オフィスコミュニケーションを活性化するには？レイアウトのコツや事例を紹介

オフィスコミュニケーションが重要とされる理由や背景には、以下のようなものがあります。

・業務を円滑に進めるため

部署内や他部署との情報共有やコラボレーションを促進し、業務をスムーズに遂行するためにコミュニケーションが不可欠です。上司と部下の意思疎通を図ることで、企業理念の浸透や働きやすい環境づくりにつながります。

・働き方や環境の変化に対応するため

テレワークの普及など、ワークスタイルの多様化が進んでいる中で、物理的に顔を合わせる機会が減っても社員間のつながりを維持・強化する新たなコミュニケーションの在り方が求められています。

・コミュニケーション不足による弊害を防ぐため

コミュニケーション不足は、情報伝達ミスによる業務上のトラブルや生産性の低下を招く恐れがあります。また、孤立を感じる社員が増えることで、モチベーション低下や離職につながるリスクもあります。

現在、企業を取り巻く環境が大きく変化する中で、イノベーション創出や優秀な人材の確保・定着のためにも、オフィスにおけるコミュニケーションの活性化がこれまで以上に重要になっているのです。

オフィスコミュニケーションを活性化することで、以下のような効果が期待できます。

• ・生産性の向上
• ・離職率の低下
• ・新しいアイデアの創出

それぞれについて解説します。

- 生産性の向上 -

オフィスコミュニケーションが活発になると、部署内だけでなく他部署との連携もスムーズになります。社員同士の良好な関係構築によってエンゲージメントが高まり、会社全体の生産性向上につながります。

コミュニケーションを円滑に行える環境があれば、業務上の問題解決もスピーディーに進められます。また、情報共有が活発化することで、会社の方針や目標が浸透しやすくなり、社員一人ひとりの働き方にも好影響を与えるでしょう。

- 離職率の低下 -

コミュニケーションが活性化したオフィスでは、社員同士が仕事の悩みを相談しあったり、協力して課題解決に取り組んだりしやすくなります。

上司も、部下の様子に目を配りやすくなるため、早期に問題に気づいて部下をサポートすることができます。社員が互いに助け合い、働きやすさを実感できる環境づくりは離職防止にも役立ちます。

一方で、コミュニケーション不足は社員の孤立感を生み、モチベーション低下や退職リスクを高めてしまいます。活発なコミュニケーションを通じて、社員のエンゲージメントと定着率を高めていくことが重要です。

- 新しいアイデアの創出 -

部署や職種を越えたコミュニケーションにより、これまでにない発想やアイデアが生まれやすくなります。多様な視点から意見を出し合うことで、イノベーティブな施策を打ち出せる可能性が高まります。

例えば、普段は関わりの少ない部署の社員が交流する中で、既存サービスの改善点や新規事業のヒントを得られるかもしれません。

オフィスにおけるインフォーマルなコミュニケーションは、業務では得られないような新たな「気づき」を促す機会にもなるのです。企業の成長には、このような創発的なアイデアも欠かせません。

オフィスコミュニケーションを活性化させる方法として、以下のような施策が効果的です。

• ・オフィスレイアウトを工夫する
• ・フリーアドレス制を導入する
• ・マグネットスペースを設置する
• ・社内カフェや食堂を設置する

それぞれの施策について、詳しく見ていきましょう。

- オフィスレイアウトを工夫する -

オフィスレイアウトを見直すことは、コミュニケーション活性化のための有効な手段の一つです。レイアウトを変更することで、これまで以上に社員同士の意思疎通が円滑になったり、偶発的なコミュニケーションが生まれやすくなったりします。

【オフィスコミュニケーションを活性化するレイアウトの例】

・同じフロアに全ての部署を配置する

部署や役職を越えた交流が可能になります。

・デスクをジグザグ型に配置する

さまざまな人とのコミュニケーションの機会が増えます。

・デスクをブーメラン型に配置する

対人距離を確保しつつ、コミュニケーションもとりやすくなります。

・1対1の面談スペースを設ける

上司と部下の定期的なコミュニケーションを創出します。

関連記事：オフィスレイアウトの種類とは？各レイアウトのメリット・デメリットを解説

- フリーアドレス制を導入する -

フリーアドレス制とは、社員が固定の席を持たず、その日の気分や業務内容に応じて自由に席を選べる仕組みです。毎日隣り合わせになる社員が変わるため、普段話す機会の少ない他部署の人とも自然とコミュニケーションが生まれやすくなります。

導入に際しては、個人ロッカーの設置などによる私物の管理方法を検討する必要があります。また、集中して作業に取り組める個室スペースも併せて用意し、メリハリのある働き方ができる環境を整えることが大切です。

- マグネットスペースを設置する -

マグネットスペースとは、「マグネット」の言葉どおり、磁石に引き寄せられるように人が集まる空間のことを指します。会議のように決められた時間に集まるスペースではなく、自販機前やコピー機前のように「自然に人が集まってくるスペース」であることがポイントです。

そうしたスペースにテーブルやイスを設置することで、社員同士のコミュニケーションを促進することができるでしょう。社員の往来が多い場所を選ぶだけでなく、リラックスできる空間づくりを意識しましょう。

関連記事：マグネットスペースとは？オフィスに設置した事例や効果・ポイントを紹介

- 社内カフェや食堂を設置する -

普段の業務とは異なる場所でくつろぎながら、社員同士が会話を楽しめるカフェや食堂の設置もコミュニケーション活性化に役立ちます。部署の枠を超えて交流することで新しいアイデアが生まれたり、互いの仕事への理解が深まったりする効果が期待できます。

カフェや食堂をコミュニケーションの場として機能させるには、ソファ席やテーブル席など、多様な座席スタイルを用意すると良いでしょう。フリードリンクのメニューを充実させることも、社員の利用を促進するポイントです。

関連記事：オフィスにカフェコーナーを設置するメリット｜導入におけるポイントとおしゃれな成功事例も

ここからは、実際の事例をもとに、社内コミュニケーションの活性化につながるポイントを見ていきましょう。レイアウトやデザインにさまざまな工夫が施されていることがわかります。

- NC建材株式会社様 -

NC建材株式会社様のオフィス営業所新設の事例です。エントランスからでもオフィスの活気が伝わるガラスとルーバーの仕切り、社員同士の交流を促すオープンスペースの設置など、コミュニケーション活性化を意識した設計が特徴的です。

個別ブースやカフェブースを併設することで、状況に応じて集中して作業したり、リラックスして会話したりと、メリハリのある働き方を可能にしています。執務室には明るいカラーリングを施すことで、社員のモチベーションアップも期待できるでしょう。

関連記事：NC建材株式会社様　オフィス営業所新設

- 株式会社ロッテ様 -

株式会社ロッテ様の執務室改修では、自由にレイアウト変更できる共用エリアを増設することで、社員の多様な働き方をサポートする環境を実現しました。遮蔽物の少ないオープンな設計は、偶発的な社員同士の交流を促す効果があります。

社員の帰属意識を高める工夫として、自社製品を陳列できるディスプレイ棚を設置した点もユニークで、企業風土の醸成にも一役買うでしょう。

関連記事：株式会社ロッテ様 執務室改修

- 株式会社エー・アール・シー様 -

株式会社エー・アール・シー様のオフィス移転の事例は、人と人とのつながりを生むことを目指したデザインが印象的です。執務エリアとカフェエリアの境界をなくしてシームレスにつなげることで、より自由なコミュニケーションが期待できます。

温かみのある素材とコーポレートカラーを用いたデザインは、社員に心地良さと一体感を与えてくれるでしょう。スケルトン天井による開放的な空間も、リラックスしながら会話をするのに一役買っています。

関連記事：株式会社エー・アール・シー様　オフィス移転

- 日本地行株式会社様 -

日本地工株式会社様のオフィス内食堂の改修の事例です。ライト色の建材とビビッドな什器を活用して明るい空間にすることで、食事だけでなく打ち合わせやリフレッシュなど、多目的なコミュニケーションの場として機能するようになりました。

特にグループでの利用を想定したテーブル席は、部署を越えた交流を促進する効果が見込めます。また、事業に関連したフェイクグリーンの壁面は、社員に愛着を持ってもらうための仕掛けとしても参考になる事例です。

関連記事日本地工株式会社様　食堂改修

最新のオフィスを見学してみたい方必見！日経ニューオフィス賞を受賞したオフィスを見学可能です！
TOPPANの空間演出ブランドexpaceでは、TOPPAN社員が実際に働いているオフィスを間近で見学できる、オフィス見学会を実施しています。
より具体的にオフィスづくりのイメージをつかみたい方はぜひお申込みください！

オフィスにおけるコミュニケーションの活性化は、企業の生産性向上や離職率の低下、新しいアイデアの創出につながる重要なテーマです。

レイアウトの工夫やフリーアドレス制の導入、マグネットスペースや社内カフェの設置など、様々な施策を通じてコミュニケーションを促進することが可能です。実際の事例から学べるポイントを参考に、自社の状況に合わせたオフィス改善を行うことで、社員の満足度や業績のアップを実現できるでしょう。

働きやすく、活気あふれるオフィス環境を目指し、コミュニケーション活性化に取り組むことをおすすめします。

最後にTOPPANではコミュニケーション促進につながるオフィスレイアウトのご提案が可能です。またオフィス移転先をご検討のお客様へ、不動産仲介会社をご紹介することも可能です。

コミュニケーションを重視したオフィスレイアウトをご検討の際は、ぜひお気軽にお問合せください！