オフィス移転に活用できる補助金・助成金制度は数多くありますが、申請前に知っておくべきポイントとして、以下の5つがあります。

• ・オフィスを移転後に補助金が給付される
• ・支給された補助金は課税の対象
• ・制度の詳細は都度変更になる可能性がある
• ・申請通りの取り組みをしていない場合は返還要求の可能性がある
• ・補助金と助成金の違い

これらの特徴を理解したうえで、自社に適した補助金・助成金を選択し、計画的に活用することが重要です。
以降では、それぞれについて解説します。

 - オフィスを移転後に補助金が給付される -

補助金や助成金の支給タイミングは、実際の移転完了後となります。つまり、移転時には全額を自社で負担する必要があります。例えば、移転費用が300万円で補助率が2分の1の場合、最終的な自己負担は150万円になりますが、移転時には300万円全額を用意しなければなりません。

このため、補助金・助成金が支給されるまでの期間の資金繰りを十分に考慮する必要があります。特に運転資金が不足しないよう、計画的な資金確保が重要です。

 - 支給された補助金は課税の対象 -

受給した補助金・助成金には課税が発生します。具体的には法人税や所得税の課税対象となり、会計処理上は「雑収入」の勘定科目で処理します。ただし、消費税については非課税となります。

また、補助金・助成金の申請年度と実際の支給年度にズレが生じるケースがあります。特に年度末近くの申請の場合、支給が新年度にずれ込む可能性があるため、会計処理の際は注意が必要です。

 - 制度の詳細は都度変更になる可能性がある -

補助金・助成金制度は、年度ごとに支給額の上限や適用条件が変更される可能性があります。また、制度自体が廃止されるケースもあります。

そのため、申請を検討している補助金・助成金については、必ず最新の情報を確認することが重要です。制度の詳細は各運営機関の公式サイトで確認できますので、申請前に必ずチェックしましょう。

 - 申請通りの取り組みをしていない場合は返還要求の可能性がある -

補助金・助成金は、申請時の計画通りに事業を実施することが求められます。申請内容と異なる取り組みをした場合や、期待される成果が得られなかった場合には、支給後であっても返還を求められる可能性があります。

やむを得ない事情で計画通りの実施が困難になった場合は、速やかに運営機関に相談することをお勧めします。状況によっては、支給額の減額や支給時期の延期などの対応も検討されます。

 - 補助金と助成金の違い -

オフィス移転で活用できる支援制度には、主に「補助金」と「助成金」の2種類があります。どちらも返済不要な支援制度ですが、運営する省庁や目的、支給額、審査要件などに違いがあります。

以下の表で主な違いを確認しましょう。

一般的に補助金は支給額が高い一方で審査が厳格であり、助成金は支給要件が比較的緩やかという特徴があります。申請する際は、自社の状況に合わせて適切な制度を選択することが重要です。

オフィス移転の際に活用できる補助金・助成金には、中小企業庁や厚生労働省、地方自治体が実施するものなど様々な制度があります。

ここでは主な補助金・助成金の内容と、オフィス移転時の活用方法について解説します。

 - ものづくり補助金（中小企業庁） -

中小企業や小規模事業者の革新的なサービス開発や生産プロセスの改善に関する設備投資を支援する制度です。オフィス移転時には、新オフィスの設備投資やシステム構築費用として活用できます。

 - 事業継承・引継ぎ補助金（中小企業庁） -

事業継承をきっかけとした経営革新や事業転換を支援する制度です。オフィス移転の目的が事業転換などの場合に、廃業・再チャレンジ枠や経営革新枠として申請できます。

 - 小規模事業者持続化補助金（全国商工会連合会） -

小規模事業者の持続可能な経営のための取り組みを支援する補助金制度です。オフィス移転が、働き方改革や生産性向上に関わるものであれば活用できます。

 - キャリアアップ助成金（厚生労働省） -

非正規雇用労働者の正社員化や処遇改善を支援する助成金です。オフィスの移転とともに、非正規雇用者の正社員化や賃金規定の改定といった予定がある場合に活用できます。

 - 事業再構築補助金（中小企業庁） -

新分野展開や業態転換、事業転換など、事業再構築に取り組む中小企業等を支援する制度です。新しい取り組みを目的としたオフィス移転の際の建物費などに活用できます。

 - テレワーク促進助成金（東京しごと財団） -

都内の中小企業がテレワークを導入・定着させる際の環境整備を支援する制度です。オフィス移転を機にテレワーク環境を整備する際の費用などに活用できます。

オフィス移転に際して補助金・助成金を活用するには、適切な手順で申請を進める必要があります。一般的な申請の流れは次のようになります。

まず、移転計画の段階で利用可能な補助金・助成金を調査します。補助金・助成金の概要や支給額、申請条件などを確認し、自社の移転計画に適した制度を選びましょう。移転先の自治体が独自の制度を設けている場合もあるため、幅広く情報を収集することが重要です。

次に、選定した補助金・助成金の申請書類を準備します。事業計画書の作成や見積書の取得など、必要書類をもれなく用意します。補助金・助成金によって求められる書類は異なりますので、公式サイトで確認しましょう。また、事業費用や実施期間の算出には余裕を持たせることをお勧めします。

申請書類を提出後、審査を経て補助金・助成金の交付が決定します。その後、計画に基づいてオフィス移転を実施します。移転完了後は事業報告書などの提出が必要です。領収書などの証憑書類は確実に保管し、実績報告時に添付できるようにしておきましょう。

実績報告の内容に問題がなければ、補助金・助成金が支給されます。ただし、申請時の計画通りに事業を実施できなかった場合は、支給額が減額されたり、支給時期が延期されたりする可能性があります。計画変更が必要な場合は、速やかに運営機関に相談することが重要です。

オフィス移転は、単なる場所の移動ではなく、企業の働き方を見直す絶好の機会です。補助金・助成金を活用して、従業員が働きやすい環境づくりを目指しましょう。

適切に設計されたオフィス環境は、業務効率の向上や従業員のモチベーションアップ、コミュニケーションの活性化につながります。また、魅力的なオフィスは人材採用においても重要な要素となります。

移転に伴うオフィス環境の整備では、以下のポイントに注意して計画を立てましょう。

• ・オフィスのコンセプトに基づいて計画する
• ・オフィス内に必要な機能スペースは何か洗い出す
• ・動線を考えて配置を決める

 - オフィスのコンセプトに基づいて計画する -

オフィス環境の整備では、まず企業が目指す方向性に合わせたコンセプトを定めることが重要です。事業分野や従業員の働き方を考慮し、企業のブランディングやモチベーション向上につながるデザインを検討しましょう。

例えば、従業員同士で支え合う企業風土を目指すなら、コミュニケーションがとりやすい開放的なスペースを設けます。また、エントランスには自社の商品やサービスを紹介するディスプレイを設置し、企業イメージを効果的に伝えることができます。

 - オフィス内に必要な機能スペースは何か洗い出す -

効率的な業務遂行と快適な職場環境の実現には、必要な機能スペースを明確にすることが欠かせません。各部署の業務内容や使用頻度を考慮し、適切なスペースを確保します。

具体的には、執務室や会議室といった基本的なスペースに加え、リフレッシュスペースや給湯室、フリーアドレス対応のワークスペース、個人用ロッカーなどが考えられます。また、オンライン会議の増加に対応し、Web会議専用の個室を設けることも検討しましょう。

 - 動線を考えて配置を決める -

効率的な業務遂行のためには、従業員の移動を考慮した動線設計が重要です。頻繁に行き来する部署は近くに配置し、共用設備は利用しやすい場所に設置することで、業務効率が向上します。

例えば、コピー機やプリンターは各デスクからアクセスしやすい場所に設置します。また、休憩室は執務室から程よい距離に配置することで、リフレッシュ効果を高められます。

セキュリティ面では、来客エリアと執務エリアを適切に区分することが重要です。応接室はエントランス付近に配置し、重要書類を扱う部署やサーバー室は部外者が立ち入りにくい場所に設置するなど、セキュリティレベルに応じたゾーニングを行いましょう。

オフィス移転や改装を実施した企業の事例から、働きやすい環境づくりのポイントを学ぶことができます。
ここでは、補助金・助成金を活用して実現した、特徴的なオフィスデザインの事例をご紹介します。

 - L.Biz日本橋セットアップオフィス様 -

「自分/会社のために形を変える」をコンセプトに、企業の成長を支える柔軟なオフィス空間を実現しました。間仕切り壁を最小限に抑え、ゾーニングや仕上げ、フロアレベルで空間を区切ることで、開放感のある環境を創出しています。

キャスター付き家具の採用や、ガラスパーテーションの活用により、レイアウト変更が容易で視認性の高い空間となっています。また、木目調の内装やグリーンを配置することで、温かみのある雰囲気を演出。窓際にはカフェテーブル席を多く設け、フリーアドレスやランチスペースとして活用できる工夫も施されています。

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 - NC建材株式会社様 -

多様な業務スタイルに対応しながら、企業の魅力を伝える"魅せるオフィス"をコンセプトに設計されました。エントランスには企業ロゴをプロジェクションマッピングで演出し、来客エリアと執務エリアの仕切りにはガラスとルーバーを採用することで、内部の活気が伝わる空間としています。

執務室はゾーンごとに明るいカラーを配置し、チェアカラーも統一することで一体感を演出。オープンスペースには大型モニター付き造作棚を設置し、企業情報の共有とコミュニケーション促進を図っています。また、カフェブースはスライディングウォールで大人数の会議室としても利用可能な、柔軟性の高い設計となっています。

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 - タカラスタンダード株式会社様 -

「決められた場所に囚われない」をテーマに、ABW（Activity Based Working）を取り入れた新しい働き方を実現するオフィスです。従来の固定概念にとらわれず、仕事内容に応じて最適な場所で働ける環境を目指しました。

執務エリアには10人用の大型テーブルやディスプレイ棚を造作家具として設置し、スポットライトの活用でカフェのような雰囲気を演出。

一方で、集中作業用のエリアには仕切りを設けてダウンライトを採用し、メリハリのある働き方を可能にしています。さらに、個室のミーティングルームや応接室も設置され、目的に応じた空間選択が可能となっています。

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 - 株式会社ロッテ様 -

フレキシブルな働き方を実現するため、多様なワークエリアと自由なレイアウト変更が可能な共用エリアを設計しました。遮蔽物を最小限に抑えることで、自然な形での偶発的なコミュニケーションを促進しています。

企業のブランドカラーを差し色として使用し、自社製品を展示できるディスプレイ棚を新設するなど、企業風土の醸成にも配慮。社員の一体感を高めながら、効率的な業務遂行を可能にする環境を実現しています。

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 - 株式会社文昌堂様 -

「従来の風通しの良さを活かしながら、新しい感性を取り入れる」をテーマに、7階と8階で異なる役割を持たせた柔軟な働き方を実現しています。7階はABWを取り入れたコミュニケーション促進エリア、8階は執務エリアとして設計されました。

特に7階には、商材サンプルを展示できるマグネットウォールや、フレキシブルに利用できるコラボレーションエリア、一人作業に適したハイカウンターなど、多様な働き方に対応できる空間が用意されています。さらに、造作のオープンラックで空間を緩やかに区切り、圧迫感のない開放的な環境を実現しています。

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オフィス移転に補助金・助成金を活用することは、企業の経営戦略において重要な選択肢となります。働き方改革が求められる現代において、効率的な業務環境の整備と従業員の満足度向上は企業の競争力を高める重要な要素です。適切な補助金・助成金の活用と、計画的なオフィス環境の整備により、生産性の向上とコミュニケーションの活性化を実現し、企業の持続的な成長につなげることができます。各種支援制度を上手に活用することで、自社にとって最適なオフィス環境を構築することで、魅力的な職場づくりと経営目標の達成を両立させることができるでしょう。



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