オフィス移転で発生する費用と成功の秘訣を紹介

新型コロナウイルス感染症の拡大を契機に、多くの企業が働き方改革を加速させています。その一環として、オフィス移転やリニューアルを検討する企業が増加しています。

これは、より安全で効率的な労働環境を目指す動きの表れといえるでしょう。例えば、ミーティングコーナーや集中室の設置、ICT基盤の整備などを通じて、柔軟な働き方やテレワークへの対応を図る企業が目立ちます。

オフィス移転は、単なる場所の変更にとどまらず、企業の働き方や文化を変革する絶好の機会となっているのです。

オフィス移転には、予想以上に多くの費用項目が存在します。大きく分けると、新オフィスに関する費用、現オフィスに関する費用、引っ越しにかかる費用、その他の費用の4つのカテゴリーに分類できます。

新オフィスに関する費用には、賃貸借契約の初期コストが含まれます。具体的には、敷金や礼金、仲介手数料などが挙げられます。また、内装工事や設備工事費も重要な項目です。オフィスのレイアウトや空調、電気工事などの費用がここに含まれます。什器の購入費用も忘れてはいけません。デスクや椅子、収納家具などの調達費用が必要となります。さらに、ネットワーク環境等の整備費用も考慮しなければなりません。

現オフィスに関する費用としては、まず賃貸料が挙げられます。契約解除日までの家賃支払いが必要です。また、原状回復費用も重要な項目です。オフィスを借りた時の状態に戻すための工事費用がかかります。不用品廃棄費用も忘れずに計上しましょう。

引っ越しにかかる費用には、主に運搬費が含まれます。オフィス家具や機器の移動に必要な費用です。また、梱包資材費も計上する必要があります。

その他の費用としては、住所変更に伴う各種手続き費用が挙げられます。法務局や税務署への届出費用などが該当します。また、名刺やパンフレットなど、印刷物の再作成費用も忘れずに計上しましょう。

これらの費用を事前に把握し、適切に予算を立てることが、スムーズなオフィス移転の第一歩となります。

オフィス移転の費用を正確に把握することは、プロジェクトの成功に不可欠です。

以下では、各費用項目の概要と算出方法について解説していきます。これらの情報を参考に、自社のオフィス移転にかかる費用を適切に見積もることができるでしょう。

 - 新オフィスの賃貸借契約の初期コスト -

新オフィスの賃貸借契約を結ぶ際には、いくつかの初期コストが発生します。これらには、敷金、礼金、仲介手数料、火災保険料、前家賃、保証委託金などが含まれます。

敷金は、家賃の滞納や退去時の原状回復に備えるための預け金です。一般的には50坪で家賃の4～8カ月分、それより大きくなると6～12カ月分といわれています。礼金は家賃の1～3カ月分が目安といわれていますが、敷金と同程度が必要になる場合などさまざまです。

仲介手数料は、物件探しを依頼した不動産会社に支払う費用で、家賃の1カ月分が相場です。火災保険料は、2年契約で2万～3万円程度を見込んでおくとよいでしょう。前家賃は、契約時に支払う家賃で、当月分を支払います。保証委託金は、保証会社を利用する場合に発生し、賃料および共益費の0.5～1カ月分程度です。

これらの費用は、物件や契約条件によって大きく異なる可能性があるため、具体的な物件が決まった段階で、不動産会社や家主から詳細な見積もりを取ることが重要です。

- 新オフィスの内装工事や設備工事費 -

新オフィスの内装工事や設備工事費は、オフィス移転の中でも大きな割合を占める費用項目です。内装工事には、壁や床、天井の仕上げ、パーティションの設置などが含まれます。設備工事には、電気、空調、防災設備などの工事が該当します。

内装工事費の目安は、一般的なオフィスで1坪あたり20万～35万円程度です。ただし、高級感のあるデザインや特殊な仕様を求める場合は、さらに高額になる可能性があります。電気・空調・防災などの設備工事費は、1坪あたり10万～35万円程度が目安となります。

これらの費用を算出する際は、新オフィスの面積に上記の単価を掛けることで、おおよその金額を見積ることができます。ただし、実際の費用は、オフィスの立地、建物の状態、工事の内容によって大きく変動するため、複数の業者から見積りを取ることをおすすめします。

- 新オフィスで使う什器の購入費用 -

新オフィスで使用する什器には、デスク、椅子、収納家具、ミーティングテーブルなどが含まれます。これらの購入費用は、オフィスのデザインや品質によって大きく異なります。

一般的な目安として、社員1人あたり10万～20万円程度の予算を見込んでおくとよいでしょう。ただし、高級家具や特注品を選択する場合は、この金額を大きく上回る可能性があります。

什器の購入費用を算出する際は、まず必要な什器のリストを作成し、それぞれの概算価格を調べます。そして、社員数や必要数量を掛け合わせることで、全体の費用を見積もることができます。また、既存の什器を一部再利用することで、コストを抑えることも可能です。

- 新オフィスのネットワーク環境等の整備費用 -

新オフィスのネットワーク環境等の整備費用には、LAN配線工事、通信機器の設置、電話システムの構築などが含まれます。これらの費用は、オフィスの規模や求める機能によって大きく変動します。

一般的な目安として、1坪あたり5万～15万円程度の費用がかかると考えられます。より詳細には、電気・電話・LAN工事で1人あたり5万～8万円程度、OAフロアの敷設工事には1坪あたり2万～5万円程度を見込んでおくとよいでしょう。

ネットワーク環境の整備費用を算出する際は、必要な機能や性能を明確にし、それに基づいて専門業者から見積りを取ることが重要です。特に、最新のICT環境を整備する場合は、システム構築費用も含めて慎重に検討する必要があります。

- 現オフィスの賃貸料 -

現オフィスの賃貸料は、契約解除日まで支払い続ける必要があります。これは、実際の移転日が契約解除日よりも早い場合でも同様です。そのため、オフィス移転の計画を立てる際は、この点を考慮に入れることが重要です。

賃貸料の算出方法は単純で、月額の賃料に残りの契約期間の月数を掛けるだけです。ただし、移転のタイミングによっては、新旧オフィスの賃料が重複して発生する可能性があることに注意が必要です。

理想的には、新オフィスへの移転と同時に旧オフィスの契約が終了するようにスケジュールを組むことで、賃料の重複を避けることができます。また、オーナーとの交渉により、契約期間の短縮や違約金の軽減が可能な場合もあるため、早めに相談することをおすすめします。

- 現オフィスの原状回復費用 -

現オフィスの原状回復費用は、賃貸物件を借りた時の状態に戻すための費用です。オフィスの場合、住宅と異なり、経年劣化の修繕も借り主の負担となることが一般的です。

原状回復費用の目安は、1坪あたり3万～8万円程度です。ただし、大型ビルの場合は1坪あたり10万～20万円程度、空調設備を個別に工事した場合などは1坪あたり20万円程度かかる可能性もあります。

この費用を算出するには、まず現オフィスの面積を正確に把握し、それに上記の単価を掛けることで概算を出すことができます。ただし、実際の費用は、オフィスの使用状況や契約内容によって大きく変動するため、退去前に管理会社やオーナーと具体的な内容を確認し、正確な見積もりを取ることが重要です。

なお、入居時に支払った敷金は、原状回復費用と相殺されることが多いため、実際の支出額はこれより少なくなる可能性があります。

- 現オフィスの不用品廃棄費用 -

現オフィスの不用品廃棄費用は、移転に伴って発生する不要な什器や機器、書類などを処分するための費用です。これらの中には産業廃棄物に該当するものも多く、適切な処理が求められます。

不用品廃棄費用の目安は、2トン車1台分で7万～8万円程度、4トン車1台分で10万～15万円程度です。ただし、この金額は廃棄物の種類や量、地域によって大きく変動する可能性があります。

費用を算出するには、まず不要になる物品のリストを作成し、その量を把握することが重要です。そのうえで、産業廃棄物処理業の許可を持つ業者に見積もりを依頼しましょう。

なお、法律で定められたリサイクル対象物（大型家電、小型家電、金属くずなど）は、リユース業者に買い取ってもらえる可能性があります。これらを適切に分別することで、廃棄費用を抑えられる可能性があります。特にパソコンや機密書類の廃棄は、情報漏洩防止の観点から専門業者に依頼することをおすすめします。

- 現オフィスから新オフィスへの引っ越し費用 -

現オフィスから新オフィスへの引っ越し費用には、主に荷物の運搬費が含まれます。この費用は、移転する距離や荷物の量、時期などによって変動します。

一般的な目安として、1人あたり2万～5万円程度の費用がかかると考えられます。ただし、年度末や秋口などの引っ越しシーズンは料金が上がる傾向にあるため、注意が必要です。

引っ越し費用を算出する際は、社員数や荷物の量、移転距離などの情報を基に、複数の引っ越し業者から見積もりを取ることをおすすめします。また、階段や通路の幅、エレベーターの有無、クレーン作業の必要性、組立家具の有無、重量物の数なども費用に影響するため、これらの情報も正確に伝える必要があります。

特に注意が必要なのは、複合機などの重量物の移設です。これらは専門的な知識と技術が必要なため、引っ越し業者とは別に、専門業者に依頼することが一般的です。

- その他にかかる費用 -

オフィス移転に伴い、上記以外にもさまざまな費用が発生します。これらには、住所変更に伴う各種手続き費用や、印刷物の再作成費用などが含まれます。

例えば、法務局、税務署、都道府県税事務所、社会保険事務所などへの届出費用が必要です。これらの手続きを司法書士に依頼する場合、10万～20万円程度の費用がかかると見込まれます。

また、名刺やパンフレット、会社案内、封筒などの印刷物も作り直す必要があります。新オフィスで使用するIDカードやセキュリティカードの作成費用も忘れずに計上しましょう。これらの費用の目安は、1人あたり数千円～2万円程度です。

これらの費用を正確に算出するには、必要な手続きや作成が必要な印刷物のリストを作成し、それぞれの費用を見積もっていく必要があります。予期せぬ費用が発生する可能性もあるため、全体予算の10％程度を予備費として確保しておくことをおすすめします。

オフィス移転を成功に導くためには、以下の3つのポイントに注目することが重要です。

• ・オフィス移転の責任者を決める
• ・手続きの準備は余裕をもって進める
• ・専門業者への依頼・相談も検討する

これらのポイントを押さえることで、スムーズな移転が実現できるでしょう。

以降では、それぞれについて解説します。

 - オフィス移転の責任者を決める -

オフィス移転プロジェクトを円滑に進めるためには、全体を統括する責任者を決めることが不可欠です。この責任者は、プロジェクトリーダーとして機能し、各部門の担当者と密接に連携しながら、移転計画を推進します。

具体的には、スケジュール管理や予算管理、社内外の関係者との調整などを担当します。責任者を明確にすることで、意思決定のスピードが上がり、各部門間の連携もスムーズになります。また、外部の業者とのやり取りも一元化され、効率的なプロジェクト運営が可能となります。

 - 手続きの準備は余裕をもって進める -

オフィス移転に関わる手続きは、想像以上に時間がかかるものです。そのため、十分な余裕を持ってスケジュールを組むことが重要です。特に、新オフィスの物件探し、現オフィスの原状回復工事、各種官公庁への届出などは、早めに着手する必要があります。

例えば、物件探しは半年以上前から始めるのが理想的です。また、原状回復工事の業者選定や見積もり取得も、4～6カ月前には開始しましょう。余裕を持って準備を進めることで、予期せぬトラブルが発生しても柔軟に対応できます。さらに、各種手続きの期限にも十分に間に合うため、焦ることなく移転を進められます。

 - 専門業者への依頼・相談も検討する -

オフィス移転は複雑で多岐にわたる作業が必要となるため、すべてを自社で行うのは困難な場合があります。そこで、専門業者への依頼や相談を検討することをおすすめします。

不動産会社、オフィス移転業者、設計事務所などの専門家は、豊富な経験と知識を持っています。彼らに依頼することで、効率的かつスムーズな移転が可能となります。

例えば、不動産会社は最適な物件選びをサポートし、オフィス移転業者は全体的なプロジェクト管理を担当します。設計事務所は、新オフィスの効果的なレイアウト設計を提案してくれるでしょう。専門家の助言を得ることで、潜在的な問題を事前に回避し、理想的なオフィス環境を実現できる可能性が高まります。

オフィス移転を成功させるには、具体的な事例を参考にすることが有効です。

ここでは、2つの企業のオフィス移転事例を紹介します。それぞれのケースで、どのようなコンセプトで設計され、どのような工夫が施されたかを見ていきましょう。これらの事例から、自社のオフィス移転に活かせるヒントが見つかるかもしれません。

 - 東亜ディーケーケー様 営業所移転 -

東亜ディーケーケー様の営業所移転は、限られた予算内で見栄えと機能性を両立させた好例です。80.5坪の空間を巧みに活用し、エントランスには高級感のあるブラックと木目の意匠を採用しています。特筆すべきは、ルーバーデザインを用いたエントランスの演出です。これにより、従業員通用口を隠しつつ、荷物の運搬もスムーズに行えるよう工夫されています。

執務エリアでは、オンライン会議の増加に対応するため、大小さまざまな会議室を設置。2名用のミーティングスペースも用意され、柔軟な使用が可能となっています。また、既存キャビネットを活用しつつ新規購入したものと統一感を持たせるなど、コスト削減と空間の質の向上を両立させています。このように、予算制約の中でも創意工夫により、機能的で魅力的なオフィス空間を実現しています。

関連記事：東亜ディーケーケー様　営業所移転

 - 株式会社エー・アール・シー様 オフィス移転 -

株式会社エー・アール・シー様のオフィス移転は、「人と人のつながりを持てる温かいオフィス」をコンセプトに据えた事例です。32.97坪の空間を最大限に活用し、シームレスに見渡せる開放的な環境を実現しています。温かみのある素材をベースに、コーポレートカラーのオレンジと植栽のグリーンを効果的に配置することで、働きやすさと居心地の良さを追求しています。

特筆すべきは、スケルトン天井の採用による広々とした空間演出です。また、床のデザインをシームレスにつなぐことで、カフェエリアと執務エリアの境界を曖昧にし、カフェエリアもフリーアドレス席として活用できるよう工夫されています。このように、限られたスペースを最大限に活用しつつ、従業員の交流を促進するレイアウトを実現しています。機能性とデザイン性を両立させた、現代のワークスタイルに適したオフィス空間となっています。

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オフィス移転は、企業の成長や働き方改革の実現において重要な機会となります。適切な計画と準備を行うことで、費用を最適化しつつ、従業員の満足度と生産性を向上させることができます。本記事で紹介した費用の内訳や算出方法、成功のポイント、施工事例を参考に、自社に最適なオフィス移転を実現してください。専門家のサポートを受けることで、よりスムーズで効果的な移転が可能となり、企業の競争力向上につながります。オフィス移転を通じて、より良い職場環境を構築し、企業の発展を加速させましょう。

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