オフィスのリフレッシュスペースとは｜必要性やポイント、事例を紹介

オフィスにおけるリフレッシュスペースは、従業員が仕事の合間に心身をリフレッシュするための重要な場所となっています。休憩室や休憩所としばしば混同されがちですが、リフレッシュスペースは単に休息を取る場所を超える機能を持つようになっています。従業員のストレスを軽減し、生産性や創造性を向上させるための環境を提供し、心理的なリラクゼーションだけでなく、社内コミュニケーションの促進や新しいアイデアの創出の場になったりもしています。

最近では、オフィスのエントランスと並び、従業員や訪問者にとって最初に印象を与える重要な場所として注目されており、企業文化や価値観を象徴するスペースとしての役割も果たしています。リフレッシュスペースは最近のオフィスデザインにおいて欠かせない要素となりつつあります。

リフレッシュスペースの必要性は、現代のオフィスワークが従業員に与える精神的、肉体的ストレスの増加により、より明確になっています。このストレスを和らげ、働きやすい環境を用意することは、従業員の満足度向上だけでなく、企業全体の生産性向上にも直結します。「クリエイティブ・オフィス」という概念が台頭し、創造性やイノベーションを促進するための環境づくりが重視されていることも、リフレッシュスペースの重要性を後押ししています。

加えて、コロナ禍や働き方改革の流れでテレワークや在宅勤務が増えた結果、オフィスでのコミュニケーションが希薄化し、社員間の連携やチームワークの強化が新たな課題として浮上しています。リフレッシュスペースは、これらの問題に対処するためにも非常に有効です。特に、創造性を重視するクリエイティブ産業や、フレックスタイム制度を取り入れている企業、テレワーク導入でオフィス内の対面コミュニケーションが減少した企業にとって、リフレッシュスペースの設置は特に効果的かもしれません。リラックススペースを設置することで、従業員同士が社内で気軽に交流し、リラックスできる場を提供することで、働きやすさと企業全体の創造性を高めることができるかもしれません。

オフィスにリフレッシュスペースを設置することは、現代の働き方においては数多くのメリットを企業にもたらします。メリットについていくつか紹介します。

• ・社内コミュニケーションの活性化
• ・生産性の向上
• ・従業員満足度の向上
• ・発想力・創造性の向上
• ・企業ブランディングへの貢献

- 社内コミュニケーションの活性化 -

リフレッシュスペースを設けることで社内コミュニケーションが活性化する主な理由は、このようなスペースが従業員に対して非公式な交流の場を提供するからです。日常の業務では異なる部署の間で自然に会話が生まれる機会が限られています。リフレッシュスペースがあることで、様々な背景を持つ従業員が自然に集まり、リラックスした状態で互いに交流できる場所となります。そういう場では従業員間の壁が低くなり、オープンなコミュニケーションを促進します。

このような活性化したコミュニケーションは、人間関係を円滑にし、チームワークを強化します。従業員が互いにより良く理解し合うことで、仕事上の誤解や衝突が減少し、より協力的な職場環境が育まれます。また、部署間の連携が図りやすくなることで、プロジェクトや業務の効率化が進み、企業全体の生産性の向上に繋がります。

さらに、オープンなコミュニケーションは新しいアイデアや創造的な解決策を生み出す土壌となり、企業のイノベーション力を高める効果も期待できます。リフレッシュスペースの設置は、職場のコミュニケーションを活性化させ、その結果として多くのポジティブな変化を企業にもたらす重要な戦略と言えるかも知れません。

- 生産性の向上-

リフレッシュスペースをオフィスに設けることによって、従業員が短時間で心身を休め、リフレッシュすることができます。休憩が適切に取られることで、従業員は仕事への集中力を回復し、効率的に業務を再開することができます。継続的な作業による疲労とストレスの蓄積を防ぎ、クリエイティブな思考と問題解決能力を発揮できるようになり、生産性が向上するでしょう。

さらに、生産性の向上は、組織全体の労働時間の削減にもつながります。作業が効率的に進むことで、必要以上の残業が減少し、従業員のワークライフバランスが改善します。この結果、従業員の仕事に対する満足度が高まり、長期的に見て企業の人材定着率の向上に貢献するようになるでしょう。また、従業員が肉体的・精神的に健康であることは、病欠や離職の減少にもつながり、結果的に企業の総合的な運営コストの削減につながります。

-従業員満足度の向上-

快適で魅力的なリフレッシュスペースは、従業員にとって仕事の合間に心身を休めることができる大事な場所となります。このような空間があることで、会社が従業員を尊重していると感じ、職場に対する満足度が高まります。特に、現代の労働市場では、仕事だけではなく、ワークライフバランスや福利厚生に対する意識が高まっており、従業員が職場の環境に対して持つ期待も増しています。

また、満足度が高い従業員はその職場に長く留まる傾向があるため、従業員の定着率向上が期待できます。企業は優秀な人材を確保し続けることができ、新たな採用や教育にかかるコストの削減にもつながるでしょう。従業員の離職率が低下することは、チームの安定性や連携の向上、組織全体の士気高揚にもつながります。従業員が満足している職場は、そのポジティブな雰囲気が社外にも伝わり、企業のブランドイメージが向上するかもしれません。

- 発想力・創造性の向上-

リフレッシュスペースを設けることで、非日常的なリラックスした環境が新たな思考の方向性をもたらすことがあります。日々の業務に追われる中で、人は自然と定型的な思考パターンに陥りがちですが、リフレッシュスペースでは、普段とは異なる空間と時間を体験することで、心理的な制約が緩和され、自由な思考がもたらされます。このような環境は、従業員が新しいアイデアを自然に湧き上がらせやすくし、創造性を刺激します。

この発想力や創造性の向上は、企業にとって大きなメリットをもたらしますに新たなヒット商品の開発やサービスの改善など、直接的な業績向上に繋がる可能性があります。創造的なアイデアは、市場での競争優位性を確立し、企業ブランドの革新性と先進性を打ち出すことができます。また、社内で創造性が奨励される文化は、従業員のモチベーション向上や組織への帰属意識の強化にも寄与し、長期的な組織の健全性と持続可能性を支えることになります。

さらに、新たに生み出されたアイデアが業界内外からの評価を高め、才能ある新たな人材を引き寄せる要因にもなり得ます。企業が革新的で創造的なアイデアを重視しているというメッセージは、求職者にとって魅力的に映り、優れた才能の獲得と保持に繋がるのです。このように、リフレッシュスペースは単なる休息の場を超え、企業の成長と発展に直結する重要な役割を果たします。

 - 企業ブランディングへの貢献-

リフレッシュスペースを設けることは、社外に対して企業が従業員の福祉とワークライフバランスを重視しているというポジティブなイメージを発信できます。現代において、消費者や求職者は製品やサービスの品質だけでなく、企業の社会的責任や従業員への姿勢も重視しています。リフレッシュスペースのような職場環境の改善は、企業が従業員の幸福を大切にしている証となり、ブランド価値の向上に寄与します。

企業ブランディングが成功することは、採用力の強化に直結します。良好な職場環境と従業員に対する配慮が公に知られることで、才能ある求職者からの魅力的な選択肢となり、企業は優秀な人材を引き付けやすくなります。また、既存の従業員のモチベーションと満足度の向上を通じて、高い定着率と生産性を維持することが可能になります。

さらに、良好な企業イメージは、顧客やビジネスパートナー、投資家などのステークホルダーに対しても好アピールになります。企業が従業員を大切にする文化を持っているという印象は、その企業の製品やサービスに対する信頼性と品質の高さを暗示し、顧客ロイヤルティの向上やビジネスチャンスの拡大に繋がります。

快適なリフレッシュスペースを作り、運用していくためにはいくつか重要なポイントがあります。以下では、そのポイントについて解説していきます。

• 運用ルールを設ける
• コンセプトに合わせて設置場所を決める
• バイオフィリックデザインの導入も検討する
• リフレッシュアイテムを設置する

- 運用ルールを設ける -

快適なリフレッシュスペースを作るために運用ルールを設ける必要があるのは、リフレッシュスペースが全ての従業員に公平に、かつ効果的に利用できるようにするためです。適切な運用ルールを設けることで、スペースの乱用を防ぎ、清潔で快適な環境を維持できます。さらに、ルールを明確にすることで、従業員間の不必要なトラブルを避け、スムーズな利用を促進します。

ルールを設ける際に注意すべき点は、利用可能な時間帯の設定、飲食物の持ち込み可否、静かに過ごすべきかどうか、清掃の責任など、具体的かつ実行可能なガイドラインを作成することです。例えば、リフレッシュスペースの利用時間を朝10時から夜の20時までとすることや、混雑を避けるために使用時間を30分から1時間に制限するなどが挙げられます。また、飲食物の持ち込みに関しては、匂いや汚れの問題を考慮して、軽食や飲料のみ許可し、アルコールの持ち込みを禁止するなど、具体的なルールを設定します。

- コンセプトに合わせて設置場所やインテリアを決める-

リフレッシュスペースのコンセプトに合わせて設置場所やインテリアを決める必要があるのは、スペースが目指す目的と機能を最大限に発揮させるためです。リフレッシュスペースのコンセプトには、リラックス、従業員間のコミュニケーションの促進、クリエイティブな作業の支援など、様々な目的があり、目的に応じて最適な設置場所やインテリアの選定が異なります。

例えば、リラックスをメインの目的とするリフレッシュスペースでは、従業員が外の喧騒から離れて静かにリラックスできるよう、人通りが少ないオフィスの隅や窓際など、静かで落ち着ける場所を選定することが望ましいです。インテリアに関しては、リラックスできるよう快適なソファやリクライニングチェア、暖色系の照明や植物を配置し、落ち着いた雰囲気を演出します。

一方で、コミュニケーションの促進を目的とするスペースの場合、オフィスの中心部や休憩エリアの近くなど、人が自然と集まる場所に設置することで、従業員同士の偶発的な交流が生まれやすくなります。このタイプのスペースでは、複数人で座れるテーブルやベンチ、オープンなカフェスタイルのレイアウトが適しています。また、カジュアルなミーティングやブレインストーミングを行うためのホワイトボードなどがあるとより良いでしょう。

クリエイティブな作業を支援するスペースの場合、自然光が入る窓際や、静かで集中できる個別のブースを設けるといいかもしれません。インテリアでは、作業に必要な道具を収納できる棚や、アイデアをメモするためのボードなど、クリエイティブな活動をサポートするアイテムを取り入れると効果的です。

- バイオフィリックデザインの導入も検討する-

バイオフィリックデザインとは、自然の要素を室内環境に取り入れることで、人々が自然とのつながりを感じられるようにするデザイン手法です。人間が本能的に自然に惹かれ、それに囲まれることで心身の健康が向上するという「バイオフィリア仮説」に基づいています。具体的には、観葉植物、水の流れる音、自然光、自然素材を使用した家具、壁面緑化、小鳥のさえずりなど自然を感じられるBGMをオフィス空間に取り入れることが挙げられます。

バイオフィリックデザインを導入することで、まず、従業員のストレス軽減が挙げられます。自然の要素はリラックス効果が高く、観葉植物を見るだけでも心拍数の低下や精神的な安定が報告されています。また、自然光は人の生体リズムに影響を与え、睡眠の質の向上や目の疲れの軽減に効果的です。これらの要素により、従業員のストレスが減少し、職場でのウェルビーイングが向上します。

さらに、創造性の向上も期待できます。自然とのつながりを感じることで心が開放され、新しいアイデアやインスピレーションが湧きやすくなります。実際に、緑豊かな環境で働く従業員は、そうでない環境に比べて高い創造性を発揮するという研究結果もあります。

企業のブランドイメージ向上にも繋がります。バイオフィリックデザインを取り入れたオフィスは、訪問者に対してポジティブな印象を与え、企業が従業員の健康やウェルビーイングを重視していることをアピールできます。これは、企業の採用活動においても有利に働き、優秀な人材の獲得に繋がる可能性があります。

- リフレッシュアイテムを設置する-

リフレッシュアイテムを置くことで、オフィス内のリフレッシュスペースで従業員が心身をリラックスさせ、リフレッシュできるようします。具体例としては、フリードリンクサービス（コーヒーマシンやウォーターサーバー）、お菓子やフルーツなどの軽食、最新号を含む幅広いジャンルの雑誌や本、リラックスを目的としたマッサージチェア、瞑想やストレッチに適したヨガマット、などがあります。これらのアイテムは、従業員が気軽に休息を取り、心身共にリフレッシュするための環境を提供します。

リフレッシュアイテムを設置することで、従業員の満足度の向上、ストレスの軽減、そして最終的には生産性の向上に繋がることが期待できます。リフレッシュスペースが充実していることは、従業員が働く環境への満足感を高めるだけでなく、職場の雰囲気を改善し、社内のコミュニケーションを活性化させる効果もあります。これにより、チームワークの強化や社内の士気向上が期待できます。

さらに、訪問客や潜在的な新入社員に対しても、企業が従業員のウェルビーイングを重視しているというポジティブな印象を与えることができます。これは企業のブランドイメージ向上にも役立ちますし、優秀な人材の獲得や顧客との良好な関係構築にも繋がります。

リフレッシュアイテムの設置に際しては、従業員のニーズや好みを考慮した上で、多様性に富んだ選択肢を提供することが重要です。また、定期的なアンケートなどで利用状況をモニタリングし、必要に応じてアイテムの追加や入れ替えを行うことで、常に魅力的なリフレッシュスペースにすることができるでしょう。

本町オフィスビルの地下2階スペースは、「地下2階のGreenParkが繋ぐ共用空間」というデザインコンセプトのもと、共有ラウンジ・ワークスペースへと改修されました。この改修では、地下空間ながら緑を豊富に使用し、自然光を想起させる照明「コエルクス」の設置により、明るく開放的な雰囲気を創出しています。壁面にはグラデーション印刷の「三軸織物」を使用し、空間の広がりを演出し、天井のルーバー「フォルティナ」には緑が組み込まれ、テラスのような雰囲気を生み出しています。このようにして、従業員のリフレッシュや生産性向上を促す快適で多目的なリフレッシュスペースを実現しています。

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オフィスにリフレッシュスペースを設置することは、現代の働き方においてますます重要な役割を果たしています。社内コミュニケーションの促進、生産性の向上、従業員満足度の向上、創造性の刺激、そして企業ブランドの強化に直接的に貢献します。リフレッシュスペースの設計にあたっては、従業員のニーズを反映し、運用ルールの設定、コンセプトに沿ったデザイン、自然要素の取り入れ、そしてリフレッシュに適したアイテムの設置が重要です。これらを踏まえ、効果的なリフレッシュスペースを設計することで、より健康で生産的な職場環境を創出することができます。

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