オンライン会議とは？ビデオ会議との違いや代表的なシステムを比較紹介

オンライン会議（Web会議）とは、インターネットを介して複数の参加者がリアルタイムに会議を行うシステムです。各参加者はそれぞれの端末（PC、スマートフォン、タブレットなど）を使って、遠隔地からでも音声やビデオ、ファイル、画面を共有しながらコミュニケーションをとれます。

日本国内では、コロナ禍を背景にテレワークやハイブリッドワークが広まり、それにともなってオンライン会議が頻繁に行われるようになりました。

- リモート会議との違い -

リモート会議とは、物理的に別の場所にいる参加者がデジタルツールを用いて会議に参加することを指します。

一方、オンライン会議はリモート会議のひとつであり、特にインターネットを介した音声やビデオ、ファイル共有に重点を置いた形式を指します。

リモート会議はより広義で、スマートフォンによる音声だけの電話会議などインターネットを使用しない形式も含まれます。

- テレビ会議との違い -

テレビ会議は、専用の機材を使って映像と音声をリアルタイムに送受信するものです。主に複数名とのグループ会議で用いられます。

テレビ会議は基本的にテレビ同士をつなげて会議をするので、テレビが設置された会議室に行かなければ実施できません。しかし、オンライン会議はPC、スマートフォン、タブレットなど個々の端末を使用してどこからでも参加できます。

オンライン会議を行うためのシステム（ツール）は大きく3種類に分かれます。

それぞれの概要は下記のとおりです。

- クラウド型 -

クラウド型のオンライン会議システムは、データをクラウド上に保存し、インターネット環境があればどこからでもアクセスできる特徴があります。これにより、短時間での導入が可能で、システムの更新や保守を外部に委託できるため、運用負荷が低いのがメリットです。

代表的なシステムとしては「Zoom」などが挙げられます。

- ブラウザ型 -

ブラウザ型のオンライン会議システムは、専用のアプリケーションをインストールすることなく、Google ChromeやSafariなどWebブラウザ上で利用できるタイプです。端末の種類を問わず、インターネット環境さえあればすぐに会議に参加できる手軽さが特長です。

代表的なシステムとしては「Google meet」や「Remo」などが挙げられます。

- オンプレミス型 -

オンプレミス型のオンライン会議システムは、自社内にサーバを設置し、情報を自社で一元管理するタイプです。情報漏えいのリスクを抑えたい企業や、自社のセキュリティポリシーに合わせてシステムをカスタマイズしたい企業に向いています。

代表的なシステムとしては「V-CUBE」や「Live On」などが挙げられます。

オンライン会議システムは、以下のようにさまざまなメリットをもたらします。

• 対面時のように意思の疎通が図れる
• 社内の情報共有や意思決定が早まる
• 社員のコミュニケーションを活発化できる
• 経費や時間などのコストを削減できる
• 会議の効率性が上がる

- 対面時のように意思の疎通が図れる -

オンライン会議システムは、映像と音声によって参加者同士の対話を可能にします。対面での会議と同じように非言語情報（表情やジェスチャーなど）を読み取ることができ、より深いコミュニケーションをとれます。

- 社内の情報共有や意思決定が早まる-

オンライン会議システムを導入すれば、情報をリアルタイムに共有でき、意思決定のスピードが向上します。海外にキーマンがいたとしても、会議の時間さえ合わせればスピーディなやりとりが可能です。

- 社員のコミュニケーションを活性化できる -

オンライン会議システムは、物理的な制約を越えたコミュニケーションを可能にします。海外を含めて異なる地域や時差のある社員同士の交流を促進し、会社全体のコミュニケーションを活発化させることができます。

- 経費や時間などのコストを削減できる -

対面会議では交通費や移動時間、会議室のレンタル費用などのコストが発生しますが、オンライン会議ではこれらを大幅に削減できます。遠くにある拠点や顧客とのミーティングを頻繁に行う場合、このコスト削減は大きなメリットとなるでしょう。

- 会議の効率性が上がる -

オンライン会議システムでは、会議の録音・録画や自動文字起こしなど、会議の進行・記録をサポートする機能が多数あります。限られた時間の中で最大限の成果を出し、会議後の業務もスムーズに行えるでしょう。

一方で、オンライン会議システムにはいくつかのデメリットもあります。

たとえば、インターネット接続が乱れると会議自体がストップするかもしれません。地域や施設のインターネット環境によっては、回線に負荷がかかって「映像がカクカクする」「音声が途切れる」といった問題が起こりえます。Wi-Fiなどで快適なインターネット環境を用意しなければなりません。

また、オンライン会議システムの基本的な操作ができないITの苦手な人材もいるはずです。会議への参加方法やカメラの起動方法、ファイルの共有方法など、システムの使い方についてトレーニングする必要があります。

オンライン会議システムを選ぶ際は、以下のポイントを踏まえて検討することが重要です。

• 料金プラン
• 操作性
• 品質・安定性
• セキュリティ
• 同時接続数
• サポート体制

- 料金プラン -

システムの料金には初期費用、月額費用、オプション機能の費用などが含まれます。料金の総額と、対面会議でのコストを比べるとコストパフォーマンスを把握できるでしょう。

たとえば、以下のような項目について年間でいくらかかっているか算出するといいでしょう。社内での平均値から計算すれば、より正確な数値を割り出せます。

・会議の開催数

・出張の交通費、宿泊費、出張手当

・出張する人数

- 操作性 -

ITの苦手な人材であっても簡単に操作できるかをチェックしましょう。操作が難しいシステムでは、従業員にストレスを与えかねません。また、操作に関するベンダーのサポートも確認しておきたいところです。

多くのベンダーでは、機能に制限のある無料プランや、有料プランのトライアル期間を設けているので、そこで操作性を従業員に確かめてもらいといいでしょう。

- 品質・安定性-

カメラやマイクの品質が良いか、安定しているかは、会議のスムーズな進行とコミュニケーションの質に影響します。もし品質が低ければコミュニケーションを阻害し、会議の生産性を低下させかねません。あえてインターネット接続の悪い環境でオンライン会議システムを試してみてもいいでしょう。

- セキュリティ-

ミーティングの議題やそこで取り扱うファイルには企業機密が含まれることが多々あります。オンライン会議システムからの情報漏えいには細心の注意を払わなければなりません。

システムがどのようなセキュリティ機能（暗号化、パスワード保護、アクセス制御など）を提供しているか、またベンダーが定期的なセキュリティ更新を行っているかなどをチェックすることが重要です。

- 同時接続数 -

企業によってはウェビナーといったオンラインイベントを開催したり、全社員が一堂に会する会議をオンラインで行ったりする機会もあるでしょう。そうした際には大人数が接続できるオンライン会議システムを選んでおくことが重要です。

- サポート体制 -

システムに問題が発生したときや疑問が生じたとき、スピーディに対応するサポート体制がベンダーに整っているかどうかは重要です。操作マニュアルやFAQに加えて、メールや電話などでの問い合わせが可能かもチェックしておきましょう。

最近のオンライン会議システムでは、無料プランでも基本的な音声・ビデオ通話、画面共有、チャット機能などが利用できます。小規模な会議をたまに行う、または基本的な機能だけでこと足りる場合には、無料プランを選んでも問題ありません。

一方で、大規模な会議をよく開催する、高度なセキュリティが必須となる、特定の高度な機能を利用する（たとえばAIによる議事録の文字起こし、同時通訳など）が必要な場合は、有料プランの契約が必要となるでしょう。

オンライン会議システムの中でも特に使用されているのが、Zoom、Microsoft Teams、Google Meet、Slackです。

以下では、それぞれの特徴や料金について解説します。

- Zoom -

Zoomは人気なオンライン会議システムです。画面共有や録画などの操作が分かりやすく、インターネット接続も安定しているのでストレスなく利用できます。

こんな会社におすすめ

• 定番のオンライン会議システムで多機能を試したい企業
• 分かりやすい操作でストレスなく利用したい企業

- Microsoft　Teams -

Microsoft Teamsはオンライン会議に限らず、Microsoft製品との連携でさまざまな応用が可能です。Word、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリに加え、タスク管理（ToDo）などを利用できます。

こんな会社におすすめ

• Microsoft 製品を導入している企業
• 大規模な会議やオンラインイベントを頻繁に開催する企業

- Google Meet -

Google MeetはGoogle Workspaceの一部として提供されており、Gmailやカレンダー、ドライブとの連携が容易です。チームメンバーとの情報共有やコミュニケーションに役立つでしょう。

Google meetは、ブラウザ型で専用アプリをダウンロードする必要はなく、また無料プランでも１時間までなら参加人数に制限がないなど十分に活用できます。

こんな会社におすすめ

• Google Workspaceを利用している企業
• １時間以内の短い会議を頻繁に行う企業

- Slack -

Slackは主にチーム内のコミュニケーションを効率化するためのビジネスチャットツールで、その一機能としてオンライン会議システムも備えています。

GoogleカレンダーやAsana、Marketoなど他のアプリケーションとの連携が強みです。連携先にはZoomやMicrosoft Teamsも含まれているので、シーンに応じて使い分けることもできるでしょう。

こんな会社におすすめ

• 複数のツールとの連携を求める企業
• チームのコミュニケーションを効率化したい企業

オンライン会議システムを導入する際には、ハードウェアの設備を用意する必要があります。

以下では、主な設備を紹介します。

- ヘッドセット -

会議中の音声をクリアに聞くためには、高品質なヘッドセットが必要です。ノイズキャンセリング機能のあるヘッドセットは、周囲の音を抑え、話者の声だけを聞き取ることができます。

- マイク -

自身の声をはっきりと相手に届けるために、ノイズキャンセリング機能のついたマイクがおすすめです。ヘッドセットと一体型になっている商品でもいいでしょう。

- Webカメラ -

クリアな映像を送るためには、高解像度のWebカメラが必要です。内蔵カメラも便利ですが、よりクリアな映像を届けたい場合は、外付けのWebカメラを導入するといいでしょう。

- 専用ブース -

専用ブースの設置は、従業員がそれぞれ参加するオンライン会議に集中するために有効です。ハウリングの防止や、背景ノイズの低減などにも役立ちます。

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こうした設備は基本的なもので、より高度な機能や快適な環境を求める場合には、さらにコストがかかってくるので十分に検討する必要があるでしょう。

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オンライン会議（Web会議）は現代で欠かせないコミュニケーションツールで、時間・場所を問わない働き方を可能にします。

導入に際しては、操作性やセキュリティ、サポート体制などを考慮し、オンライン会議システムを比較検討するといいでしょう。

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