「ハイブリッドワーク」とは、昨今、注目を集めている新しい働き方で、テレワークとオフィスワークを選択的に組み合わせて働く方法を指します。

コロナ禍で広まったテレワークですが制限緩和によって、通常のオフィスワークに戻る企業が増えました。そんな中で、テレワークとオフィスワーク、それぞれの利点を活かす形で考えられたのがハイブリッドワークです。

ハイブリッドワークでは、例えば「週に3日はオフィスでの業務、2日は在宅ワーク」というような組み合わせ方ができます。

また、プロジェクトの性質やタスクに応じてテレワークとオフィスワークを選ぶことも可能です。オフィスでは対面で打ち合わせやチームミーティングを行い、事務処理など一人でもできる作業は在宅で行うといった働き方もできるでしょう。

このように働く場所を柔軟に選べるようになることで、従業員と企業双方のパフォーマンスを高める効果を期待できます。

近年、ハイブリッドワークを導入する企業は増加傾向にあります。国土交通省が実施した「令和５年度 テレワーク人口実態調査」によれば、全体の58.1%の企業がハイブリッドワークを導入しています。

このうち、テレワークの実施頻度の内訳を見てみると、週4は10.4%、週3は13.6%、週2は17.2%、週1は16.9%です。この結果から、ハイブリッドワークを導入している企業の中では、週2～3日程度の実施がもっとも多いことがわかります。

出典：国土交通省｜ 令和５年度 テレワーク人口実態調査 －調査結果（概要）－

ハイブリッドワークの導入には、いくつかのデメリットや課題があります。後悔しないためにも、どのようなデメリットや課題があるのか把握しておきましょう。

• ・進捗管理や勤怠管理が煩雑化しやすい
• ・コミュニケーションが希薄化しやすい
• ・オフィスの維持費が高くつく可能性がある
• ・セキュリティ面が不安

- 進捗管理や勤怠管理が煩雑化しやすい -

テレワークでは、従業員の勤務場所や時間が個々に異なるため、従来の管理手法では進捗管理や勤怠管理が難しくなります。

進捗管理では、対面でのコミュニケーション機会の減少により、業務の状況把握が困難になりがちです。チャットやメールだけでは即座の確認や詳しい説明が難しく、複数のプロジェクトが同時進行する場合は全体像の把握も複雑になってしまいます。その結果、チーム内で進捗状況の認識にずれが生じたり、問題の発見が遅れたりして、作業の重複や手戻りのリスクが高まることになります。

勤怠管理についても、さまざまな課題が生じます。従業員の実際の勤務状況を確認できないことから、在宅勤務中の中抜け時間の管理も行き届きません。このため、労働時間の過少・過大申告や不適切な時間外労働が起きやすくなり、従業員の労務管理が一層複雑化してしまうのです。

対策

業務の進捗管理が煩雑化しやすい課題への対策として、進捗管理ツールの導入がおすすめです。進捗管理ツールは、プロジェクトやタスクの進行状況を一元管理し、可視化するシステムです。ガントチャートなどを用いてリアルタイムで進捗を確認できるため、チームメンバー間での情報共有はスムーズになり、問題点の早期発見や対応が容易になります。

また、勤怠管理が煩雑化しやすい課題への対策としては、勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムは、出退勤の時刻や残業時間などを管理するシステムで、従業員の労働時間を正確に把握できます。生体認証機能を備えたサービスを選べば、代理打刻を防ぎ、より正確に勤務時間を管理することが可能です。

- コミュニケーションが希薄化しやすい -

オンラインでのコミュニケーションが中心となると業務は効率的になりますが、必要最低限のコミュニケーションだけになってしまうことで人間関係が希薄になるかもしれません。
例えば、オフィスの廊下やエレベーターですれ違った時の何気ない雑談で、他部署の方と仲良くなったり、企画のアイデアが生まれたりします。
いくらデジタルの時代といえども、仕事は人と人とのつながりで進んでいくので、行き過ぎたコミュニケーションの効率化には注意する必要があるでしょう。

対策

コミュニケーションの希薄化を防ぐには、ビジネスチャットツールの導入がおすすめです。ビジネスチャットツールとは、業務に特化したチャットツールで、リアルタイムでのコミュニケーションを可能にします。

チーム・プロジェクトごとにトークルームを作成し、関連する情報を一元的に管理できます。メールのような形式的な挨拶は必要なく、普段の会話のように気軽に情報を共有できるのが特徴です。さらに、スタンプや絵文字を使うことで感情やニュアンスも伝わりやすく、対面でなくても円滑なコミュニケーションを実現できます。

- オフィスの維持費が高くつく可能性がある -

ハイブリッドワークを導入すると、オフィスの維持費が高くつく可能性があります。これは、賃料や光熱費、設備の維持費といった固定費が、出社人数に関係なく従来通り発生するためです。

固定費自体は変わらなくても、出社する従業員が減少することで、一人あたりのオフィスコストが実質的に増加することになります。

対策

オフィスの維持費が高くつくことへの対策として、フリーアドレスの導入を検討するのが効果的です。フリーアドレスとは、オフィス内に固定席を設けず、社員が日々自由に席を選んで働くスタイルです。

フリーアドレスを導入して運用が軌道に乗ったら、より小規模なオフィスへの移転を検討できます。実際の出社人数に応じた席数だけを用意すれば良いため、たとえば出社率が50%の場合、従来の約半分の広さのオフィスでも十分な環境を整えられます。

より小規模なオフィスへの移転により、賃料や光熱費、設備の維持費といった固定費を大幅に削減することが可能です。

-セキュリティ面が不安 -

テレワークの増加に伴い、外部ネットワークからのアクセスや個人のデバイスを使用する場面が増えるため、セキュリティリスクも増大します。私物のパソコンやスマートフォンは、セキュリティソフトが導入されていないなど、ウイルス対策が十分でないことにより、マルウェアに感染するリスクが高まるのです。また、これまで社内でのみ扱っていた情報を社外で扱うことになるため、カフェなどの公共スペースで画面をのぞき見られる可能性も出てきます。

顧客の個人情報やコア技術などの機密データが社外に流出すれば、顧客からの信用を失ったり、場合によっては損害賠償請求を受けたりすることにつながりかねません。

対策

セキュリティリスクへの対策として、以下のような施策が効果的です。

• ・VPNの利用

社外から社内ネットワークにアクセスする際の通信を暗号化し、情報の傍受や改ざんを防ぎます。また、VPN接続時は社内のセキュリティポリシーが適用されるため、安全な通信環境を確保できます。

• ・2段階認証の導入

IDとパスワードに加え、スマートフォンへの認証コード送信など、2つの認証方式を組み合わせることで、万が一パスワードが漏洩した場合でも第三者の不正アクセスを防ぎます。

• ・セキュリティソフトの導入

ウイルスやマルウェアの検知・駆除、不正サイトへのアクセス防止、迷惑メールのフィルタリングなど、さまざまなセキュリティ対策をまとめて実施できます。

• ・従業員のセキュリティ教育

標的型メールの開封やID・パスワードの不適切な管理など、従業員の不注意によるセキュリティインシデントを防止できます。

これらの対策を組み合わせて実施することで、セキュリティリスクを大幅に軽減することが可能です。

では、企業でハイブリッドワークを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

以下、６点のメリットについて解説します。

• ・業務の効率化と生産性の向上が図れる
• ・オフィスの空間に余裕ができる
• ・従業員の満足度が向上する
• ・企業のブランディングに役立つ・採用活動への好影響に期待できる
• ・コミュニケーションの効率化が図れる
• ・従業員のワークライフバランスを実現できる

- 生産性の向上が図れる -

ハイブリッドワークの導入は、従業員が集中してタスクを進めるために快適な環境を自ら選べるようになります。
例えば、集中力が求められるプログラミングや経理といった業務の場合、自宅や静かなカフェでのテレワークが最適かもしれません。一方、企画のアイデア出しやプロジェクトの打ち合わせの場合、オフィスでの直接のコミュニケーションが有効でしょう。
このように業務内容に応じて柔軟に働く場所を選ぶことで、業務の効率化につながり、生産性の向上を実現することができます。

- オフィス空間を有効活用できる -

ハイブリッドワークの導入により、オフィスには常に従業員全員が出勤することがなくなります。オフィス内のデスクや会議室などのスペースに余裕が生まれるので、これまで狭く感じられていた会議室を、より広く活用できるでしょう。
また、余裕のあるスペースを活かして、リラックスエリアや共有スペースを設けることで、従業員の交流の場や創造的なアイデアが生まれる場として利用することが可能です。
空間に余裕が生まれることで、オフィスの使い方の可能性が広がるでしょう。

- 従業員の満足度が向上する -

従業員満足度（ES）は、その職場におけるパフォーマンスや離職率に影響を与えます。主に職務内容・労働環境・人間関係・給与・福利厚生が、従業員満足度に関わるポイントです。
ハイブリッドワークを導入することで、従業員は自身のライフスタイルや仕事内容に合わせて、場所や時間を柔軟に選ぶことができます。例えば、在宅ワークで子どもを見守りながら作業をしたり、通勤時間を減少させたりすることで家族との時間を増やすことも可能です。
このような柔軟性のある働き方が、従業員満足度を高め、仕事へのモチベーションアップや離職率低下につながるでしょう。

- 企業のブランディングに役立つ -

現代の人材市場では、ワークライフバランスを保てる働き方を求職者が重視するようになりました。中には勤務条件に「ハイブリッドワーク」がある企業に絞って就職・転職活動をする求職者もいます。
そのため、ハイブリッドワークの導入は採用活動における企業のブランディング強化につながります。「ハイブリッドワークのような新しい働き方を採り入れる企業は先進的で、柔軟性がある」と、求職者から評価されるかもしれません。
また、「育児中で働きたくとも在宅ワークでしか働けない」といった働き方に制約のある人材を確保するチャンスも生まれるでしょう。

- 従業員のワークライフバランスを実現できる -

ワークライフバランスの実現は、従業員の長期的な健康やモチベーション維持に貢献します。
ハイブリッドワークの導入で従業員がより効率的に業務を進めることで、勤務後に趣味を楽しんだり、家族や友人と過ごしたり、資格取得などスキルアップに注いだりできるでしょう。
特に通勤時間の削減は、単に移動時間を減らすだけでなく、朝早くから満員電車に揺られるといったストレスを軽減することにつながります。
従業員がより充実した私生活を送ることで、疲れやストレスを解消し、健康でモチベーション高く業務に励んでもらえるでしょう。

- 非常時に迅速に事業を復旧しやすい -

ハイブリッドワークの導入は、BCP（Business Continuity Plan）対策として有効です。BCPとは、自然災害やウイルス流行などの緊急時に、企業の事業を継続・復旧するための計画のことです。

ハイブリッドワークを導入していれば、オフィスが使用できない状況に陥った場合でも、既存のテレワーク環境や運用ルールを活用し、従業員はスムーズに在宅勤務に切り替えて業務を継続できます。さらに、複数の拠点での業務体制が整っていれば、一部の拠点が被災しても他の拠点で事業を継続できるため、企業の事業継続力を強化することが可能です。

ハイブリッドワークを導入するためには、柔軟な働き方を実現できるオフィス環境が欠かせません。
ここでは、柔軟な働き方を叶える上で、参考になる事例をご紹介します。

-ICT KŌBŌ® URUMA -

TOPPANのDX開発拠点であるサテライトオフィス「ICT KŌBŌ®」の事例です。
ICT KŌBŌ® URUMAでは、ワークスペースはベンチシート、ハイカウンター、ソロブースなどオリジナル什器を使用した空間設計を行っており、状況や気分に応じて仕事に取り組めるようになっており、業務に応じて柔軟な働き方を取ることができます。
人とのつながりが持てやすいよう、シームレスな空間になっているのも特長です。

-ICT KŌBŌ® ARIAKE -

商工会議所をシステム開発所としてリノベーションした「ICT KŌBŌ® ARIAKE」の事例です。
ICT KŌBŌ® ARIAKEでは他拠点との連携をスムーズに行えるよう、65インチのモニターを設置し、社内ネットワーク上でコラボレーションツールを活用できるようにするなど、コミュニケーション・ロスを起こさない開発環境になっています。

働きやすいオフィスを見学してみたい方必見！TOPPANの空間演出ブランドexpaceでは、TOPPAN社員が実際に働いているオフィスを間近で見学できる、オフィス見学会を実施しています。
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ハイブリッドワークは時間・場所を自由に選べる新しい働き方です。従業員満足度を高め、生産性の向上にも貢献するでしょう。
一方で、従業員のコミュニケーションがかえって希薄になったり、セキュリティリスクがあったりと導入には注意点がいくつか存在します。本記事で説明した対策を参考にしながら、ハイブリッドワークの導入を検討してはいかがでしょうか。

TOPPANでは、ハイブリッドワークに対応できるオフィスの改修・リニューアルや、レイアウトに関するご相談も承っております。検討中の方はぜひ、下記お問い合わせフォームよりご連絡ください。