オフィスのミーティングスペースとは？作り方や設置時の注意点・事例を紹介

ミーティングスペースとは、オフィス内での小規模な打ち合わせやアイデア出し、雑談を行うための場所です。

会議室よりカジュアルでオープンな空間で、クリエイティブなアイデアの交換や雑談、短時間の作業などを目的としています。

一般的には椅子や小さなテーブル、ホワイトボード、モニターなどが設置されています。また、オープンスペースに設置することで、気軽に集まりやすく、チーム間のコミュニケーションの活性化に貢献できるでしょう。

会議室は通常、企画会議や意思決定の会議、プレゼンテーション、ウェビナーの開催などを目的に使われます。

会議室は、ミーティングスペースと比べてより大きく、外部と区切られた空間で、より多くの人数を収容することが可能です。

また、長時間座れる椅子や大型テーブル、高機能なモニターなどの設備が備わっており、より大人数が参加する重要なビジネスミーティングに適しています。

「会議室でミーティングスペースの機能を補えるのでは？」と思うかもしれませんが、現代のオフィス環境ではミーティングスペースは欠かせない要素です。

ミーティングスペースは社員が気軽に集まり、リラックスした環境でアイデアを共有したり、プロジェクトの進捗を確認したりするための場を提供します。

会議室は事前予約が必要になるなど、準備に手間がかかるので、気軽にコミュニケーションをとりたい時にはミーティングスペースが適しているでしょう。

また、オフィスデザインをおしゃれに演出でき、従業員をリラックスさせ、訪問者にブランドイメージを伝える効果も期待できます。

オフィスにミーティングスペースを設置することには、いくつもメリットがあります。
以下では、ミーティングスペースを設置することによる具体的なメリットを解説します。

- すぐにミーティングを始められる-

思いついた時や急に必要になった時、すぐにミーティングを始められます。

ミーティングスペースは、基本的に予約不要で気軽に使えるため、急なアイデアの共有やディスカッションが必要な場合にすぐに利用できます。

従業員は時間を有効に活用し、会議室の予約や移動の手間が省けます。1回当たりはわずかな効率化ですが、塵も積もれば山となるでしょう。

- ミーティング以外にも使用できる -

ミーティングスペースは、簡易なミーティング以外にも多目的に利用できる柔軟性があります。その用途はさまざまで、例えば以下のような活用が考えられます。

• ・休憩スペース：従業員がリフレッシュするための休憩場所として活用できる
• ・カジュアルな面談：カジュアルな面談や1on1に適している
• ・作業スペース：通常のデスクと場所を変え、気分転換しながら作業できる

このように、ミーティングスペースは多様なニーズに応えることができ、オフィス内での柔軟な働き方をサポートしてくれます。

ミーティングスペースは、その用途やデザインに応じていくつかの種類に分けられます。それぞれのメリットを理解した上で利用するといいでしょう。
以下では、主なミーティングスペースの種類を紹介します。

• ・クローズドタイプ：プライバシーが保たれた閉鎖的なスペース
• ・セミクローズドタイプ：一部開放的でありながらも、一定のプライバシーが確保されているスペース
• ・オープンタイプ：完全に開放されたスペースで、誰でも自由に利用できるスペース

- クローズドタイプ-

クローズドタイプのミーティングスペースは、壁やドアによって完全に囲まれたプライベートな空間です。

このタイプのメリットは、外からの騒音や視線を遮断できるため、集中して作業や議論を進めることが可能です。

機密性の高いテーマを扱う面談や取引先とのミーティング、ミスが許されず集中を必要とする作業などに適しているでしょう。

- セミクローズドタイプ -

セミクローズドタイプは、一部が開放されているものの、他の部分は壁やパーテーションで仕切られたスペースです。

セミクローズドタイプは、ある程度のプライバシーを保ちつつ、オープンな雰囲気も味わえるというメリットがあります。

カジュアルなミーティング・面談や少人数でのアイデア出しなど、プライバシーと開放感のバランスが求められる場合に適しています。

- オープンタイプ -

オープンタイプのミーティングスペースは、壁や仕切りがなく、完全に開放されたエリアです。

オープンタイプのメリットは、誰でも気軽に利用でき、チーム間のコミュニケーションの活性化に貢献する点です。

オープンスペースは雑談や情報交換の場として機能します。

具体的にミーティングスペースを設置する際には、どのような手順で進めればいいのでしょうか。

以下では、ミーティングスペースを作るためのステップを紹介します。

1. 1.目的を決める
2. 2.設置するスペースを決める
3. 3.内装を決める

- ①目的を決める -

ミーティングスペースを設計する最初のステップは、その目的を明確にすることです。目的には、カジュアル面談やアイデア出し、雑談などが考えられます。

いくつかの種類のミーティングスペースを設置することで、シーンに応じた使い分けが可能です。また、利用者が多くなってもミーティングスペースが埋まらずに済みます。

- ②設置するスペースを決める -

目的を踏まえて、ミーティングスペースを設置する場所や広さを決めます。

設置場所は、利用頻度や目的、オフィス内の動線を踏まえて決めるといいでしょう。例えば、利用頻度が高いにもかかわらず、執務室から距離のあるエリアに設置すると移動に時間がかかります。

また、広さは利用人数を想定して決めます。1on1や集中作業で使用する場合は、1〜2名用の狭いスペースでも構いませんが、カジュアル面談やアイデア出し、チーム間の交流に使用する場合は、広いスペースが必要です。

このような観点からミーティングスペースを設置する場所を考えましょう。

- ③内装を決める-

最後に、ミーティングスペースの内装を決めます。内装は、スペースの用途や雰囲気を大きく左右するので、しっかり議論したいところです。

内装を決める際には、カラーリングや照明、家具などの細かな要素まで考えましょう。スペースの目的に合わせて、機能的かつ心地いい環境を作り出せるようにします。

以下のアイテム・設備も検討してはいかがでしょうか。機能だけでなく、デザインによっても空間に与える印象は変わります。

実は、ミーティングスペースのレイアウトも重要なポイントです。

ここでは、レイアウト例をそのメリットとともに紹介します。

- ファミレス席タイプ -

ファミレス席タイプのレイアウトは、2席が向かい合うような形となっています。

ファミレス席タイプはカジュアル面談やアイデア出し、雑談に適しています。テーブルが比較的コンパクトで、互いの距離感が近くなることがメリットです。

- スタンディングタイプ -

スタンディングタイプは、その名の通り、参加者が立ったまま利用できるミーティングスペースです。つまり、椅子は設置しません。

このレイアウトのメリットは、立ったままで会議をするので「効率的に終わらせよう」という心理が働く点です。

- 円形テーブルタイプ -

円形テーブルタイプのレイアウトでは、テーブルが円形であり、参加者が円を描くように座ります。

円形テーブルのメリットは、参加者全員が互いの顔を見やすく、コミュニケーションが促進されることです。よりオープンな議論を促したり、チームの一体感を高めたりするのに適しています。

ミーティングスペースを設置する際には、いくつかの注意点があります。

以下では、設置する際の注意点について説明します。

- 音漏れ対策を行う -

ミーティングスペースでは、外部への音漏れを防ぐことが大切です。音漏れは他の従業員の集中を妨げたり、機密性の高い情報を外部に漏らしたりするかもしれません。

音漏れ対策としては、防音材の使用、扉の設置などがあります。また、ミーティングスペースの位置をオフィスの静かなエリアに設定することも効果的です。

- 社内でミーティングスペースを周知する -

新たに設置したミーティングスペースを積極的に使ってもらうためには、社内での周知が欠かせません。

周知する方法には、社内メールの通知、掲示板へのポスター掲示、社内ミーティングでの紹介などがあります。

また、ミーティングスペースの利用ルールや予約方法を明確にしておくと、従業員間のトラブルやストレスを防ぐことができます。

最後に、ミーティングスペースを設置した事例をいくつか紹介します。

- NC建材株式会社 -

引用：NC建材株式会社様 

NC建材株式会社 様のオフィス営業所において、ミーティングスペースを設置した事例です。

多様な業務スタイルを叶えるとともに、働きたくなる”魅せるオフィス”にすることで、企業の魅力を伝えられるようにしたいとご要望をいただきました。

ソファや円型のテーブル席を用意したオープンタイプのスペースや、気軽なミーティング用の個別ブース、会議にも使えるカフェブースなどを用意しています。

オフィス設計は、従業員の生産性やエンゲージメントの向上、企業に置けるブランディングに大きく寄与します。設計時に大切なのは、コンセプト設計と目的の設定です。これらが曖昧になると、思うようなオフィスにならない可能性が高くなるため、時間を割いてじっくりと検討することが求められます。

オフィス設計は、基本的な手順に沿って進めていきます。各エリアに置いても設計のポイントが異なりますので、コンセプトと目的に合わせた設計が必要となるでしょう。

自社だけでオフィス設計をすべて行うのは、スキルや経験がなければ非常に難しいものです。自社だけでは行き詰まりそうだと感じた際は専門の業者に相談して、コンセプト作りから手助けしてもらうのもよい方法といえるでしょう。

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