社内コミュニケーションを活性化させるアイデア｜メリットと事例を紹介

社内コミュニケーションとは、文字通り社内で従業員同士がおこなう、あらゆる情報交換や情報共有を指します。業務上のやりとりや日常的な雑談も、社内コミュニケーションの一部です。また、実際に顔を合わせるコミュニケーションだけではなく、メールやチャット、Web会議ツールなど、オンライン上で実施されるものも含まれます。

企業は基本的に組織で動いていますので、従業員同士のつながりは非常に大切です。社内コミュニケーションが活発であれば情報共有がスムーズになり、業務の進捗が早くなります。また、従業員同士の何気ないコミュニケーションの中から、思わぬアイデアが生まれるケースもあるでしょう。

働き方改革の推進によりリモートワークやテレワークが採用され、職場としての一体感や従業員のエンゲージメントが薄れる懸念もあります。こうした状況を打開する意味でも、社内コミュニケーションの活性化を図るのは企業の重要課題だといえます。

社内コミュニケーションを活発化させるメリットとしては、次の項目が考えられます。

• ・従業員のモチベーションが向上する
• ・生産性が向上する
• ・離職率が低下する
• ・顧客満足度が向上する

それぞれについて、詳しく説明します。

 - 従業員のモチベーションが向上する-

社内コミュニケーションの活性化によって、従業員のモチベーション向上が期待できるでしょう。

職場でのコミュニケーションが円滑になると、従業員が自分の意見を上司や同僚に伝えやすい環境となります。コミュニケーションにより従業員同士の相互理解が深まると、業務に対して積極的に取り組もうという気持ちが高まるものです。

また、相互理解が進むと上司が部下の特徴を把握できるので、適材適所への人員配置も可能となり、さらにモチベーションアップを図れるでしょう。

- 生産性が向上する-

社内コミュニケーションが活性化すると、業務の生産性向上にも寄与します。

従業員同士の関係性がよく、コミュニケーションが気軽に取れる環境となると、情報共有がスムーズになります。業務の進捗状況も共有できるため、停滞している部分は業務分担するといった対策も、早期に実現可能です。また、部署を越えたコミュニケーションの機会がある場合、リフレッシュ中の何気ない会話から新しいアイデアが生まれることも期待できます。

社内コミュニケーションにより、部署内外の情報共有が進められることで業務の無駄や重複を防ぎ、生産性アップの可能性が高まるでしょう。

 - 離職率が低下する-

社内コミュニケーションの活性化によるメリットとして、離職率の低下もあげられます。

従業員同士のコミュニケーションが活性化すると、従業員同士に信頼関係が生まれ、良好な人間関係が築きやすくなります。従業員同士の関係が良好であると、オフィスの風通しもよくなりストレスが軽減されるため、人間関係が原因で離職する従業員の減少が期待できるでしょう。

離職率が下がると新たに求人活動するコストが不要となるのも、離職率低下のメリットといえます。

 - 顧客満足度が向上する-

良好な社内コミュニケーションは、最終的に顧客満足にもつなげられます。

社内コミュニケーションの活性化により、生産性やエンゲージメントの向上、新しいアイデアの創出などのメリットが見込めます。それらがうまくかみ合うことで経営面の基盤が強化され、レベルの高い顧客サービスが生み出される可能性も高まるでしょう。

社内コミュニケーションが活発だと、ミスや不祥事を隠ぺいする状況も減ると考えられ、企業のブランド力向上にも寄与します。

社内コミュニケーションを活性化するには、どのような施策が有効となるか迷っている担当者の方も多いのではないかと考えられます。
ここでは、具体的な取り組み例について次に紹介しますので、取り入れられる部分はぜひ参考にしてください。

• ・リフレッシュスペースを設置する
• ・ミーティングスペースを設置する
• ・フリーアドレスを導入する
• ・コミュニケーションツールを導入する
• ・朝礼や夕礼を導入する
• ・社内報を制作する
• ・サンクスカードを導入する
• ・メンター制度を導入する
• ・社内イベントを実施する
• ・1on1ミーティングを実施する
• ・チームビルディングを実施する
• ・社内サークルを立ち上げる

- リフレッシュスペースを設置する-

リフレッシュスペースとは、従業員同士がリラックスして過ごせるようなスペースを指します。軽い飲食ができるカフェや、お酒を楽しめるバースペースを設置している企業もあります。

リフレッシュスペースでは、部署間を越えたコミュニケーションが可能です。リラックスした状態で会話を楽しめるため、所属先や役職にこだわらないコミュニケーションも期待できます。

求職者に魅力的なリフレッシュスペースがあることをアピールできるのも、設置の利点となるでしょう。

- ミーディングスペースを設置する -

会議室とは別に気軽に使えるミーティングスペースを設置するのも、コミュニケーションの機会創出には効果的です。

オフィスの一角にミーティングスペースを設置すると、気軽にブレーンストーミングや簡単なミーティングが可能となります。あえて椅子のないスペースにすることで、立ち話感覚で打ち合わせが可能となります。立ち話のスペースでは机を置くだけで設置でき、広いスペースも必要となりません。

あまり使われていないスペースにミーティングスペースを設置することで、スペース効率を高められるメリットも考えられるでしょう。

- フリーアドレスを導入する -

フリーアドレスとは、従業員に固定席を設けず、好きな席に座って作業できるレイアウトを指します。

フリーアドレスでは自由に席を選べるため、部署を越えたコミュニケーションが期待できます。普段かかわることが少ない部署や役職の従業員と話すきっかけ作りにもなり、コミュニケーションの活性化を見込めるでしょう。

なお、フリーアドレスを導入しても、同じ席ばかりに座っているとフリーアドレスのメリットが得られません。連続して同じ席に座らない、くじ引きで席を決めるなどといった、運用上の工夫が求められるでしょう。

- コミュニケーションツールを導入する -

テレワークやリモートワークの従業員が多い企業は、コミュニケーションツールを導入するとよいでしょう。代表的なコミュニケーションツールとして、次のものがあげられます。

• ・Web会議ツール
• ・チャットツール
• ・社内SNS
• ・バーチャルオフィス　など

コミュニケーションツールでは、人に話しかけるのが苦手な従業員でも気軽にコミュニケーションを取れるのがメリットです。複数人でのコミュニケーションも可能なため、チームや部署間の連絡事項もスムーズに伝えられます。

コミュニケーションツールは対面ではないため、一方的なコミュニケーションにならないようなルール作りも求められるでしょう。

 - 朝礼や夕礼を導入する -

朝礼や夕礼を導入して業務に関する情報を共有すると、チームメンバー内の意識統一が図れ、団結力アップに寄与します。

業務の進捗をチームメンバーで共有すれば、進捗状況に応じてメンバーがヘルプに入るといったことも臨機応変に対応できます。お互いに助け合う空気を作るにも、朝礼や夕礼は有効な施策となるでしょう。

 - 社内報を制作する -

社内報を発行して社内部署や従業員に関する情報発信するのも、コミュニケーション活性化を促せます。

発信媒体として紙媒体・メルマガ・社内SNSなどが考えられます。電子媒体であれば、どこにいる従業員でもリアルタイムで確認できるのでおすすめです。

経営陣から今後のビジョンや企業の考え方を発信すると、従業員の意識統一を図れます。また「経営層の方がオフをどう過ごしているか」「遠隔地にある営業所の紹介」など、普段あまり知らない部分を社内報に盛り込めば、従業員同士のコミュニケーション創出に役立てられます。

 - サンクスカードを導入する -

サンクスカードとは、従業員同士が感謝の気持ちを書いたカードを送り合う制度です。対面でカードを渡すほか、オンライン上で送り合うシステムもあります。

感謝の気持ちを伝え合うことでお互いにポジティブな気持ちになり、職場の雰囲気が向上します。他の従業員から「感謝されている」と感じられると喜びを感じ、会社やチームへのエンゲージメント向上にもつながるでしょう。

自由に送る形にすると浸透しない可能性があるので、定型文のカードを作成する、送付のタイミングを決めておくなど、気軽に送りやすい仕組みを作るとよいでしょう。

 - メンター制度を導入する -

先輩従業員が新人や若手従業員の指導役となり、定期的に悩みや不安を聞いてサポートする制度が、メンター制度です。

入社して日の浅い従業員は、先輩に相談したいと思ってもなかなか話しかけにくいものです。メンター制度で定期的に話し合いができる環境を整えておけば、話しかけにくさの解消にもつながります。また、新人や若手従業員の悩みに寄り添うことで離職を防ぎ、モチベーションアップも図れます。

先輩後輩のコミュニケーション活性化を図る意味でも、メンター制度が効果的だといえるでしょう。

 - 社内イベントを実施する -

従業員がふれあえる社内イベントを定期的に開催すると、コミュニケーションのきっかけになります。

イベントには研修や勉強会といった業務につながるものと、運動会やバーベキューなどのモチベーション向上を促すものがあります。遠隔地で働く従業員も参加できるように、オンラインでの開催も取り入れてみるとよいでしょう。

社内イベントでは、普段あまり見られない趣味やプライベートの一面を見られる可能性があり、親睦を深めるきっかけ作りが期待できます。

 - 1on1ミーティングを実施する -

従業員同士1対1でミーティングをおこなう施策が、1on1ミーティングです。

基本的には、上司と部下の組み合わせで1on1ミーティングが実施されます。部下から業務の進捗状況の報告、業務上の悩みや目標を聞き出し、上司がその内容にフィードバックするのが一般的な流れです。

定期的に1on1の機会を作れば、上司は部下の悩みを把握でき、早めに対策を講じられます。部下からすれば、定期的に悩みを聞いてもらえる機会があることで安心して業務を遂行でき、モチベーションアップにもつなげられるでしょう。

 - チームビルディングを実施する -

チームビルディングとは、チームメンバーのスキルや経験を最大限に発揮できる環境を作り、目標達成できるチームを作り上げる取り組みを意味します。

チームビルディングは、目標達成のために組織の結束力を高めるのが目的です。目標達成のために意見交換を活発に実施することで信頼関係を構築し、コミュニケーションがたやすく取れる雰囲気が作られます。

チームビルディングでは、良好な関係が作れると業務に対するモチベーションがアップします。しかし、メンバーが「やらされている」と感じてしまうと逆効果にもなりますので、業務の丸投げとならないようなコミュニケーションが求められるでしょう。

 - 社内サークルを立ち上げる -

社内サークルや部活動を立ち上げると、同じ趣味や特技を持つ従業員が部署や役職にかかわらず集まるため、フラットなコミュニケーションを築けます。同じ活動を定期的におこなうとコミュニケーションの機会が増え、お互いに親近感を抱くようになるでしょう。

また、サークルに所属することで従業員の趣味嗜好がわかり、会話のきっかけにすることも可能です。

TOPPAN 環境デザイン事業部の秋葉原事業所「expace office」では、部門を超えた社内コミュニケーションを促進するべく、フリーアドレス制を導入しています。
expace officeには、気分や業務内容に応じて仕事に取り組める様々なワークスペースがあり、社員は自由に働くエリアを選ぶことができます。

ですが各自お気に入りの場所が固定化されており、「当初の目的が果たされていないのではないか…」という課題が見えてきました。
そこで、ワークスペースの席をくじ引きで決める「コミュニケーションアップデイ」を毎週水曜日に開催しています。

イベントの概要は、次のとおりです。

 - 出社したらくじを引く-

1. 1.出社したら扉のそばに設置されているボックスから、6種類に色分けされたくじを引く
2. 2.ワークスペースは6種類に色分けされており、引いたくじと同じ色の席を使用する
3. 3.執務中は、くじを机の上の見えるところに置いておく

出勤時に引いたくじは、退勤時に返却します。原則くじ引きは1日1回となりますが、外出から戻った際にあらためて引き直すことが可能です。

 - コミュニケーションアップデイの運営・反響について -

イベントの効果や反響について、expace office事務局の竹内さんにお話を伺いました。

- 反響はいかがですか

普段交流のない部署のメンバーと話すきっかけになって良いというプラス意見もありますが、
温度差があるというのが正直なところです。

- 今後に向けて

取り組みに対して前向きな人とそうではない人の差があるのは確かで、そこを埋めていくことが必要だと感じています。
社員、とくに若手がいきいきと仕事ができる環境を提供したいという思いがあるので、他社の取組みも参考にしつつ、自社にあったやり方を模索していきたいと思います。

社内コミュニケーションを活性化すると「従業員のモチベーション向上」「生産性の向上」「離職率の低下」「顧客満足の向上」といったメリットがあります。

コミュニケーションを活性化するには、さまざまな施策が考えられます。本記事でいくつか例をあげていますので、自社でもすぐに取り入れられそうなものや、導入目的が合いそうな施策などがあれば、導入を検討してみてはいかがでしょうか。



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