監視カメラ、侵入検知システムなど、セキュリティシステムにはさまざまな種類があります。導入の際は、自社の課題を明確にした上で、その解決に適したシステムを選びましょう。また、費用対効果やメーカーのサポート体制、導入実績なども重要な判断基準となります。

- システムの運用ルールを決める -

セキュリティ対策としてシステムの活用は有効ですが、セキュリティシステムを導入するだけでは十分ではありません。システムの適切な運用を保証するために、運用ルールを定め、全社員がそれを守ることが重要です。誤操作や人為的なミスを防ぐためには、以下のような取り組みが考えられます。

• ・マニュアルの作成：システムの正しい使い方や、セキュリティインシデント発生時の対応手順を明確に記載したマニュアルを作成する。
• ・研修の実施： 新入社員やシステムの更新があった際には、運用ルールに基づいた研修を実施する。

これらの取り組みにより、セキュリティの意識を高め、インシデント発生のリスクを低減できます。

オフィスでできるセキュリティ対策の例として、ゾーニング、金庫の活用、防犯カメラの設置について解説します。また、それぞれの対策の重要性や実施時のポイントも紹介します。

- 金庫を活用する -

金庫は、現金や重要書類、貴重品などを安全に保管するための重要なセキュリティ対策です。
金庫を活用する際には、以下のようなポイントに注意しましょう。

• ・金庫の種類や性能：金庫には、耐火金庫、防盗金庫、耐火防盗金庫などの種類があります。また、金庫には、耐火時間や防盗性能などの性能が表示されています。保管するものの種類や価値、リスクに応じて、適切な金庫を選ぶことが重要です。

• ・設置場所や方法を決める：金庫の設置は、セキュリティレベルが高いエリアに設置することが望ましいです。また、金庫は床や壁に固定することで、持ち去りや移動を防ぐことができます。金庫の重量やサイズに合わせて、設置場所や方法を決めましょう。

• ・管理方法を決める：金庫には、鍵や暗証番号、指紋認証などの開錠方法がありますが、開錠した記録の管理について、ルールや責任者を決めることが重要です。

- 防犯カメラを設置する -

防犯カメラを設置し、オフィス内の様子を映像で記録することで、トラブルが起こった際に証拠となります。また、防犯カメラを設置しているだけでも、不審者や犯罪者を抑制する効果があります。

防犯カメラを設置する際には、以下のようなポイントに注意しましょう。

• ・種類や性能を選ぶ：防犯カメラには、有線式や無線式、赤外線式やカラー式、高画質や音声付きなどの種類があります。また、防犯カメラには、画角や画素数、記録時間や保存容量などの性能があります。監視する場所や目的に応じて、適切な防犯カメラを選びましょう。

• ・設置場所や方法を決める：防犯カメラは、セキュリティレベルが高いエリアや出入り口、窓などの重要なポイントに設置することが望ましいです。防犯カメラの種類や性能に合わせて、設置場所や方法を決めましょう。

- シュレッダーを使用する -

シュレッダーは、書類などを細かく切り裂くことができるため、個人情報や機密情報の漏洩を防ぐことができます。切り方には、ストリップカットやクロスカット、マイクロカットなどがあり、その種類によって切断能力や切断速度、切断幅、収容量、騒音などの性能が異なります。

そのため、シュレッダーを選ぶ際は、廃棄する書類の種類や量、セキュリティ上のリスクに応じて適切な切り方の機種を選びましょう。

- パーテーションを活用する -

パーテーションを設置することは、オフィスでのセキュリティ対策につながります。パーテーションでオフィスの空間を仕切ることで、視線や音声の遮断やプライバシーの確保をすることができるからです。パーテーションにはさまざまな種類やサイズがあるため、オフィスのレイアウトや雰囲気に合わせて選ぶことができます。

パーテーションを活用する際には、以下のようなポイントに注意しましょう。

• ・種類や性能で選ぶ：パーテーションには、固定式や可動式、半透明や不透明、防音や防炎などの種類があります。また、高さや幅、色や形、素材やデザインなどさまざまです。仕切る場所や目的に応じて、適切なパーテーションを選びましょう。

• ・パーテーションの設置場所を決める：パーテーションは、セキュリティレベルが高いエリアや、個人の作業スペースや会議スペースなどに設置することが望ましいです。ただし、空間の有効活用や通路の確保や、採光や換気の配慮にも注意が必要です。

 -入退室管理システムを導入する -

入退室管理システムとは、オフィスの出入り口に設置され、従業員や来訪者の入退室を管理するシステムです。指紋認証、ICカード認証など、さまざまな認証方法があります。このようなシステムを導入することで、不正アクセスや侵入を防ぎ、セキュリティを強化することができます。

【入退室管理システムの認証方法例】

＜ドアセキュリティを高めるには顔認証システムの導入がおすすめ＞

顔認証システムを導入すると、以下のようなメリットがあります。

• ・非接触認証：カードや指紋を使用する必要がなく、衛生的でスムーズな入退室が可能です。
• ・高い精度：顔認証技術の進化により、誤認識率が低く、正確な本人確認が行えます。
• ・利便性：登録されている顔であれば、荷物を持っていても手ぶらで入退室できます。

顔認証システムの導入により、オフィスのセキュリティレベルを向上させることができます。また、従業員の利便性も高まるため、おすすめの認証方法です。

オフィスセキュリティの向上には、最新の技術を導入することが不可欠です。その中で注目されているのが、顔認証システム「CloakOne Face」です。このシステムは、オフィス環境でのセキュリティと利便性を高めるために開発されました。CloakOne Faceは、1枚の顔写真の登録だけで複数の認証が可能になる高セキュリティ顔認証サービス。複数の顔認証エンジンを同時に稼働させることで、高精度かつ高速な認証を実現しています。このシステムにより、オフィス内のさまざまなサービス利用が可能になります​​。

CloakOne Faceの最大の特徴は、そのマルチユースケース性、マルチエンジン、マルチモーダル認証、そしてシームレスな連携能力です。これらの特徴により、入退管理、勤怠管理、来館受付など、オフィス内のさまざまな用途で利用できます。また、複数の認証方法を提供し、各種アプリケーションとのWebAPIを介した連携が可能です​​。

CloakOne Faceを導入することで、利便性とセキュリティの向上、物理的な認証手段（鍵やICカード）の紛失リスクの排除、なりすまし防止などの課題を解決できます。

特に、コロナ禍でのマスク着用下でも高い認証精度を維持し、大規模な個人情報の安全な管理を実現します​​。

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オフィスセキュリティは、人的・物的・情報の3つのリスクに備えるための重要な取り組みです。効果的な対策を実施するには、セキュリティレベルに応じたゾーニングの実施や、資産の可視化、従業員の意識向上など、さまざまなポイントに注意を払う必要があります。

また、具体的な対策としては、金庫の活用や防犯カメラの設置、入退室管理システムの導入などが挙げられます。これらの対策を適切に組み合わせることで、より安全なオフィス環境を構築することが可能です。

TOPPANでは独自のソリューションを使用したオフィスのご提案が可能です。セキュリティ対策に有効なソリューションもございますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。