インフォーマルコミュニケーションとは？具体例やメリット・オフィスの事例

インフォーマルコミュニケーションとは、業務上で発生する会話ではなく、偶然出会った人同士が日常的な会話や雑談、何気ないやりとりを行うことを指します。

従来、社内で仕事以外のコミュニケーションを取ることは好ましくないと考えられていましたが、最近では雑談が脳の活性化やアイデア創出に効果があるとポジティブに捉えられるようになってきました。

コミュニケーションの機会を増やすための仕掛けをオフィスに施すことで、インフォーマルコミュニケーションを発生させ、上手く活用できるようになるでしょう。

- フォーマルコミュニケーションとの違い -

インフォーマルコミュニケーションの反対語にあたるのが、フォーマルコミュニケーションです。フォーマルコミュニケーションとは、社内の会議や業務報告など、仕事上発生するコミュニケーションのことを指します。

一方のインフォーマルコミュニケーションは、仕事以外の雑談や何気ない会話を通して、社員同士の関係性を築く機会となるところが大きな違いです。

フォーマルコミュニケーションでは私的な会話は無駄とされており、特にテレワーク導入企業では業務上やりとりのある人以外とのコミュニケーションが減少し、人間関係が作りにくいという問題も生じてきています。

- インフォーマルコミュニケーションの具体例 -

インフォーマルコミュニケーションの代表例は雑談です。社内での会話は普段、決まったメンバーとの業務関連の話題が中心で、雑談する機会が少ないものです。しかし、雑談にはメンバー間の関係性を深めたり、仕事に役立つ知見を得られたりするメリットがあります。

主な雑談のタイミングとして、以下のような場面があります。

• ・仕事中の雑談
• ・昼休み、休憩時間（休憩室、喫煙所など）
• ・社内の飲み会やイベント
• ・社内サークルや部活動

会社がインフォーマルコミュニケーションを積極的に促進するメリットとして、以下があります。

• 社員同士の連携がしやすくなる
• 社員のメンタルケアにつながる
• 新たなアイデアの創出につながる

それぞれのメリットについて、詳しく解説していきましょう。

- 社員同士での連携がしやすくなる -

インフォーマルコミュニケーションを取り入れることで、社員同士の距離が縮まり、仕事以外のつながりができます。その結果、社員同士のコミュニケーションが活性化し、業務上の報告や相談がしやすくなります。

上司や同僚と気軽にコミュニケーションが取れる関係性を構築できるため、社内での情報共有がスムーズになり、業務効率化や生産性の向上につながるでしょう。

- 社員のメンタルケアにつながる -

業務以外のコミュニケーションを取ることで、ストレス発散にもなります。インフォーマルコミュニケーションができる場所は、メンタルコンディションを整える場としても機能します。

話しやすく相談しやすい環境を作ることで、社員のエンゲージメントを高める効果も期待できます。普段から社内で気軽にコミュニケーションを取れるようになれば、会議などフォーマルな場面でも発言しやすくなり、議論も活発になるでしょう。

- 新しいアイデアの創出 -

解決策やアイデアは、ストレスから解放された状態のときに浮かびやすいと言われています。

インフォーマルコミュニケーションは普段の業務から離れてリラックスした雰囲気の中で行われるため、その場で新しいアイデアが生まれたり、重要な気づきを共有できたりするきっかけになります。

通常の会議では出てこないような斬新なアイデアが、自然な会話の中から生まれる可能性があるのです。

インフォーマルコミュニケーションを促進するには、単に場所や機会を設けるだけでは不十分です。社員への意識づけやルールづくり、上司の率先した取り組みが重要となります。

社員全員がインフォーマルコミュニケーションの目的や意義を理解していないと、せっかく用意した場所も有効に活用されません。会社としてインフォーマルコミュニケーションをどのように捉えているのか、社員に明確に伝えることが大切です。

また、インフォーマルコミュニケーションを促すために設置したスペースが、特定の人だけの休憩場所になってしまっては本末転倒です。利用時間を制限するなど、一定のルールを設けることも必要でしょう。

そして何より、上司自らがインフォーマルコミュニケーションを率先して行うことが重要です。部下は上司の行動を見て、インフォーマルコミュニケーションへの参加をためらわなくなるからです。

インフォーマルコミュニケーションは、働きやすい職場環境づくりに欠かせない要素ですが、その定着には社員全員の意識改革と協力が不可欠なのです。

関連記事：社内コミュニケーションを活性化させるアイデア｜メリットと事例を紹介

インフォーマルコミュニケーションは偶発的に発生するものですが、それを促進するにはオフィス環境の整備が重要です。ここでは、インフォーマルコミュニケーションを生み出しやすいオフィスの作り方を紹介します。

具体的には、以下の4つになります。

• マグネットスペースを設置する
• 社内カフェを設置する
• フリーアドレス制を導入する
• デスクの配置を工夫する

- マグネットスペースを設置する -

マグネットスペースとは、人が自然と引き寄せられて会話が生まれるスペースのことです。自販機前やコピー機前など、多くの社員が立ち寄る場所にテーブルやイスを設置することで、偶然居合わせた社員同士の雑談を促せます。

マグネットスペース設置のポイントは、コピーやドリンク購入など、そこに行く明確な用事を作ることです。人の往来が多い場所を選び、居心地の良さも考慮しましょう。

関連記事：マグネットスペースとは？オフィスに設置した事例や効果・ポイントを紹介

 - 社内カフェを設置する -

社内カフェを設置することで、部署を超えた社員同士の出会いと交流を生み出せます。リラックスできる空間は、社員のリフレッシュだけでなく、新たなアイデア創出にもつながります。

社内カフェを機能させるには、社員が長く滞在したくなる工夫が必要です。リラックスできるソファの設置、雑誌や書籍の購入、穏やかなBGMを流すなど、居心地の良さを追求しましょう。

 - フリーアドレス制を導入する -

フリーアドレス制とは、個人に固定の席を割り当てず、空いている席を自由に利用できる仕組みです。毎日違う社員が隣席になることで、普段話す機会の少ない社員とのコミュニケーションが生まれやすくなります。業務上の関わりが少ない社員とのコミュニケーションは、必然的に雑談が多くなるため、インフォーマルコミュニケーションの促進に適した施策です。

ただし、フリーアドレス制の導入には社員の理解と協力が不可欠です。目的や利用ルールを明確に示し、運用における課題にも柔軟に対応していく姿勢が求められます。

 - デスクの配置を工夫する -

デスクの配置を工夫することで、自然な会話が生まれやすい環境を作れます。向かい合わせではなく横並びにする、パーティションを低くするなど、社員同士の物理的な距離を縮めることがポイントです。

一方で、集中して作業できるスペースも確保するなど、業務への影響にも配慮が必要です。社員のニーズを汲み取りながら、試行錯誤を重ねて配置を決めましょう。

ここでは、インフォーマルコミュニケーションが生まれやすいオフィス環境を実現した企業の事例を紹介します。各社の取り組みから、効果的なオフィス作りのポイントを学んでいきましょう。

ここからは、実際の事例をもとに、社内コミュニケーションの活性化につながるポイントを見ていきましょう。レイアウトやデザインにさまざまな工夫が施されていることがわかります。

- NC建材株式会社様 -

NC建材株式会社様の事例では、オフィス営業所の新設にあたり、企業の魅力を伝える「魅せるオフィス」をコンセプトに掲げました。エントランス正面に用いたプロジェクションマッピング、内装の印象的な色使いなど、シンボリックなビジュアル演出が随所に施されています。

ゾーンごとのカラーリングによって生み出される空間の変化が、社員のモチベーションアップとコミュニケーション活性化につながっています。インフォーマルコミュニケーションを促すには、デザイン面での仕掛けづくりも有効であることがわかる事例です。

関連記事：NC建材株式会社様　オフィス営業所新設

- 株式会社ロッテ様 -

株式会社ロッテ様の事例では、執務室の改修にあたり、多様なワークエリアと自由にレイアウト変更可能な共用エリアを増設しました。遮蔽物の少ないオープンな設計により、偶発的なコミュニケーションを促す空間が生まれています。

また、企業風土の醸成につながるよう、自社製品の陳列棚を設置するなどの工夫も取り入れています。社員が自然と集い、交流できる場を意図的に作ることが、インフォーマルコミュニケーション活性化の鍵といえるでしょう。

関連記事：株式会社ロッテ様 執務室改修

- 株式会社エー・アール・シー様 -

株式会社エー・アール・シー様の事例では、オフィス移転に伴い、人と人のつながりを持てる温かいオフィスの構築を目指しました。木質素材を基調とし、企業カラーやグリーンをアクセントにした温もりある空間デザインが特徴的です。

執務エリアとカフェエリアの境界をなくしてシームレスにすることで、カフェスペースがフリーアドレス席としても機能するような工夫を施しています。場所の区切りをあえて曖昧にすることが、インフォーマルコミュニケーションを生む一つの方法と言えそうです。

関連記事：株式会社エー・アール・シー様　オフィス移転

- 日本地工株式会社様 -

日本地工株式会社様の事例では、オフィス内食堂の改修を通じて、明るく開放的な空間を創出しました。ライトカラーの建材とビビッドな什器の組み合わせが、活き活きとした雰囲気を生み出しています。

個人利用、グループ利用に対応した多様な席を設けたことで、食事だけでなく、打ち合わせやリフレッシュなど、さまざまな用途で利用できる多目的コミュニケーションエリアが誕生しました。

用途に合わせた居心地の良い空間が、社員のインフォーマルコミュニケーションを自然と促します。

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インフォーマルコミュニケーションは、社員同士の連携強化やメンタルケア、新しいアイデアの創出など、企業にとってさまざまなメリットをもたらします。

一方で、その促進には社員への意識づけやルール作り、上司の率先した取り組みが不可欠です。加えて、マグネットスペースや社内カフェの設置、フリーアドレス制の導入、デスクの配置の工夫など、オフィス環境の整備も重要です。

インフォーマルコミュニケーションを活性化させることで、働きやすい職場環境を作り、業務効率化や生産性向上につなげましょう。

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