オフィス移転を業者に依頼するメリット・デメリット｜選び方も解説

オフィス移転を業者に依頼すると、効率的に移転を行えるというメリットがあります。

業者はオフィス移転に関する専門知識や経験を持っているので、移転の計画や実行をスムーズに進めることができます。また、オフィスの荷物の梱包や運搬、配置や設置などの作業を行ってくれるので、自社の社員の負担を軽減することができるでしょう。

さらに、オフィスのレイアウトやデザイン、設備など提案などプロの目線から的確なアドバイスをもらえることに加え、ワンストップで施工を行ってくれるところも魅力的なポイントです。

オフィス移転を業者に依頼すると、効率的に移転を行えるというメリットがありますが、一方で、デメリットもあります。オフィス移転を業者に依頼するデメリットとして、以下のようなものがあります。

• ・費用がかかる
• ・業者によってサービスの品質に差がある

オフィス移転を業者に依頼すると、業者の手数料や作業料などの費用が発生します。オフィスの規模や移転先の距離、移転する荷物の量や種類、移転する日時や期間などによって、費用は異なりますが、自分たちで移転を行うよりも高額な費用がかかる場合もあるでしょう。

オフィスのレイアウトやデザイン、設備などの提案や施工を依頼する場合は、さらに費用がかかる場合もあります。

また、業者によってサービスの品質に差があるというデメリットもあります。中には、移転の計画や実行が不十分で、移転の遅延やトラブルが発生する可能性もあるでしょう。移転後のアフターフォローが不十分で、移転に関するクレームや問い合わせに対応しない業者もいます。

これらのデメリットを避けるためには、業者選びが重要となってきます。業者選びについては、後述します。

オフィス移転を業者に依頼するメリット・デメリットを踏まえて、オフィス移転業者の利用がおすすめのケースについて紹介します。オフィス移転業者の利用がおすすめのケースとして、以下のようなものがあります。

• ・オフィスの規模が大きく、課題抽出、その改善を含めた企画・設計を社内では行なうことが難しい場合
• ・移転の期間が短く、移転のスピードが求められる場合
• ・オフィスのレイアウトやデザイン、設備などを変更したい場合
• ・移転の計画や実行に自信がない場合

上記に当てはまるなら、オフィス移転を業者に依頼することで、移転の効率性や安全性、品質を高めることができます。

また、移転の費用も、自社で行う場合と比較して、割安になる可能性があります。オフィス移転を業者に依頼することで、自社の社員の負担を軽減し、移転後のオフィスの環境や雰囲気を改善することができるでしょう。

オフィス移転を依頼する業者の選び方について説明します。オフィス移転を依頼する業者の選び方は、以下のようなポイントに注意することが大切です。

• ・サポート範囲
• ・アフターフォローの充実度

これから、それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。

- サポート範囲 -

サポート範囲とは、業者がオフィス移転に関して提供してくれるサービスの範囲のことです。業者によって、サポート範囲は異なりますので、アフターフォローがあるか、オフィス移転の際に使いたいサービスがあるかをよく確認しましょう。

オフィス移転に関する作業は、多岐にわたりますが、すべての業者がすべてのサービスを提供しているわけではありません。

自分のオフィス移転に必要なサービスを提供していない業者に依頼すると、移転の効率性や品質が低下する可能性があります。また、自分のオフィス移転に必要でないサービスを提供している業者に依頼すると、移転の費用が無駄にかかる可能性があります。

サポート範囲がどこまでが見積もりの際に詳しく聞く、依頼予定の業者のホームページやパンフレットなどでサポート範囲を確認しておくとよいでしょう。

- アフターフォローの充実度 -

アフターフォローの充実度で業者を選ぶ理由は、オフィス移転後に発生する可能性のあるトラブルに対応してくれるかどうかを判断するためです。

オフィス移転を進めていく中で、予想外のトラブルが発生してしまうこともあります。そのトラブルに対してどこまで対応してくれるのかをあらかじめ確認しておくとよいでしょう。

特にオフィス移転後に起きたトラブルには対応しない、もしくは追加で費用がかかる可能性もありますので、複数社を見比べてよりアフターFフォローが充実している業者を選ぶことが重要です。

- 実績 -

業者の信頼性や実力を判断するためにも実績を確認しましょう。

実績からオフィス移転を専門に行っているかどうかを確認することも大切です。一般的な引っ越しや、テナントの移転とは違うノウハウが必要になるのが、オフィス移転。

オフィス移転を専門に行っていない業者に依頼してしまうと、スムーズに進行できない可能性もあります。オフィス移転を効率よく進行させるためにも、必ず確認しておきましょう。

オフィス移転を業者に相談する前に決めておくことは以下が挙げられます。

• ・予算
• ・立地条件
• ・必要な設備
• ・必要なサポート
• ・移転日
• ・移転理由

業者に依頼する際に、自分のオフィス移転に関する要望や条件を明確に伝えるためにも、準備しておきましょう。

業者に依頼する際に、自分のオフィス移転に関する要望や条件を明確に伝えることで、自社に合ったサービスを提供してくれる可能性が高まります。また、要望や条件を明確にすることで、複数社からの見積もりや提案を比較しやすくなります。

オフィス移転にかかる費用は、以下の4種類があります。

• ・新しいオフィスの構築にかかる費用
• ・旧オフィスの退去費用
• ・引っ越しにかかる費用
• ・その他諸費用

新オフィスの構築にかかる費用は、新オフィスの入居費・敷金・礼金、仲介手数料に加えて、保険料や内装工事費です。これらはビルによって金額が前後します。

オフィスの退去費にかかる費用に含まれるのは、原状回復工事や廃棄物処理費です。原状回復工事は、坪単価3～5万円程度が一般的です。また、廃棄物処理費は、オフィスの規模にもよりますが、小規模のオフィスの場合、8～14万円程度が一般といわれています。

引っ越しにかかる費用は、従業員一人あたり3万円が相場といわれているので、会社規模によっては数十万～数百万程度かかるでしょう。

その他、会社移転に伴って更新が必要になる従業員の名刺や、公的書類の準備などで数万円程度かかります。

全て合わせると数百万円～数千万円になるでしょう。

できる限り費用を抑えたい場合は、一括で任せられる業者を選ぶことで費用を節約することができます。

オフィス移転を依頼する業者を選ぶ際は、以下の点に注意して選ぶとよいでしょう。

• ・サービス内容と質があっているか
• ・見積もりの内容が明確か
• ・自社のオフィス移転の課題を解決してくれるか

見積もり内容はしっかり確認しましょう。内容と金額は特によくチェックしておくと、トラブルを防ぐことができます。複数社からも見積もりをもらい、それぞれの業者を比較して、自社が抱えているオフィスの課題を解決できる業者を選ぶのがポイントです。

最新のオフィスを見学してみたい方必見！日経ニューオフィス賞を受賞したオフィスを見学可能です！
TOPPANの空間演出ブランドexpaceでは、TOPPAN社員が実際に働いているオフィスを間近で見学できる、オフィス見学会を実施しています。
より具体的にオフィスづくりのイメージをつかみたい方はぜひお申込みください！

オフィス移転を業者に依頼するメリット・デメリットを紹介し、業者の選び方や注意点をも解説しました。
オフィス移転を業者に依頼することで、移転の効率性や安全性、品質を高めることができますが、費用やサービスの品質に差があることもあります。業者選びは、サポート範囲やアフターフォローの充実度を確認し、複数の業者から見積もりを取ることが大切です。

オフィス移転を業者に相談する前には、予算や立地条件、必要な設備やサポート、移転日や移転理由などを決めておきましょう。

オフィス移転は、会社の成長や変化に伴って必要になることがありますが、業者に依頼することで、スムーズに行うことができます。オフィス移転を計画している方は、ぜひ参考にしてください。

TOPPANではオフィスの改修・リニューアルはもちろんのこと、オフィスレイアウトに関するご相談も承っております。働きやすいオフィスレイアウトをご検討の際は、ぜひお気軽にご相談ください！