ABW（Acitivity Based Working）とは｜メリットやオフィス事例を紹介

ABW（Activity Based Working）は、業務内容や気分に合わせて、時間と場所を自由に選択するという働き方です。従来の「オフィスに出社し、決められた席で働く」というスタイルとは異なり、より柔軟な働き方を可能にします。

ABWでは、働く人自身が仕事の内容や状況に応じて、最適な場所や時間を選ぶことができます。例えば、集中して作業を行いたい時は静かな個室を利用し、チームでのブレインストーミングを行う際はオープンなスペースを選ぶといった具合です。この働き方は、オフィス内だけでなく、自宅やカフェなども選択肢となります。

ABWの考え方は、もともとオランダから始まったワークスタイルだと言われています。日本でも近年、働き方改革の一環として注目を集めています。

- ABWが注目されるようになった背景 -

ABWが注目されるようになった背景には、「ハイブリッドワーク」を実施する企業の増加があります。新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけに、多くの企業がテレワークを導入しました。その結果、企業と従業員の双方が「場所に縛られない働き方」のメリットを認識するようになりました。

ハイブリッドワークの普及に伴い、従来型オフィスの課題が浮き彫りになってきました。例えば、テレワークの機会が増えたことで、社内の座席や空間が余っているケースや、オンライン会議に適した場所が不足しているといった問題が生じています。

一方、ABWは「場所に縛られない」ことが特徴で、社内にある多様な空間を目的に応じて使い分けたり、場所の使い方を柔軟にアレンジしたりできます。このような特性が、より効率的にオフィス空間を使いたいと考える企業のニーズと合致し、ABWへの注目が高まっているのです。

- ABWの導入目的 -

ABWの主な導入目的は、企業に対する従業員のエンゲージメントを高めることです。エンゲージメント向上のためには、より柔軟な働き方を確立させる必要がありますが、ABWを目指せば自ずとそれが実現可能になります。

ABWを導入する企業は、従業員のエンゲージメント向上や柔軟な働き方の実現により、主体性を持って自律的に働く従業員を育てることで、生産性の向上を期待しています。具体的には以下のような目的が挙げられます。

• ・従業員の働きやすさと満足度の向上
• ・創造性とイノベーションの促進
• ・オフィススペースの効率的な活用
• ・コミュニケーションの活性化
• ・優秀な人材の獲得と定着率の向上

これらの目的を達成することで、企業全体の競争力向上が期待されています。

- フリーアドレスとの違い -

フリーアドレスとは、オフィスの中で固定席を持たずに、ノートパソコンなどを活用して自分の好きな席で働くワークスタイルのことです。図書館の閲覧テーブルのように、個人席を決めずに空いている席を使う形式となります。

フリーアドレスとABWは似ているように見えますが、いくつかの違いがあります。

• ・目的の違い

フリーアドレスの主な目的は、オフィススペースの効率的な利用やコミュニケーションの活性化です。ABWはそれらに加えて、従業員の自律性や創造性の向上、ワークライフバランスの改善なども目的としています。

• ・働く場所の範囲

フリーアドレスは主にオフィス内での座席運用方法であり、働く場所はオフィス内に限定されます。一方、ABWはオフィス内外を問わず、自宅やカフェなども働く場所の選択肢に含まれます。

• ・時間の自由度

フリーアドレスでは通常、勤務時間は従来通りで変更されません。ABWでは、業務内容に応じて働く時間も柔軟に選択できる場合が多いです。

• ・導入の範囲

フリーアドレスはオフィスのレイアウト変更だけで導入可能ですが、ABWは働き方全体の見直しや、ITインフラの整備、評価制度の変更なども含む、より包括的な取り組みです。

このように、ABWはフリーアドレスよりも広範囲で柔軟な働き方を実現する概念であり、より大きな組織変革を伴うものと言えます。

ABWの導入には、企業と従業員の双方にとって多くのメリットがあります。以下に、主要なメリットを挙げます。

【ABW導入によるメリット】

• ・業務効率・生産性の向上
• ・オフィスコストの削減
• ・ワークライフバランスの実現
• ・優秀な「人財」の確保
• ・電子データでの情報管理の徹底
• ・アイデアが生まれやすい

これらのメリットは、企業の競争力向上や従業員の満足度アップにつながります。各メリットについて、詳しく見ていきましょう。

- 業務効率・生産性の向上 -

ABWの導入により、業務効率と生産性の向上が期待できます。従来の固定席オフィスでは、すべての従業員が同じ環境で働くことを強いられていましたが、ABWではそれぞれの業務内容や個人の好みに合わせて最適な環境を選択できます。

例えば、集中して作業を行いたい時は静かな個室を利用し、チームでのブレインストーミングを行う際はオープンなスペースを選ぶことができます。このように、その時々の業務に最適な環境を選択することで、作業効率が上がり、結果として生産性の向上につながります。

また、ABWでは従業員の自律性が重視されるため、自己管理能力や時間管理能力の向上も期待できます。これらのスキルアップは、長期的に見て業務効率の向上に寄与するでしょう。

- オフィスコストの削減 -

ABWの導入は、オフィスコストの削減にも貢献します。従来のオフィスでは、全従業員分の固定席を用意する必要がありましたが、ABWではそれが不要になります。

在宅勤務やテレワークを活用することで、オフィスの座席数やスペースを減らすことができるため、オフィス面積の削減が可能となり、賃料や光熱費などのランニングコストを抑えることができます。さらに、デスクやチェアなどのオフィス家具の数も削減できます。

こうしたことから、長期的に見てオフィスコストの大幅な削減が期待できるのです。

- ワークライフバランスの実現 -

ABWは、従業員のワークライフバランスの実現にも大きく貢献します。オフィス以外での勤務も認められるABWでは、従業員は自分にとって最適な場所で働くことができます。

例えば、自宅で仕事を行う在宅勤務を選択することで、通勤時間を削減できます。この時間を有効活用することで、介護や育児の時間を確保したり、自己啓発や趣味の時間に充てたりすることが可能になります。

また、業務内容に応じて働く時間を柔軟に選択できるため、個人のライフスタイルに合わせた働き方が実現します。これにより、仕事と私生活のバランスを取りやすくなり、従業員の満足度向上にもつながるのです。

- 優秀な「人財」の確保 -

ABWを導入している企業は、「働きやすい会社」というイメージを持たれやすく、優秀な人材の確保に有利に働きます。特に、近年の就職活動では、企業の働き方改革への取り組みが重視される傾向にあります。

ABWのような柔軟な働き方を提供している企業は魅力的に映ります。例えば、育児や介護と仕事の両立を目指す人や、場所にとらわれずに働きたいと考える人にとって、ABWは大きな魅力となります。

また、地理的な制約を超えて人材を採用できるため、より広い範囲から優秀な人材を集めることが可能になります。これは、特にIT系のエンジニアなど、特定のスキルを持つ人材の確保に有効です。

※TOPPANでは、激しい環境変化を克服し、永続的な発展を目指す企業にとって「人」は「財産」であるとの考えから「人財」と表しています。

- 電子データでの情報管理の徹底 -

ABWの導入は、電子データでの情報管理の徹底を促進します。場所を選ばずに働くABWでは、紙の書類や固定のオフィス機器に依存することが難しくなります。そのため、必然的に情報の電子化が進みます。

電子データでの情報管理には多くのメリットがあります。まず、情報の共有や検索が容易になり、業務の効率化につながります。また、クラウドサービスを利用することで、場所や時間を問わず、いつでもどこからでも必要な情報にアクセスできるようになります。

さらに、電子化によってペーパーレス化が進むため、書類の保管スペースが不要になり、オフィスコストの削減にもつながります。適切なセキュリティ対策を講じることで、情報漏洩のリスクも低減できるでしょう。

- アイデアが生まれやすい -

ABWは、新しいアイデアが生まれやすい環境を創出します。従来の固定席オフィスでは、毎日同じ場所で同じ人々に囲まれながら仕事をすることが一般的でしたが、ABWではそれが大きく変わります。

カフェや屋外など、さまざまな場所で働くことで、気分転換が図れ、新たな発想が生まれやすくなります。また、オフィス内でも、業務や気分に応じて場所を選べるため、常に新鮮な気持ちで仕事に取り組むことができます。

さらに、ABWでは部署の垣根を超えたコミュニケーションが生まれやすくなります。異なる部署の従業員と偶発的に出会い、会話をする機会が増えることで、新しいアイデアやイノベーションが生まれる可能性が高まります。

このように、ABWは従業員の創造性を刺激し、企業全体のイノベーション力を高める効果が期待できます。

ABWの導入には多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットや課題も存在します。企業がABWの導入を検討する際には、これらのデメリットも十分に考慮する必要があります。以下に主なデメリットを挙げます。

【ABW導入によるデメリット】

• ・導入コストがかかる
• ・自律的に働く仕組みがなければ、労務管理が難しい
• ・同じ席で働き続けてしまう人も発生しやすい
• ・従業員同士でのコミュニケーションがとりづらくなる懸念もある

これらのデメリットは、ABWの導入を検討する企業にとって重要な検討事項となります。以降では、各デメリットについて解説します。

- 導入コストがかかる -

ABWの導入には、初期段階で相当なコストがかかる可能性があります。これは、ABWを効果的に機能させるために必要な環境整備や制度変更に伴うものです。

具体的には、オフィスの改修費用が大きな負担となります。ABWに適したオフィスレイアウトを実現するためには、多様な働き方に対応できるスペースの創出が必要です。例えば、個人作業用の集中ブース、グループワーク用のオープンスペース、リラックスできるラウンジエリアなどを設置する必要がありますが、これらの改修には相当な費用がかかります。

また、ITインフラの整備も重要です。場所を選ばずに仕事ができる環境を整えるためには、ノートパソコンやタブレットなどのモバイル端末の導入、クラウドサービスの利用、セキュリティ対策の強化などが必要となります。これらのITインフラ整備にも多額の投資が必要です。

さらに、従業員教育や新しい制度の構築にもコストがかかります。ABWを効果的に運用するためには、従業員の意識改革や新しい働き方に関するトレーニングが必要です。また、新しい評価制度や勤怠管理システムの導入も検討しなければなりません。

これらの初期投資は、長期的には生産性向上やオフィスコスト削減などのメリットによって回収できる可能性がありますが、導入を検討する企業にとっては大きな課題となります。

- 労務管理が難しい -

ABWの導入により、労務管理が複雑化するという課題があります。従来の固定席オフィスでは、従業員の勤務時間や業務内容を比較的容易に把握できましたが、ABWではそれが困難になります。

ABWでは、従業員によって働く時間や場所が異なるため、一律の管理が難しくなります。特に、オフィス外で働く従業員の労働時間や業務内容を正確に把握することは容易ではありません。このため、適切な勤怠管理や業績評価を行うことが難しくなる可能性があります。

また、労働時間の管理も課題となります。ABWでは柔軟な働き方が可能になる一方で、従業員が長時間労働に陥るリスクも高まります。オフィス外で働く場合、勤務時間と私生活の境界が曖昧になりやすく、結果として過重労働につながることもあるかもしれません。

さらに、公平な評価システムの構築も難しくなります。従来の「見える管理」から「見えない管理」への移行が必要となり、成果主義的な評価システムの導入が求められます。しかし、このような評価システムの構築と運用には多くの課題があります。

これらの労務管理の難しさは、従業員の不満や不公平感につながる可能性があり、ABW導入の大きな障壁となる可能性があります。つまり、自律的に働くことができる組織であれば、効果は出やすいのです。MBO(目標管理制度)などの仕組みを導入しながら、目的意識を共有しながら働く制度も準備しておきましょう。

- 同じ席で働き続けてしまう人も発生しやすい -

ABWの本来の目的は、従業員が業務内容や気分に応じて最適な場所を選択して働くことですが、実際には同じ席で働き続けてしまう人が発生しやすいという問題があります。

多くの従業員は、習慣や安心感から特定の場所を好む傾向があります。そのため、ABWを導入しても、結局いつも同じ席で仕事をしたり、同じ部署のメンバーで固まって座ったりするケースが多く見られます。これでは、ABWの利点を十分に活かすことができません。

また、新しい環境に適応するのが苦手な従業員や、変化を好まない従業員にとっては、毎日異なる場所で働くことがストレスになる可能性もあります。このような従業員は、自然と同じ場所で働き続ける傾向があります。

さらに、特定の業務や役職によっては、常に同じ場所で働く必要がある場合もあります。例えば、特殊な機器を使用する業務や、頻繁に対面でのコミュニケーションが必要な管理職などは、柔軟な働き方が難しい場合があります。

これらの要因により、ABWを導入しても期待通りの効果が得られず、従来の固定席オフィスとあまり変わらない状況になってしまう可能性があります。この問題を解決するためには、従業員の意識改革や適切なルール作りが必要となります。

- 従業員同士でのコミュニケーションがとりづらくなる懸念も -

ABWの導入により、従業員同士のコミュニケーションが減少するという懸念があります。これは、ABWの特徴である「場所を選ばない働き方」が、逆にチームワークやコラボレーションを阻害する可能性があるためです。

ABWでは、従業員が別々の場所で働く時間が増えるため、face-to-faceのコミュニケーションの機会が減少します。オフィスに来ても、毎日異なる場所で働くため、同僚と偶然出会う機会も少なくなります。これにより、気軽な雑談や情報交換の機会が減り、チーム内の結束力が弱まる可能性があります。

また、オンラインコミュニケーションツールを多用することになりますが、これらのツールでは非言語コミュニケーション（表情、ジェスチャーなど）が伝わりにくく、誤解が生じやすくなります。特に複雑な議論や微妙な話し合いを行う際には、対面でのコミュニケーションの方が効果的な場合が多いです。

さらに、人とのコミュニケーションが苦手な従業員にとっては、ABWがさらなる孤立を招く可能性があります。固定席オフィスでは、周囲の同僚とのコミュニケーションが自然と生まれやすい環境でしたが、ABWではそのような機会が減少します。コミュニケーションが苦手な従業員は、積極的に他者とのコンタクトを取ることが難しく、結果として孤立してしまう可能性があります。

これらのコミュニケーション上の課題は、チームワークの低下や情報共有の不足、さらには従業員の孤立感や疎外感につながる可能性があります。ABWを導入する際には、これらの課題を考慮し、適切なコミュニケーション戦略を立てる必要があります。

ABWの導入は、企業の働き方を大きく変革する取り組みです。導入を成功させるには、段階的かつ計画的に行うが必要があります。

以下は、ABW導入の主要な手順です。

【ABWの導入手順】

1. 1.現状把握
2. 2.レイアウトの検討・設計
3. 3.評価制度やルールの見直し
4. 4.ツール導入・セキュリティ対策

この手順に沿って進めることで、スムーズなABW導入が可能となるでしょう。以降では、各手順について解説します。

- 1.現状把握 -

ABW導入の第一歩は、現在のオフィス環境と働き方の現状を正確に把握することです。この段階では、客観的なデータ収集と分析が重要です。

まず、従業員アンケートを実施しましょう。オフィスの使いやすさ、現在の働き方に対する満足度、改善してほしい点などを聞き取ります。オンラインアンケートツールを使用すれば、効率的にデータを収集できます。

次に、オフィスの稼働率調査を行います。各エリアの使用状況を時間帯ごとに記録し、スペースの過不足を把握します。この際、会議室の予約状況だけでなく、実際の使用状況も確認することが重要です。

さらに、業務内容の分析も必要です。各部署や個人がどのような作業を行っているか、それぞれの作業にどの程度の時間を要しているかを調査します。これにより、必要なワークスペースの種類と量を見積もることができます。

最後に、経営層へのヒアリングも実施します。ABW導入の目的や期待する効果を明確にし、全社的な方向性を確認します。

これらを総合的に分析することで、現状の課題とABW導入の必要性が明確になります。

- 2.レイアウトの検討・設計 -

現状把握の結果を基に、ABWに適したオフィスレイアウトを検討・設計します。この段階では、多様な作業スタイルに対応できる柔軟な空間づくりが重要です。

まず、必要なワークスペースの種類を決定します。一般的なABW型オフィスには、以下のようなスペースが含まれます。

• ・オープンな執務スペース
• ・集中作業用の個室やブース
• ・グループワーク用のミーティングスペース
• ・カジュアルな打ち合わせ用のラウンジエリア
• ・リフレッシュメントエリア

これらのスペースの配置を検討する際は、動線や各エリアの関連性を考慮します。例えば、静かな環境が必要な集中ブースは、にぎやかなラウンジエリアから離れた場所に配置するなどの工夫が必要です。

また、フレキシブルな使用を可能にするため、可動式の家具や間仕切りの導入も検討します。これにより、必要に応じて空間を柔軟に変更できます。

電源や通信環境の整備も重要です。どの場所でも快適に作業できるよう、十分な数のコンセントや強力な Wi-Fi 環境を整えます。

最後に、プロトタイプを作成し、一部の従業員に試験的に使用してもらいます。その後、フィードバックをもらって改善を重ね、最適なレイアウトを決定します。

- 3.評価制度やルールの見直し -

ABWの導入に伴い、従来の評価制度やオフィスルールの見直しが必要となります。この段階では、新しい働き方に適した制度やルールを構築します。

まず、評価制度の見直しを行います。ABWでは、従業員の働く場所や時間が柔軟になるため、従来の「見える管理」から「成果による管理」への移行が必要です。具体的な目標設定と、その達成度合いを評価する仕組みを構築します。また、MBO(目標管理制度)や定期的な1on1ミーティングを導入し、上司と部下のコミュニケーションを強化します。

次に、勤怠管理のルールを整備します。リモートワークを含む柔軟な勤務形態に対応できるよう、勤怠管理システムの導入や就業規則の改定を行います。同時に、適切なワークライフバランスを保つため、深夜勤務や休日勤務に関するガイドラインも設けます。

オフィス利用のルールも重要です。座席の予約システムの導入、共有スペースの利用方法、私物の管理方法などを明確に定めます。また、騒音対策や集中作業時の配慮など、快適な作業環境を維持するためのマナーも策定します。

コミュニケーションに関するガイドラインも必要です。オンライン・オフラインのコミュニケーションツールの使い分け、会議の運営方法、情報共有の方法などを明確にします。

これらの新しい制度やルールは、全従業員に十分に周知し、必要に応じてトレーニングを実施します。また、導入後も定期的に見直しを行い、随時調整を加えていきます。

- 4.ツール導入・セキュリティ対策 -

ABWの円滑な運用には、適切なツールの導入とセキュリティ対策が不可欠です。この段階では、必要なツールを選定・導入し、同時にセキュリティリスクに対処します。

まず、コミュニケーションツールの導入を行います。チャットツール、ビデオ会議システム、プロジェクト管理ツールなどを選定して導入します。これらのツールは、場所を問わず効率的なコミュニケーションと協働を可能にします。

次に、クラウドサービスの導入を検討します。ファイル共有、ドキュメント作成、スケジュール管理などをクラウド上で行えるようにすることで、どこからでも必要な情報にアクセスできる環境を整えます。

ハードウェアの整備も重要です。ノートPCやタブレットなど、モバイルでの作業に適したデバイスを選定し、必要に応じて従業員に配布します。

セキュリティ対策としては、まずVPN（仮想プライベートネットワーク）の導入を検討します。これにより、外部からでも安全に社内ネットワークにアクセスできるようになります。また、多要素認証の導入も重要です。パスワードだけでなく、生体認証や物理トークンなど、複数の認証方法を組み合わせることで、セキュリティを強化します。

デバイスの紛失や盗難に備え、リモートワイプ機能の導入も検討しましょう。紛失時に遠隔で端末内のデータを消去できるようにすることで、情報漏洩のリスクを低減します。

そして、セキュリティポリシーの策定と従業員教育を行います。安全なパスワードの設定方法、公共Wi-Fiの利用に関する注意事項、機密情報の取り扱い方法などを明確に定め、全従業員に周知徹底します。

これらのツール導入とセキュリティ対策により、ABWの利点を最大限に活かしつつ、安全な業務環境を構築することができます。

ABW（Activity Based Working）を取り入れたオフィスデザインは、多くの企業で注目を集めています。

ここでは、ABWの概念を効果的に活用し、従業員の生産性と満足度を向上させた具体的な事例を紹介します。

- 株式会社文昌堂 -

株式会社文昌堂様のオフィス改修プロジェクトは、ABWの考え方を巧みに取り入れた事例です。このプロジェクトでは、「自社の魅力をアピールできるオフィスにしたい」「部門間連携を高めたい」という要望に応えつつ、企業の基本理念「Paper links history」を反映させることに成功しています。

この事例では、ABWの核心である「業務内容や目的に応じて働く場所を選択できる」という考え方が見事に実現されています。従業員は階層を移動するだけで、コミュニケーション重視の空間と集中作業向けの環境を使い分けることができます。

また、オフィス全体を通じて、文昌堂様の歴史や文化を尊重しつつ、新しい感性を取り入れることで、従業員の満足度向上につながる空間づくりを目指しています。

文昌堂様のオフィス改修事例は、ABWの理念を効果的に取り入れつつ、企業の個性や要望を巧みに反映させた好例といえるでしょう。従業員の多様な働き方をサポートし、コミュニケーションと集中作業のバランスを取りながら、企業の魅力を引き出す空間デザインは、今後のオフィス設計において大いに参考になるものです。

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- expace office -

TOPPAN秋葉原ビル内のexpace officeは、「TOPPANが考えるこれからの働き方」「アップデートを続けるオフィスづくり」をテーマに、ABWの考え方を取り入れて具現化した事例です。特長ある10のエリアで構成されていますが、そのシンボル的な空間のひとつが「カフェエリア」になります。

リフレッシュできる環境を敢えてオフィス内に配置することにより、個人や社員同士が自発的にメリハリを付け生産性を上げる、飲食もしながらのミーティングやラフなコミュニケーションによる新たなコミュニケーションや業務スタイルの創出など、効果は着実に現れはじめています。

最新のオフィスを見学してみたい方必見！日経ニューオフィス賞を受賞したオフィスを見学可能です！
TOPPANの空間演出ブランドexpaceでは、TOPPAN社員が実際に働いているオフィスを間近で見学できる、オフィス見学会を実施しています。
より具体的にオフィスづくりのイメージをつかみたい方はぜひお申込みください！

ABWの導入は、現代のオフィス環境に革新をもたらす可能性を秘めています。業務効率の向上やコスト削減、従業員の満足度アップなど、多くのメリットが期待できます。

一方で、導入コストや労務管理の課題も存在します。しかし、適切な計画と実施により、これらの課題を克服し、組織全体の生産性と創造性を高めることができます。株式会社文昌堂の事例が示すように、ABWは企業の個性を活かしつつ、柔軟な働き方を実現する強力なツールとなります。
ABWの導入を検討することで、企業は未来志向の働き方を実現し、競争力を高めることができるでしょう。

TOPPANではコミュニケーション向上につながる、オフィスレイアウトのご提案が可能です。
チームビルディングを促進するコミュニケーションを重視したオフィスレイアウトをご検討の際は、ぜひお気軽にご相談ください！