オフィス移転でやることのチェックリスト23項目｜時系列別に注意点も紹介

オフィス移転に向けてやることを、以下のチェックリストにまとめました。移転の時期に応じて、必要な項目を確認しましょう。

＜6か月前までにやること＞
☐オフィス移転プロジェクトを立ち上げる
☐移転スケジュールを策定する
☐現在のオフィスの課題を洗い出す
☐解約予約をする
☐依頼する業者を決める
☐原状回復の条件や費用を確認する
☐移転先のオフィスを決める

＜3か月前までにやること＞
☐オフィスのレイアウトを決める
☐内装を決める
☐家具や什器・OA機器を手配する
☐業者と打ち合わせを行う
☐工事を手配する

＜1か月前までにやること＞
☐取引先に挨拶をする
☐社内周知を行う
☐ホームページや書類の住所を変更する
☐移転先の施主検査を行う
☐移転に必要な手続きを行う

＜当日までにやること＞
☐搬出・搬入時に立ち会う
☐原状回復工事が完了した物件を引き渡す
☐ホームページにお知らせを掲載する

＜移転後にやること＞
☐口座やクレジットカード情報を変更する
☐関係省庁に届出を提出する

オフィス移転の6か月前までにやることは、以下の7つです。

• ・オフィス移転プロジェクトを立ち上げる
• ・移転スケジュールを策定する
• ・現在のオフィスの課題を洗い出す
• ・解約予約をする
• ・依頼する業者を決める
• ・原状回復の条件や費用を確認する
• ・移転先のオフィスを決める

それぞれについて解説します。

- オフィス移転プロジェクトを立ち上げる -

オフィス移転は、多くの人や業者との連携が必要なプロジェクトです。まずは、移転に関する全体的な管理や調整を行うプロジェクトチームを立ち上げましょう。

プロジェクトチームを立ち上げたら、以下のことを行います。

• ・移転の目的や目標の明確化
• ・移転の予算や期限の設定
• ・移転に関する情報収集や調査
• ・移転に関する業者の選定や契約
• ・移転に関する社内外への連絡や報告

- 移転スケジュールを策定する -

オフィス移転の際には、様々な工程や手続きが発生します。そのため、移転後の営業開始予定時期から逆算して移転スケジュールを策定し、プロジェクトの進捗状況を把握することが重要です。

移転スケジュールを策定する際のポイントは、以下の通りです。

• ・移転の目的や目標に沿って、優先順位をつける
• ・移転に関わる各工程や手続きの所要時間や期限を見積もる
• ・各工程における担当者や責任者を明確にする
• ・進捗状況や問題点を定期的に確認しスケジュールを適宜調整する

スケジュールは全てが予定通りに進むとは限らないので、余裕をもってスケジュールを立てましょう。また、スケジュールの策定と同時に各工程におけるToDoリストを用意しておくと漏れなく進められます。

- 現在のオフィスの課題を洗い出す -

オフィス移転は、単にオフィスの場所を変えるだけではなく、オフィス環境や業務効率を改善する機会でもあります。そのため、移転の目的や期待する効果を把握し、方針を立てなければなりません。そこで、現在のオフィスにどのような課題があるのか洗い出し、オフィス移転によってどのように解決できるのか検討することが必要です。

その際には、経営層の思いや企業の課題、従業員の意見などを取りまとめ、現状の問題点や移転後生じうる課題などを洗い出しましょう。

例えば、オフィスにおける課題として、以下の点が挙げられます

• ・現在のオフィスは、駅から遠く、交通の便が悪い
• ・社員の通勤時間が長く、ストレスや疲労がたまる
• ・取引先や応募者にとってもアクセスしにくく、ビジネスチャンスや採用チャンスが減っている
• ・現在のオフィスは、スペースが狭く、レイアウトが不便
• ・社員の作業スペースが狭く、快適に働けない
• ・部署間のコミュニケーションが取りにくく、業務効率が低下している
• ・会議室や休憩スペースが不足している

必要に応じて経営者や従業員へのヒアリングやアンケートを実施するなどして、どのようなオフィスにしたいのか、それによって課題が解決出来るのか明確にしていくことも大切です。

- 解約予約をする -

オフィス移転をする際には、解約予告時期を確認し、解約予約をする必要があります。解約予約とは、賃貸借契約の解約を予告することです。

オフィスの解約は、一般的に解約日の6カ月前までに通知する必要があります。ただし、賃貸借契約により別途定めがある場合もあるため、解約予告期間については賃貸借契約書を確認してください。解約予約を行わずに退去しようとすると、違約金や賃料の支払いが発生する可能性があります。

また、解約予約は書面で行うケースがほとんどです。特にオフィスの賃貸借は高額取引になることが多いため、双方で認識にずれが生じないよう、書面で行うことをおすすめします。

解約予約の期限は新オフィスの契約や全体の移転スケジュールに大きく影響するため、しっかり確認した上で行いましょう。

- 依頼する業者を決める -

オフィス移転の際には、様々な作業を業者に依頼する必要があります。依頼するのは、主に以下の業者です。

• ・不動産業者：移転先物件の仲介
• ・内装業者：移転先のレイアウト設計、内装、工事の施工
• ・家具・什器・OA機器業者・リース業者：オフィス環境の整備、オフィス家具・什器・OA機器の手配
• ・引越し業者：現オフィスの荷物の移転
• ・原状回復業者：現オフィスの原状回復を行う

その他、オフィスのペーパーレス化やセキュリティ上の課題などに応じ、ICT関連の業者に依頼することもあるでしょう。

それぞれの作業に応じて個別業者へ依頼しても構いませんが、調整が煩雑になって全体スケジュールに影響を与えかねません。また、それぞれの業者に一から費用を支払っていくと予算をオーバーする可能性があります。そのため、オフィス移転に関わる企画・設計・施工・什器の調達までワンストップで任せられる業者を選ぶと良いでしょう。

- 原状回復の条件や費用を確認する -

オフィス移転をする際には、現在のオフィスの原状回復を行うのが原則です。原状回復とは、オフィスを入居時の状態に戻すことです。

原状回復費用については、賃貸借契約に定められた範囲内で借主が負担することが一般的です。ただし、賃貸借契約によっては、貸主が負担する場合や、一部費用を相殺することもあります。そのため、賃貸借契約書を確認し、原状回復の条件や費用について詳細に把握しておきましょう。

また、物件によっては、原状回復工事を貸主が指定する業者に依頼しなければならないケースもあります。

あらかじめ原状回復を行うべき範囲や業者選定の有無などを貸主や管理会社に確認し、早めに見積もりを取っておくことが大切です。

- 移転先のオフィスを決める -

オフィス移転をする際には、移転先のオフィスを決めなければなりません。移転先のオフィスは、環境や業務効率、従業員のモチベーションなどに大きく影響します。リモートワークの普及などを背景に、移転先のオフィスに求める条件も変わっている可能性もあるため、移転方針を基に検討してください。

移転先のオフィスを決める際に確認しておきたいポイントは、以下の通りです。

• ・立地・周辺環境
• ・交通の便
• ・賃料・管理費
• ・広さ・間取り
• ・セキュリティ・防災対策
• ・インターネット・電話回線

立地や周辺環境に関しては、今後の事業戦略や業務・従業員の通勤の利便性、希望エリアの相場などを考慮し、検討しましょう。

また、家賃をはじめ管理費、敷金・保証金、更新料、礼金などのコストについても把握しておき、費用負担がかかりすぎないよう予算を組む必要があります。

さらに、オフィス環境は移転直後から業務に直接関わってくるため、具体的な移転先が絞り込めて来たら、実際に足を運んで確認することが非常に重要です。

オフィス移転の3か月前までにやることは、以下の5項目です。

• ・オフィスのレイアウトを決める
• ・内装を決める
• ・家具や什器・OA機器を手配する
• ・業者と打ち合わせを行う
• ・工事を手配する

それぞれについて見ていきましょう。

- オフィスのレイアウトを決める -

オフィスのレイアウトは、オフィスの雰囲気や機能性に大きく影響します。そのため、オフィスのレイアウトを決めることは、オフィス移転において非常に重要な工程です。その際には、オフィス移転の目的や移転後に実現したい働き方など、今後の会社の在り方も考慮しながら具体的にコンセプトを決めていきましょう。

オフィスのレイアウトを決める際のポイントは、以下の通りです。

• ・オフィスの目的やコンセプトに合わせて、オープン型やクローズド型などのレイアウトタイプを選ぶ
• ・オフィスの広さや形状に合わせて、作業スペースや共有スペースなどの配置を決める
• ・オフィスの機能性や快適性を高めるために、通路や窓などの空間を有効に活用する
• ・オフィスの雰囲気やイメージを向上させるために、色や素材などのデザインを考える

コーポレートイメージやブランディングなどを考慮したデザイン面ももちろん重要ですが、従業員が働きやすい環境か、業務効率の点などオフィスの機能面は従業員満足度や離職率にも大きく影響するため、合わせて検討してください。

- 内装を決める -

レイアウトと共に、オフィスの内装も合わせて検討しておくことが大切です。内装は、オフィス全体の印象や使いやすさを左右するため、慎重に検討を進めましょう。

オフィスの内装を決める際のポイントは、以下の通りです。

• ・オフィスの目的やコンセプトに合わせて、壁紙や床材などの素材や色を選ぶ
• ・オフィスの機能性や快適性を高めるために、照明や空調などの設備を選ぶ
• ・オフィスの雰囲気やイメージを向上させるために、アートやグリーンなどの装飾を選ぶ

オフィスのコンセプトを反映した内装になっているか、使用する色や柄が企業のブランドイメージと合っているか、電源や照明、空調などが使いやすい位置に配置されているか検討し、実際の内装を決めていきましょう。

なお、内装工事にかかる期間や費用は、工事する範囲や内装によって大きく変わってきます。内装にこだわると費用がかさみ、工期も長くなる傾向があるため注意してください。内装工事の遅れはオフィス移転の全体スケジュールやコストに影響するため、費用相場や工事内容、工事期間を確認しつつ計画的に進めることが大切です。

- 家具や什器・OA機器を手配する -

オフィスのレイアウトや内装を検討するのと同時に、インテリアやインフラの手配を進めましょう。オフィス家具や什器、OA機器、ICT、セキュリティ面などの手配です。

具体的に行うべきことは、以下の通りです。

• ・家具・OA機器の選定
• ・廃棄するものの洗い出し
• ・電話回線、インターネット回線工事の手配
• ・リース品の継続の可否を判断

特に電話やインターネットなどの通信インフラはすぐに使えないと業務に支障が出てしまうため、トラブルも想定して事前に動作検証を行うなどの対策も必要です。

- 業者と打ち合わせを行う -

続いて、実際にオフィス移転を依頼する業者と打ち合わせを行いましょう。オフィス移転では、引っ越し業者や内装業者、家具・什器・OA機器業者など、様々な業者と連携していかなければなりません。

全体スケジュールに影響が出ないよう、各業者の作業範囲や工事期間などを細かく確認しておきましょう。

加えて、新オフィスで清掃サービスやドリンクサービスなどを導入する場合は、すぐに稼働できるよう並行して打ち合わせを行っておく必要があります。移転先によっては管理会社が定期清掃サービスを行っている場合もあるので、利用できるサービスがないか事前に確認しておきましょう。

- 工事を手配する -

オフィス移転では、現オフィスの原状回復工事や、移転先オフィスの内装工事、設備工事などが必要なので、手配を勧めましょう。レイアウトや内装が決まったら工事業者から見積もりを取り、最終的な工事費用を算出します。

このタイミングで、搬出・搬入、養生など、工事申請が必要な場合は申請を行っておきましょう。並行して、OA機器やICT、セキュリティ関連設備などの発注も必要です。

オフィス移転の1か月前までにやるべきことは、以下の5項目です。

• ・取引先に挨拶をする
• ・社内周知を行う
• ・ホームページや書類の住所を変更する
• ・移転先の施主検査を行う
• ・移転に必要な手続きを行う

それぞれについて解説します。

- 取引先に挨拶をする -

遅くともオフィス移転の1カ月前には、取引先への連絡や挨拶を行いましょう。各取引先にて、請求書や契約書などを発行する基幹システムの登録情報を変更してもらう必要がありますが、時間が必要な場合があります。移転後スムーズに業務を進めるためにも、挨拶状を発送するなどしておくことが大切です。移転の理由も合わせて伝えることで、引き続き信頼関係を築くことにもつながるでしょう。

実際に挨拶状を送る前には、送り先のリスト作成、デザインや文面を準備しておく必要があるので、時間的に余裕を持って進めてください。

取引先に挨拶をする際のポイントは、以下の通りです。

• ・連絡が必要な会社や官庁などのリストアップ
• ・挨拶状の作成・印刷
• ・挨拶状を郵送
• ・電話やメールでフォローアップ

また、オフィス移転を伝える相手は取引先だけではありません。以下の各所にも連絡しておきましょう。

• ・取引のある金融機関
• ・会計士事務所・弁護士事務所などの業務委託先
• ・コピー機・電話機・エアコンその他備品などのリース会社
• ・各種加盟団体
• ・会員制サービス（定期購読雑誌、新聞、消耗品の購入先）の住所変更

可能であれば、この時期からメールの署名にオフィス移転のお知らせの併記を開始しておくとよりスムーズです。

- 社内周知を行う -

円滑にオフィス移転を行い、通常業務への影響を最小限にとどめるためには、社内周知を丁寧に行うことが欠かせません。解決すべき課題や移転の目的を明確にするためにも、社内説明会を実施するのが望ましいでしょう。場合によっては各部署に担当者を割り当て、共有してもらうとスムーズに進みます。また、メールや社内掲示板、朝礼などを活用して周知してもよいでしょう。

伝えるべき内容は以下の通りです。

• ・移転の理由や目的
• ・スケジュール
• ・移転先の住所や地図
• ・移転先のオフィスのレイアウトや内装
• ・移転先のオフィスの設備や環境
• ・移転に伴う業務の変更や注意点
• ・移転に関するQ&Aや問い合わせ先

従業員の理解を得てオフィス移転をスムーズに進めるためにも、準備タスクや当日のタイムスケジュール、作業分担リストなどを作成しておきましょう。また、移転先オフィスの施設内規則、備品やオフィス利用ルールなどをマニュアル資料にして配布するのも効果的です。

- ホームページや書類の住所を変更する -

現オフィスの住所の記載がある書類や備品などを洗い出し、移転後すぐに変更できるように準備しておく必要があります。ホームページ上の住所についても変更を忘れてはいけません。

住所を変更する必要があるものは、例えば以下の通りです。

• ・ホームページのヘッダーやフッター、お問い合わせページ
• ・メールの署名やフッターなど
• ・名刺や封筒、伝票、レターヘッドなどの印刷物
• ・社判、印章、ゴム印
• ・社員証
• ・見積書や請求書、契約書など各種書類
• ・会社案内やパンフレットなどの資料

ホームページや書類の住所を変更する際のポイントは、以下の通りです。

• ・移転後にホームページやメールの住所をスムーズに変更できるように、あらかじめテンプレートを用意しておく
• ・移転前に在庫がある印刷物や書類を使い切るか、廃棄する
• ・移転後に必要な印刷物や書類を新しい住所で発注する

- 移転先の施主検査を行う -
施主検査とは、内装工事や設備工事などの工事が契約通りに行われているか確認することです。図面通りに工事が行われているか、家具やOA機器などの配置が依頼と一致しているかなど、入居前の最終確認を行います。

スムーズに施主検査を行うためには、日程や場所を各業者と事前に確認しておくことはもちろん、「言った・言わない」のトラブルを回避するためにも、内容や基準を図面や契約書などで残しておくことが大切です。

オフィス移転プロジェクトチーム全体で施主検査の内容を共有し、スムーズに進められるよう準備しておきましょう。

- 移転に必要な手続きを行う -
オフィス移転時には、関係各所への届出が必要です。

届出が必要な各種機関は以下の通りです。なお、届出期限が設定されているものもあるため、漏れや遅れのないよう確認しておきましょう。

• ・法務局
• ・都道府県税事務所
• ・社会保険事務所
• ・年金事務所
• ・労働基準監督署
• ・ハローワーク
• ・警察署・運輸支局
• ・消防署
• ・郵便局
• ・電話会社
• ・銀行・保険会社・クレジットカード会社

提出する主な書類については、後述します。

オフィス移転の当日までに行うことは、以下の3点です。

• ・搬出・搬入時に立ち会う
• ・原状回復工事が完了した物件を引き渡す
• ・ホームページにお知らせを掲載する

それぞれについて解説します。

- 搬出・搬入時に立ち会う -

オフィス移転の当日は、トラブルを避けるためにも現オフィス・新オフィスそれぞれで搬出・搬入に立ち会う必要があります。

搬出・搬入時に立ち会う前に、以下のポイントを確認しておきましょう。

• 搬出・搬入の日程や場所
• 搬出・搬入予定の荷物や設備
• 荷物や設備の状態や数量
• 設備の配置や取り扱いについて

荷物や設備の状態、数量を確認するとともに、自分たちがつけた覚えのない傷がある場合は養生の前に撮影しておきましょう。荷物などの破損がないかも確認します。

- 原状回復工事が完了した物件を引き渡す -

引っ越し作業が完了したら、次に原状回復工事を行い、必要に応じて撤去・修繕して解約日までに物件を引き渡します。原状回復工事期間の目安は約1ヶ月です。原状回復工事業者には、スケジュール通りに施工が進んでいるか定期的に進捗報告してもらうよう依頼しておきましょう。

また、敷金や保証金の返還を受けることも忘れてはいけません。

物件を引き渡す際のポイントは、以下の通りです。

• 引き渡しの日程や場所を貸主と事前に確認
• 引き渡しの物件の状態や清掃を確認し、問題があれば原状回復業者に修復を依頼
• 引き渡しの物件のメーターの検針を行い、水道や電気などの使用料を精算
• 引き渡しの物件の鍵やカードなどのアクセス権を返却
• 引き渡しの物件の敷金や保証金の返還額を確認し、領収書を受け取る

- ホームページにお知らせを掲載する -

オフィスを移転する旨を取引先や関係各所に連絡するためにも、ホームページにお知らせを掲載しておきましょう。これにより、移転後速やかに新住所・電話番号で業務を行うことが可能です。また、移転の理由やメリットなどをアピールし、コーポレートイメージの向上にも繋がります。

移転1～2か月前からホームページに移転告知を掲載し、移転後速やかに新住所・電話番号に変更できるよう準備しておくことも大切です。

オフィス移転後にやるべきことは、以下の2つです。

• 口座やクレジットカード情報を変更する
• 関係省庁に届出を提出する

- 口座やクレジットカード情報を変更する -

オフィスを移転すれば住所が変更になるため、銀行口座や法人契約のクレジットカードの情報を変更する必要があります。移転後の各種支払いや受取りなどの手続きをスムーズに行うためにも、忘れてはいけません。

銀行口座の情報は、窓口でも変更できます。クレジットカードについては、WEB上で必要書類を取り寄せるあるいはダウンロードして手続きを進めるとスムーズです。

なお、手順や必要書類などは銀行やクレジットカード会社によって異なるため、あらかじめ問い合わせておくと安心です。

- 関係省庁に届出を提出する -

オフィス移転後も法令を遵守し、税金や社会保険などの手続きをスムーズに行うためにも、関係省庁への届出の提出を忘れずに行いましょう。

提出が必要な主な書類は以下の通りです。移転後速やかに提出することをおすすめします。

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今回は、オフィス移転でやるべきことについて、時系列でチェックリストをご紹介しました。オフィス移転をスムーズに進めるためには、目的を明確に定め、スケジュールを立てて計画的に進める必要があります。

オフィス移転は、コーポレートイメージの向上や、企業のブランディングにも繋がる重要事項です。ご紹介したチェックリストを参考に、抜け漏れのないようにぜひ進めてみてください。

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