オフィス移転のスケジュール｜事業所移転の流れや期間・ポイントを解説

オフィス移転を計画する際、一般的な移転スケジュールとして6ヵ月程度の期間を見込んでおくことが望ましいでしょう。もちろん、企業の規模によって移転にかかる期間は大きく左右されるため、この目安はあくまで一般論となります。

従業員数が少ない小規模な企業の場合、比較的短期間でオフィス移転を完了できるでしょう。一方で、従業員数が多い大企業では、移転プロジェクトチームの立ち上げから、移転先の選定、内装工事、什器・備品の手配、引っ越し作業など、多岐にわたる準備が必要となるため、半年以上の期間を要するかもしれません。

オフィス移転のスケジュールを立てる際は、移転する予定日から逆算して各タスクの期日を割り当てていくとよいでしょう。特に、移転元オフィスの原状回復工事や引っ越し業者の手配など、期日が限られる重要タスクを考慮に入れた計画を立てることがポイントです。

余裕を持った現実的なスケジュールを組むことで、円滑なオフィス移転を実現できるはずです。まずは移転までのおおまかな期間の目安として6ヵ月程度を見込んでおき、そこから自社の規模や状況に応じてスケジュールを調整していくことをおすすめします。

オフィス移転を計画する際、具体的にいつ何をすべきかを把握しておくことが重要です。

ここでは、移転の6ヵ月以上前から移転後までの一般的な流れをフロー図でご紹介します。オフィス移転のスケジュール作成の際に参照してください。

【オフィス移転の一般的なスケジュールのフロー図】

オフィス移転を円滑に進めるには、移転の6ヵ月以上前から準備を始めることが重要です。

以降では、この時期に行うべき主なタスクを解説します。

- 現オフィスに関する作業スケジュール -

オフィス移転の6ヵ月以上前の時点では、現オフィスに関して行うタスクはありません。ただし、現オフィスの課題点を洗い出しておくことで、新オフィスに求める条件を明確にしやすくなります。

- 新オフィスに関する作業スケジュール -

移転の6ヵ月以上前の段階では、主に新オフィスに関する準備を進めていきます。具体的には、以下の3つのタスクに取り組みます。

1. 1.オフィス移転の目的を決定する
2. 2.移転先オフィスの要件を定義する
3. 3.移転スケジュール表を作成する

➀オフィス移転の目的を決定する

オフィス移転を行う目的を明確にすることは、移転プロジェクト全体の方向性を定める重要なポイントです。移転の目的が曖昧だと、要件定義やスケジュール作成が進まない可能性があるからです。

【ポイント】

• ・なぜ移転する必要があるのか、経営層も交えてしっかり議論する
• ・移転によって解決したい課題を具体的に洗い出す
• ・コストカットなのか業務効率化なのかなど、移転の優先事項を決める

②移転先オフィスの要件を定義する

移転先オフィスに求める条件を具体的に定義します。スペックだけでなく、立地や周辺環境なども検討しましょう。要件定義は、物件選定の指針となる重要なプロセスです。

【ポイント】

• ・移転の目的に合った要件を幅広く検討する
• ・社員の意見も取り入れ、働きやすい環境づくりを心がける
• ・優先順位をつけ、譲れない条件を明確にしておく
• ・予算オーバーにならないよう、コストも考慮して設定する

以上が、オフィス移転の6ヵ月以上前に行うべき主なタスクです。早めの準備を心がけ、社内の協力体制を整えながら、移転を成功へと導きましょう。

オフィス移転の6ヵ月前は、移転準備がいよいよ本格化する時期です。現オフィスの処理と新オフィスの選定を並行して進めていきましょう。

- 現オフィスに関する作業スケジュール -

オフィス移転の6ヵ月前には、現オフィスに関して以下の2つのタスクに着手します。

1. 現オフィスの解約予約を行う
2. 現オフィスの原状回復の内容を確認する

これらの作業内容を詳しく見ていきましょう。

➀現オフィスの解約予約を行う

オフィス移転を進める上で重要なのが、現オフィスの解約予約です。多くの賃貸借契約では、解約予告期間が6ヵ月前と定められているため、このタイミングを逃さないようにしてください。

【ポイント】

• ・賃貸借契約書を確認し、解約予告の期限を把握する
• ・期限までに貸主（オーナー）に解約予告の連絡を入れる
• ・解約予告は書面で行い、控えを保管する
• ・解約予告が遅れると違約金が発生するため、注意が必要

解約予告を適切に行わないと、オフィス移転のスケジュールが大きく狂ってしまうリスクがあります。期限管理を徹底し、早めのアクションを心がけましょう。

②現オフィスの原状回復の内容を確認する

現オフィスの明け渡しには、原状回復工事が必要不可欠です。オフィス移転の6ヵ月前の段階で、契約書をもとに原状回復の内容を確認しておきましょう。

【ポイント】

• ・賃貸借契約書の原状回復条項を入念にチェックする
• ・貸主の求める原状回復レベルを確認し、合意形成を図る
• ・原状回復工事の見積もりを複数の業者から取り、費用感を掴む
• ・引っ越し日から逆算して、工事の開始時期を決めておく

原状回復は、オフィス移転における重要な課題の一つです。トラブル防止のため、貸主とのコミュニケーションを綿密に行いながら、準備を進めていくことが大切です。

以上が、オフィス移転の6ヵ月前に現オフィスに関して行うべきタスクです。いずれも移転成功のカギを握る重要な作業ですので、しっかりと計画を立てて取り組んでいきましょう。

- 新オフィスに関する作業スケジュール -

オフィス移転の6ヵ月前には、新オフィスに関する重要なタスクとして、移転先オフィスの物件調査・見学を行います。

移転先オフィスの物件調査・見学とは、移転先の候補となる物件の情報を収集し、実際に現地で物件の状況を確認することです。この作業は、移転先オフィスの選定において非常に重要な役割を果たします。

物件調査は、まず社内で決定した移転先オフィスの要件をもとに、候補となる物件を絞り込むところから始まります。不動産仲介会社やオフィス移転の専門家と連携しながら、条件に合致する物件の情報を幅広く集めていきましょう。

次に、絞り込んだ物件の現地見学を実施します。見学の際は、立地や交通アクセス、ビルのセキュリティ、設備の状況など、オフィス選びの重要ポイントを入念にチェックすることが大切です。また、実際にオフィスを利用するイメージを膨らませ、レイアウトプランの検討も同時に進めるとよいでしょう。

物件調査・見学を行う上でのポイントと注意点は以下の通りです。

【ポイント】

• ・社内の意見を集約し、移転先オフィスの要件を明確にする
• ・不動産仲介会社等と連携し、幅広い選択肢から候補物件を絞り込む
• ・現地見学では、事前に確認すべき項目をリスト化しておく
• ・複数の物件を比較検討し、最適なオフィスを選定する

【注意点】

• ・物件情報の収集には時間がかかるため、早めにスタートする
• ・現地見学は、できるだけ多くの社員が参加できる日程で調整する
• ・見学の際は、建物の設備だけでなく、周辺環境も十分に確認する
• ・賃料や契約条件など、コスト面での検討も忘れずに行う

オフィス移転の成否は、移転先オフィスの選定にかかっていると言っても過言ではありません。移転の6ヵ月前には、十分な時間を確保して、慎重に物件調査・見学を進めていきましょう。

オフィス移転の5ヵ月から4ヵ月前は、移転先オフィスの本格的な準備と並行して、現オフィスの原状回復工事の手配にも着手する時期です。

- 現オフィスに関する作業スケジュール -

オフィス移転の5ヵ月から4ヵ月前には、現オフィスの原状回復工事の業者選定を進めます。

原状回復工事の業者選定とは、現オフィスを明け渡す際に必要な原状回復工事を依頼する業者を決定することです。原状回復の内容や範囲は賃貸借契約書の条項に記載されているため、まずは契約書を確認することが大切です。

工事の見積もりは、できるだけ複数の業者から取得し、価格や実績、スケジュールなどを比較検討しましょう。工事の品質はもちろん、引っ越し日までに確実に工事を完了できるかどうかも重要なポイントです。

【ポイント】

• ・賃貸借契約書で定められた原状回復の範囲を確認する
• ・複数の業者から見積もりを取得し、価格や実績を比較検討する
• ・引っ越し日から逆算して、工事のスケジュールを確認する

- 新オフィスに関する作業スケジュール -

オフィス移転の5ヵ月から4ヵ月前には、新オフィスに関する以下の作業を進めていきます。

1. 1.移転先オフィスの物件契約を行う
2. 2.移転先オフィスのレイアウトを決定する
3. 3.移転先オフィスの内装工事を依頼する
4. 4.什器や家具を発注する

➀現オフィスの解約予約を行う

移転先オフィスが確定したら、賃貸借契約の締結を行います。契約書の内容は、入念にチェックしておくことが重要です。

特に、賃料や共益費、敷金、原状回復義務の範囲など、コストに関わる部分は慎重に確認しましょう。また、契約期間やオプション工事の内容、引き渡し日なども移転スケジュールに影響する重要な項目です。

【ポイント】

• ・賃料や共益費、敷金などのコストを確認する
• ・原状回復義務の範囲を明確にしておく
• ・契約期間や引き渡し日を移転スケジュールに照らし合わせる

②移転先オフィスのレイアウトを決定する

新オフィスのレイアウト決定は、業務効率や社員満足度に直結する重要なタスクです。部署ごとに必要な面積や動線を検討し、ゾーニングを行いましょう。

レイアウト案は、社員の意見も取り入れながら複数パターンを作成します。経営層を交えて最終決定を行い、内装工事や什器・家具の手配に反映していきます。

【ポイント】

• ・部署ごとの必要面積や動線を考慮してゾーニングを行う
• ・社員の意見を取り入れ、複数のレイアウト案を作成する
• ・経営層を交えて最終決定を行う

③移転先オフィスの内装工事を依頼する

レイアウトが決まったら、内装工事の依頼を進めます。工事業者の選定は、施工実績や提案内容、コストなどを総合的に見て判断しましょう。

【ポイント】

• ・施工実績や提案内容、コストを比較検討して業者を選定する
• ・工事のスケジュールを確認し、引っ越し日との兼ね合いを調整する

④什器や家具を発注する

什器や家具は、レイアウトに合わせて必要な数量を発注します。リードタイムを考慮し、納品スケジュールを管理しましょう。

【ポイント】

• ・レイアウトに合わせて必要な什器や家具の数量を確認する
• ・リードタイムを考慮し、納品スケジュールを移転日程に組み込む

以上が、オフィス移転の5ヵ月から4ヵ月前に行うべき主な作業です。現オフィスの原状回復と新オフィスの準備を両輪で進め、移転に向けた環境を着実に整えていきましょう。

オフィス移転の3ヵ月から2ヵ月前は、いよいよ移転本番に向けて具体的な作業を本格化させる時期です。現オフィスの撤収準備と新オフィスの環境整備を並行して進めていきましょう。

- 現オフィスに関する作業スケジュール -

オフィス移転の3ヵ月から2ヵ月前には、現オフィスに関する以下の作業を進めていきます。

1. 1.物品を整理する
2. 2.原状回復工事を発注する
3. 3.引っ越し業者を選定する
4. 4.梱包作業を開始する

以降では、それぞれについて解説します。

➀物品を整理する

物品の整理は、移転作業を効率化するための重要なステップです。不要な物を処分し、移転する物を明確にしておくことで、引っ越し作業がスムーズに進められます。

【ポイント】

• ・全社的に不要な物の処分を呼びかける
• ・移転する物としない物を明確に分別する
• ・処分する物品のうち、機密情報を含むものは適切に廃棄する

②原状回復工事を発注する

原状回復工事の業者が決まったら、正式に工事を発注します。工事範囲や期間、費用などを再度確認し、契約を交わしましょう。

【ポイント】

• ・工事範囲や期間、費用を再確認する
• ・工事完了後の検査方法についても明確にしておく

③引っ越し業者を選定する

引っ越し業者の選定は、見積もりの比較だけでなく、実績や信頼性なども考慮して行います。特に、オフィス移転の経験が豊富な業者を選ぶことが重要です。

【ポイント】

• 複数の業者から見積もりを取得し、比較検討する
• オフィス移転の実績や経験を確認する
• 引っ越し日や作業スケジュールを確定させる

④梱包作業を開始する

移転する物品の整理が済んだら、梱包作業を開始します。計画的に進めることで、移転直前の慌ただしさを避けることができます。

【ポイント】

• ・引っ越し業者から梱包資材を受け取る
• ・段ボールに物品を入れる際は、中身がわかるように記載する
• ・パソコンなどの精密機器は、専用の梱包資材を使用する

- 新オフィスに関する作業スケジュール -

オフィス移転の3ヵ月から2ヵ月前には、新オフィスに関する以下の作業を進めていきます。

1. 1.電話回線等の移設を手配する
2. 2.社員に移転スケジュールを周知する
3. 3.移転の挨拶状を作成する
4. 4.印刷物等の表示変更を準備する

➀電話回線等の移設を手配する

新オフィスで業務を開始するために、電話回線やインターネット回線の移設を手配します。工事には時間がかかるため、早めに手配を進めましょう。

【ポイント】

• ・新オフィスの回線工事に必要な情報を提供する
• ・工事日程を確認し、移転スケジュールに組み込む
• ・電話番号の変更の要否を確認し、変更する場合は関係各所に連絡する

②社員に移転スケジュールを周知する

移転スケジュールが確定したら、全社員に周知します。各自の役割や作業内容についても明確に伝えましょう。

【ポイント】

• ・移転日程や作業スケジュールを明示する
• ・各自の役割分担を明確にする
• ・質問や意見を受け付ける窓口を設ける

③移転の挨拶状を作成する

取引先や関係各所に、移転の挨拶状を送付します。新オフィスの住所や連絡先、移転日などを正確に記載することが重要です。

【ポイント】

• ・挨拶状のデザインを決める
• ・新オフィスの情報を正確に記載する
• ・送付先リストを整理し、発送スケジュールを立てる

④印刷物等の表示変更を準備する

名刺やホームページ、各種書類など、オフィスの住所の表記を変更する必要があるものをリストアップし、変更準備を進めます。

【ポイント】

• ・変更が必要な印刷物等を洗い出す
• ・デザインの修正や印刷発注のスケジュールを立てる
• ・ホームページの変更は、移転日に合わせてリリースできるよう準備する

以上が、オフィス移転の3ヵ月から2ヵ月前に行うべき主な作業です。移転本番に向けて、計画的に準備を進めていきましょう。

オフィス移転の1ヵ月前は、いよいよ移転本番を迎える時期です。現オフィスの原状回復工事をしっかり完了させるとともに、新オフィスでの業務開始に向けた最終準備を進めていきます。

- 現オフィスに関する作業スケジュール -

オフィス移転の1ヵ月前は、現オフィスの原状回復工事を完了させます。原状回復工事は、現オフィスを契約時の状態に戻すための工事です。工事の完了は、現オフィスの明け渡し期限までに行う必要があります。

【ポイント】

• ・工事の進捗状況を定期的に確認し、遅延がないようにする
• ・工事完了後、貸主立ち会いのもと現場検査を受ける
• ・原状回復の完了をもって、現オフィスの明け渡しが完了する

【注意点】

• ・原状回復の範囲や期限は、賃貸借契約書で確認しておく
• ・工事完了が遅れると、賃料の日割り負担が発生する可能性がある

- 新オフィスに関する作業スケジュール -

オフィス移転の1ヵ月前は、新オフィスに関する以下の作業を進めていきます。

1. 1.各種届出・手続きを行う
2. 2.新オフィスの立ち会いをする

➀各種届出・手続きの準備を行う

オフィス移転に伴う各種届出・手続きの準備を進めていきます。主な届出先と提出書類は、以下の通りです。

• ・法務局（本店移転登記申請書）
• ・税務署（異動届出書、給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書）
• ・都道府県税事務所（事業開始等申告書）
• ・年金事務所（適用事業所所在地・名称変更（訂正）届）
• ・労働基準監督署もしくは公共職業安定所（労働保険名称・所在地等変更届）
• ・公共職業安定所（雇用保険事業主事業所各種変更届）

【ポイント】

• ・届出先ごとに必要書類や提出期限を確認する
• ・書類の作成は早めに着手し、提出漏れがないようにする

②新オフィスの立ち会いをする

新オフィスの工事や什器の搬入が完了したら、現場で立ち会いを行います。不具合や不足がないか、入念にチェックすることが大切です。

【ポイント】

• ・内装工事の完了状況を確認し、不具合があれば施工業者に手直しを依頼する
• ・什器や備品の設置状況を確認し、過不足がないようにする
• ・セキュリティシステムや各種機器の動作確認を行う
• ・貸主や管理会社から鍵を受け取り、セキュリティ上の注意点を確認する

【注意点】

• ・立ち会い後に不具合が見つかると、移転スケジュールに影響が出る恐れがある
• ・引き渡し時に物件の状況を写真に記録しておくと、トラブル防止につながる

以上が、オフィス移転の1ヵ月前に行うべき主な作業です。移転プロジェクトの締めくくりとして、漏れのないよう最後まで気を抜かずに取り組みましょう。

オフィス移転は、会社の業績や社員の働き方に大きな影響を与えるプロジェクトです。そのため、移転のタイミングは慎重に検討する必要があります。一般的に、以下の時期がオフィス移転に最適だと言われています。

• ・1月～3月の決算期
• ・6月～8月の閑散期
• ・大型連休の前後

それぞれの時期にオフィス移転を行うメリットを詳しく見ていきましょう。

- 1月～3月の決算期 -

多くの企業では、1月～3月が決算期にあたります。この時期にオフィス移転を行うメリットは、移転費用を決算期の経費として計上できる点です。

特に、移転を機に設備投資を行う予定がある企業にとって、決算期での移転は節税効果が期待できるでしょう。また、4月の新年度に向けて、新しいオフィス環境を整えることができるのも大きな利点です。

ただし、決算期は他の企業も移転需要が高まる時期であるため、移転業者の手配や入居するビルの手続きは早めに進める必要があります。

- 6月～8月の閑散期 -

オフィス移転に関わる業界では、6月～8月が比較的閑散期であると言われています。この時期に移転を行うメリットは以下の通りです。

• ・移転業者の予約が取りやすく、スケジュール調整がしやすい
• ・繁忙期と比べて、移転費用を抑えられる可能性がある
• ・会社の夏季休暇に合わせて移転日を設定しやすい

特に、社員数が多い大企業にとって、移転日の調整は大きな課題となります。夏季休暇を利用して移転を行えば、社員の負担を軽減できるでしょう。

移転業者と入念な打ち合わせを行い、適切な作業計画を立てることが重要です。

- 大型連休の前後 -

ゴールデンウィークや年末年始など、大型連休の前後もオフィス移転の適期と言えます。連休中に集中して移転作業を行えば、業務への影響を最小限に抑えられるでしょう。

また、連休明けから新しいオフィスでスタートできるため、社員のモチベーション向上にもつながります。

ただし、大型連休は移転需要が高まるタイミングでもあります。早めに移転業者を手配し、入居先ビルの手続きを進めておく必要があります。

以上のように、オフィス移転の最適なタイミングはさまざまです。決算期、閑散期、大型連休などそれぞれのメリットを踏まえつつ、自社に合ったスケジュールを組むことが重要です。

TOPPANでは、クライアント企業様のオフィス移転をトータルでサポートしています。

ここでは、TOPPANが手掛けた2つのオフィス移転事例をご紹介します。それぞれの事例から、移転のコンセプトやポイントを学び、自社のオフィス移転に活かしていただければと思います。

- 株式会社エー・アール・シー様 -

株式会社エー・アール・シー様のオフィス移転では、「人と人のつながりを持てる温かいオフィス」をコンセプトに、シームレスにオフィス内を見渡すことのできる空間づくりを目指しました。

温かみのある素材をベースに、コーポレートカラーのオレンジと植栽のグリーンを差し色として使用することで、働きやすさと居心地のよさを追求。スケルトン天井にすることで、開放感のある広々とした空間を演出しました。

また、床をシームレスにつないだデザインを採用し、カフェエリアと執務エリアの境界線を曖昧にすることで、カフェエリアもフリーアドレス席として利用できるよう工夫しています。

この事例から学べるポイントは、以下の通りです。

• ・コンセプトを明確にし、それに沿った空間デザインを行う
• ・色使いや素材選びで、企業イメージや働きやすさを表現する
• ・オフィス内のゾーニングを工夫し、多目的に利用できるスペースを生み出す

関連記事：株式会社エー・アール・シー様　オフィス移転

- 東亜ディーケーケー様 -

東亜ディーケーケー様のオフィス営業所移転では、予算内で見栄えよく、使い勝手のよいレイアウトにしたいというご要望をいただきました。

エントランスは、ブラック×木目の意匠で高級感のある空間に仕上げ、ルーバーでデザイン性と機能性を両立。また、エントランスから直接倉庫に繋がる動線を設けることで、荷物の運搬をスムーズにできるようにしました。

コミュニケーションエリアでは、オンライン会議の増加を受けて、大・中会議室に加え、2名用のミーティングスペースを用意。用途に合わせて柔軟に使用できるようにしました。

また、既存のキャビネットに新規購入したキャビネットと同一の天板を取り付けて活用することで、費用を抑えながらも統一感のある空間に仕上げました。

この事例から学べるポイントは、以下の通りです。

• ・予算内でも、デザインと機能性を両立させる工夫を行う
• ・荷物の運搬動線など、業務の効率化につながるレイアウトを考える
• ・オンライン会議など、新しい働き方に対応したスペースを用意する
• ・既存備品を活用し、コストを抑えながらも統一感を出す

以上の事例から、オフィス移転ではコンセプトを明確にし、デザインと機能性を両立させる工夫が重要であることがわかります。また、自社の業務特性や働き方に合わせたレイアウトを考えることも大切です。

TOPPANでは、これらのポイントを踏まえ、クライアント企業様のオフィス移転を成功に導くためのサポートを行っています。

※関連記事：東亜ディーケーケー様　営業所移転

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オフィス移転は、綿密な計画と準備が成功の鍵を握ります。移転のタイミングや各フェーズでの作業内容を理解し、スケジュールを適切に管理することが重要です。

移転の目的を明確にし、新オフィスの要件を定義することで、自社に合った最適な移転プランを立てられます。また、事例から学ぶことで、コストを抑えながらも機能性とデザイン性を両立した快適なオフィス空間を実現できます。

オフィス移転を成功させることで、業務効率や社員満足度、そして企業イメージの向上といった効果が期待できます。オフィスの移転を通じて、会社の新たな一歩を踏み出しましょう。

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