ABWとは？フリーアドレスとの違いや導入メリット・オフィス事例を紹介

ABW（Activity Based Working）は、業務内容や気分に合わせて、時間と場所を自由に選択するという働き方です。従来の「オフィスに出社し、決められた席で働く」というスタイルとは異なり、より柔軟な働き方を可能にします。

ABWでは、働く人自身が仕事の内容や状況に応じて、最適な場所や時間を選ぶことができます。例えば、集中して作業を行いたい時は静かな個室を利用し、チームでのブレインストーミングを行う際はオープンなスペースを選ぶといった具合です。この働き方は、オフィス内だけでなく、自宅やカフェなども選択肢となります。

ABWの考え方は、もともとオランダから始まったワークスタイルだと言われています。日本でも近年、働き方改革の一環として注目を集めています。

- ABWが注目されるようになった背景 -

ABWが注目されるようになった背景には、「ハイブリッドワーク」を実施する企業の増加があります。新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけに、多くの企業がテレワークを導入しました。その結果、企業と従業員の双方が「場所に縛られない働き方」のメリットを認識するようになりました。

ハイブリッドワークの普及に伴い、従来型オフィスの課題が浮き彫りになってきました。例えば、テレワークの機会が増えたことで、社内の座席や空間が余っているケースや、オンライン会議に適した場所が不足しているといった問題が生じています。

一方、ABWは「場所に縛られない」ことが特徴で、社内にある多様な空間を目的に応じて使い分けたり、場所の使い方を柔軟にアレンジしたりできます。このような特性が、より効率的にオフィス空間を使いたいと考える企業のニーズと合致し、ABWへの注目が高まっているのです。

フリーアドレスとは、オフィスの中で固定席を持たずに、ノートパソコンなどを活用して自分の好きな席で働くワークスタイルのことです。図書館の閲覧テーブルのように、個人席を決めずに空いている席を使う形式となります。

フリーアドレスとABWは似ているように見えますが、いくつかの違いがあります。

- 目的 -

ABWの主な目的は、業務内容やその時の状況に応じて最適な場所を選んで働くことにより、生産性や創造性を向上させることです。

例えば、集中して取り組みたい作業には静かな個室を使い、チームでのアイデア出しにはオープンスペース、顧客との打ち合わせには会議室を活用するなど、目的に合わせて場所を使い分けることで、業務に最適な環境が整い、効率よく成果を上げられます。

一方、フリーアドレスの主な目的は、オフィススペースの効率化とコスト削減です。社員一人ひとりに固定席を設けるのではなく、出社する人数に応じた席数を用意することで、オフィススペースを削減できる場合もあります。その結果、賃料や光熱費といった固定費を大幅に抑えることが可能です。

- 働く場所の範囲 -

ABWでは、業務内容に最適な場所を柔軟に選べます。集中作業が必要な場合はオフィス内の静かなスペースや自宅を、創造的な発想が必要な場合はカフェやコワーキングスペースを、というように業務の性質に合わせて場所を自由に選択することが可能です。

フリーアドレスの場合、働く場所はオフィス内の座席に限定されます。決められたオフィス内で、その日の気分や業務内容に合わせて座席を選ぶことはできますが、基本的にはオフィス外での勤務は想定されていません。

- 時間の自由度 -

ABWでは、時間の自由度も高く、個人の生産性に合わせた働き方が可能です。朝型の人は早朝から、夜型の人は午後から集中して働くなど、個人のパフォーマンスが最大になる時間帯を選べます。

フリーアドレスでは、通常の勤務時間は従来と変わりません。固定席がないだけで、勤務時間の自由度は特に向上しないのです。むしろ、出社ピーク時間帯には多くの社員が同時に席を探すため、好みの席や部署の近くの席を確保するのに時間がかかるという課題も生じています。

- 導入のしやすさ -

ABWの導入には比較的大きな負担がかかります。リモートワークを可能にするITインフラの整備、セキュリティ対策、クラウドツールの導入などの技術的準備に加え、成果ベースの評価制度への移行なども必要であり、導入には時間とコストがかかります。

一方、フリーアドレスは比較的導入しやすい働き方です。基本的にはオフィスの固定席をなくし、フリーアドレス用のレイアウトに変更するだけで開始できます。必要な準備としては、個人の荷物を保管するロッカーの設置や、ノートパソコンへの切り替え程度です。

ABWの導入には、企業と従業員の双方にとって多くのメリットがあります。以下に、主要なメリットを挙げます。

【ABW導入によるメリット】

• ・業務効率・生産性の向上
• ・オフィスコストの削減
• ・ワークライフバランスの実現
• ・優秀な「人財」の確保
• ・電子データでの情報管理の徹底
• ・アイデアが生まれやすい

これらのメリットは、企業の競争力向上や従業員の満足度アップにつながります。各メリットについて、詳しく見ていきましょう。

- 業務効率・生産性の向上 -

ABWの導入により、業務効率と生産性の向上が期待できます。従来の固定席オフィスでは、すべての従業員が同じ環境で働くことを強いられていましたが、ABWではそれぞれの業務内容や個人の好みに合わせて最適な環境を選択できます。

例えば、集中して作業を行いたい時は静かな個室を利用し、チームでのブレインストーミングを行う際はオープンなスペースを選ぶことができます。このように、その時々の業務に最適な環境を選択することで、業務効率が上がり、結果として生産性の向上につながります。

また、ABWでは従業員の自律性が重視されるため、自己管理能力や時間管理能力の向上も期待できます。これらのスキルアップは、長期的に見て業務効率の向上に寄与するでしょう。

- オフィスコストの削減 -

ABWの導入は、オフィスコストの削減にも貢献します。従来のオフィスでは、全従業員分の固定席を用意する必要がありましたが、ABWではそれが不要になります。

在宅勤務やテレワークを活用することで、オフィスの座席数やスペースを減らすことができるため、オフィス面積の削減が可能となり、賃料や光熱費などのランニングコストを抑えることができます。さらに、デスクやチェアなどのオフィス家具の数も削減できます。

こうしたことから、長期的に見てオフィスコストの大幅な削減が期待できるのです。

- ワークライフバランスの実現 -

オフィス以外での勤務も認められるABWでは、従業員は自分にとって最適な場所で働くことができます。

例えば、自宅で仕事を行う在宅勤務を選択することで、通勤時間を削減できます。この時間を有効活用することで、介護や育児の時間を確保したり、自己啓発や趣味の時間に充てたりすることが可能になります。

また、業務内容に応じて働く時間を柔軟に選択できるため、個人のライフスタイルに合わせた働き方が実現します。これにより、仕事と私生活のバランスを取りやすくなり、従業員の満足度向上にもつながるのです。

- 優秀な「人財」の確保 -

ABWを導入している企業は、「働きやすい会社」というイメージを持たれやすく、優秀な人材の確保に有利に働きます。特に、近年の就職活動では、企業の働き方改革への取り組みが重視される傾向にあります。

ABWのような柔軟な働き方を提供している企業は魅力的に映ります。例えば、育児や介護と仕事の両立を目指す人や、場所にとらわれずに働きたいと考える人にとって、ABWは大きな魅力となります。

また、地理的な制約を超えて人材を採用できるため、より広い範囲から優秀な人材を集めることが可能になります。これは、特にIT系のエンジニアなど、特定のスキルを持つ人材の確保に有効です。

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- 電子データでの情報管理の徹底 -

ABWの導入は、電子データでの情報管理の徹底を促進します。場所を選ばずに働くABWでは、紙の書類や固定のオフィス機器に依存することが難しくなります。そのため、必然的に情報の電子化が進みます。

電子データでの情報管理には多くのメリットがあります。まず、情報の共有や検索が容易になり、業務の効率化につながります。また、クラウドサービスを利用することで、場所や時間を問わず、いつでもどこからでも必要な情報にアクセスできるようになります。

さらに、電子化によってペーパーレス化が進むため、書類の保管スペースが不要になり、オフィスコストの削減にもつながります。適切なセキュリティ対策を講じることで、情報漏洩のリスクも低減できるでしょう。

- アイデアが生まれやすい -

ABWは、新しいアイデアが生まれやすい環境を創出します。従来の固定席オフィスでは、毎日同じ場所で同じ人々に囲まれながら仕事をすることが一般的でしたが、ABWではそれが大きく変わります。

カフェや屋外など、さまざまな場所で働くことで、気分転換が図れ、新たな発想が生まれやすくなります。また、オフィス内でも、業務や気分に応じて場所を選べるため、常に新鮮な気持ちで仕事に取り組むことができます。

さらに、ABWでは部署の垣根を超えたコミュニケーションが生まれやすくなります。異なる部署の従業員と偶発的に出会い、会話をする機会が増えることで、新しいアイデアやイノベーションが生まれる可能性が高まります。

このように、ABWは従業員の創造性を刺激し、企業全体のイノベーション力を高める効果が期待できます。

ABWの導入には多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットや課題も存在します。企業がABWの導入を検討する際には、これらのデメリットも十分に考慮する必要があります。以下に主なデメリットを挙げます。

【ABW導入によるデメリット】

• ・導入コストがかかる
• ・自律的に働く仕組みがなければ、労務管理が難しい
• ・同じ席で働き続けてしまう人も発生しやすい
• ・従業員同士でのコミュニケーションがとりづらくなる懸念もある

これらのデメリットは、ABWの導入を検討する企業にとって重要な検討事項となります。以降では、各デメリットについて解説します。

- 導入コストがかかる -

ABWの導入には、以下のような初期コストが発生します。

• ・オフィス改修費用：集中ブース、オープンスペース、ラウンジエリアなどの改修にかかる費用
• ・ITインフラ整備：モバイル端末の用意、クラウドサービスの導入、セキュリティ対策の実施
• ・従業員教育・制度構築：意識改革トレーニング、新評価制度の導入

中でも、オフィスの改修費用が大きな負担となります。ABWに適したオフィスレイアウトを実現するためには、多様な働き方に対応できるスペースの創出が必要です。

また、場所を選ばずに仕事ができる環境を整えるためには、ノートパソコンやタブレットなどのモバイル端末の導入、クラウドサービスの利用、セキュリティ対策の強化なども不可欠です。加えて、ABWを浸透させるための従業員教育や、新しい評価制度や勤怠管理システムの導入なども必要になります

これらの初期投資は、長期的には生産性向上やオフィスコスト削減などのメリットによって回収できる可能性がありますが、導入時には大きな課題となります。

- 労務管理が難しい -

ABWの導入により、労務管理の難易度が高まるという課題があります。従来の固定席オフィスでは、従業員の勤務時間や業務内容を比較的容易に把握できましたが、ABWでは働く場所や時間が従業員ごとに異なるため、一律の管理が困難になります。

特に、オフィス外で働く従業員については、労働時間や業務内容の把握が難しく、勤怠管理や業績評価の正確性に課題が生じます。これらの労務管理の難しさは、従業員の不満や不公平感につながる可能性があり、ABW導入の大きな障壁のひとつです。

また、柔軟な働き方は私生活との境界を曖昧にし、長時間労働のリスクを高めることにもなりかねません。加えて、従来の「見える管理」から「見えない管理」への移行が必要となり、成果主義的な評価システムの導入が求められます。しかし、このような評価システムの構築と運用には多くの課題があります。

- 同じ席で働き続けてしまう人も発生しやすい -

ABWの本来の目的は、従業員が業務内容や気分に応じて最適な場所を選択して働くことですが、実際には同じ席で働き続けてしまう人が発生しやすいという問題があります。習慣や安心感から特定の場所を選んだり、同じ部署のメンバーで固まって座ったりするケースが多く見られます。

さらに、特定の業務や役職によっては、常に同じ場所で働く必要がある場合もあります。例えば、特殊な機器を使用する業務や、頻繁に対面でのコミュニケーションが必要な管理職などは、柔軟な働き方が難しい場合があります。

これらの要因により、ABWを導入しても期待通りの効果が得られず、従来の固定席オフィスとあまり変わらない状況になってしまう可能性があります。この問題を解決するためには、従業員の意識改革や適切なルール作りが必要となります。

- 従業員同士でのコミュニケーションがとりづらくなる懸念も -

ABWでは、従業員が別々の場所で働く時間が増えるため、対面でのコミュニケーションの機会が減少します。特にコミュニケーションが苦手な従業員にとっては、ABWがさらなる孤立を招く可能性があります。

固定席オフィスは偶発的な会話が生まれやすい環境ですが、ABWではそのような機会が減少するため、積極的に他者とのコンタクトを取ることが苦手な従業員は孤立してしまう可能性があるのです。

また、ABW導入時に活用するオンラインコミュニケーションツールは、表情、ジェスチャーなどの非言語の情報が伝わりにくく、対面よりも誤解が生じやすくなります。特に複雑な議論や微妙な話し合いを行う際には、対面でのコミュニケーションの方が効果的な場合が多いです。

ABWを導入する際には、これらの課題を考慮し、適切なコミュニケーション戦略を立てる必要があります。

ABWの導入が向いている企業・職種は、主にIT関連企業や企画、営業、マーケティングなどです。

IT関連企業はPC一台あれば業務が行えることが多く、場所を選ばず仕事ができる特性があります。また、企画やマーケティング部門は、集中作業とチーム協働の両方が必要で、業務内容に応じて最適な環境を選べるABWの恩恵を受けやすいです。

営業職は商談などで外出する機会が多く、オフィスの座席使用率が低い傾向にあります。ABWを導入することで、営業担当者は自宅や取引先の近くから直接移動でき、移動時間の短縮や業務効率の向上が期待できます。

一方、ABWの導入を慎重に検討すべき企業・職種もあります。機密情報を扱う部門では、情報漏洩リスクが高まる可能性があるため注意が必要です。また、特殊機器を使用する研究職や開発職も、必要な設備が社内にある方が効率的であり、ABWの利点を活かしにくいでしょう。

ABWの導入は、企業の働き方を大きく変革する取り組みです。導入を成功させるには、段階的かつ計画的に行うが必要があります。

以下は、ABW導入の主要な手順です。

【ABWの導入手順】

1. 1.現状を把握する
2. 2.レイアウトを検討・設計する
3. 3.評価制度やルールを見直す
4. 4.ツールの導入・セキュリティ対策を行う

この手順に沿って進めることで、スムーズなABW導入が可能となるでしょう。以降では、各手順について解説します。

- 1.現状を把握する -

ABW導入の第一歩は、現在のオフィス環境と働き方の現状を、客観的なデータを基に正確に把握することです。

まず、従業員アンケートを実施し、オフィスの使いやすさ、現在の働き方に対する満足度、改善してほしい点などを聞き取ります。オンラインアンケートツールを使用すれば、効率的にデータを収集することが可能です。

次に、各エリアの使用状況を時間帯ごとに記録し、スペースの過不足を把握します。この際、会議室の予約状況だけでなく、実際の使用状況も確認することが重要です。

さらに、業務内容や所要時間を調査し、必要なワークスペースの種類と量を見積もります。全社的な方向性を確認するために、経営層へのヒアリングも実施し、ABW導入の目的や期待する効果を明確にしましょう。

これらを総合的に分析することで、現状の課題とABW導入の必要性が明確になります。

- 2.レイアウトを検討・設計する -

現状把握の結果を基に、ABWに適したオフィスレイアウトを検討・設計します。まず、必要なワークスペースの種類を決定します。

一般的なABW型オフィスには、以下のようなスペースが含まれます。

• ・オープンな執務スペース
• ・集中作業用の個室やブース
• ・グループワーク用のミーティングスペース
• ・カジュアルな打ち合わせ用のラウンジエリア
• ・リフレッシュメントエリア

スペースの配置を検討する際は、動線や各エリアの関連性を考慮します。例えば、静かな環境が必要な集中ブースは、にぎやかなラウンジエリアから離れた場所に配置するなどの工夫が必要です。可動式の家具や間仕切りを導入すれば、必要に応じて空間を柔軟に変更できます。

また、どの場所でも快適に作業できるよう、十分な数のコンセントや強力な Wi-Fi 環境を整えることも重要です。プロトタイプで試験的に運用し、従業員の意見を反映しながら最終的なレイアウトを決定しましょう。

- 3.評価制度やルールを見直す -

ABWの導入に伴い、新しい働き方に対応できる評価制度やオフィスルールへの見直しが必要となります。

まず、評価制度の見直しを行い、従来の「見える管理」から「成果による管理」への移行を行います。具体的な目標設定と、その達成度合いを評価する仕組みを構築しましょう。

次に、柔軟な働き方に対応するための勤怠管理のルールを整備します。勤怠管理システムの導入や就業規則の改定、深夜勤務や休日勤務に関するガイドラインを設けましょう。オフィス利用に関しては、座席の予約システムや、共有スペースの利用方法、私物の管理方法などについて、ルールを明確に定めます。

また、オンライン・オフラインのコミュニケーションツールの使い分けや、会議の運営方法、情報共有の方法などについてのルールも整備し、従業員への周知とトレーニングを徹底しましょう。導入して終わりではなく、導入後も定期的に見直しを行い、随時調整を加えていきます。

- 4.ツールの導入・セキュリティ対策を行う -

ABWを円滑かつ安全に運用するには、適切なツールの導入とセキュリティ対策が不可欠です。この段階では、必要なツールを選定・導入し、同時にセキュリティリスクに対処します。

ABWの実施に必要なツール例と、ABWの実施に必要なセキュリティ対策の例は、以下の通りです。

そして、セキュリティポリシーの策定と従業員教育を行います。安全なパスワードの設定方法、公共Wi-Fiの利用に関する注意事項、機密情報の取り扱い方法などを明確に定め、全従業員に周知徹底します。

ABW（Activity Based Working）を取り入れたオフィスデザインは、多くの企業で注目を集めています。

ここでは、ABWの概念を効果的に活用し、従業員の生産性と満足度を向上させた具体的な事例を紹介します。

- 株式会社文昌堂 -

株式会社文昌堂様のオフィス改修プロジェクトは、ABWの考え方を巧みに取り入れた事例です。このプロジェクトでは、「自社の魅力をアピールできるオフィスにしたい」「部門間連携を高めたい」という要望に応えつつ、企業の基本理念「Paper links history」を反映させることに成功しています。

この事例では、ABWの核心である「業務内容や目的に応じて働く場所を選択できる」という考え方が見事に実現されています。従業員は階層を移動するだけで、コミュニケーション重視の空間と集中作業向けの環境を使い分けることができます。

また、オフィス全体を通じて、文昌堂様の歴史や文化を尊重しつつ、新しい感性を取り入れることで、従業員の満足度向上につながる空間づくりを目指しています。

文昌堂様のオフィス改修事例は、ABWの理念を効果的に取り入れつつ、企業の個性や要望を巧みに反映させた好例といえるでしょう。従業員の多様な働き方をサポートし、コミュニケーションと集中作業のバランスを取りながら、企業の魅力を引き出す空間デザインは、今後のオフィス設計において大いに参考になるものです。

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ABWの導入は、現代のオフィス環境に革新をもたらす可能性を秘めています。業務効率の向上やコスト削減、従業員の満足度アップなど、多くのメリットが期待できます。

一方で、導入コストや労務管理の課題も存在します。しかし、適切な計画と実施により、これらの課題を克服し、組織全体の生産性と創造性を高めることができます。株式会社文昌堂の事例が示すように、ABWは企業の個性を活かしつつ、柔軟な働き方を実現する強力なツールとなります。

ABWの導入を検討することで、企業は未来志向の働き方を実現し、競争力を高めることができるでしょう。

TOPPANではABWを実現するオフィスレイアウトのご提案が可能です。
柔軟な働き方を可能にするオフィスレイアウトをご検討の際は、ぜひお気軽にご相談ください！