オフィスのレイアウトを変更する流れ｜メリットやデメリット・事例も

オフィスのレイアウト変更は、自社の社員のみで行うのではなく、専門業者への依頼がおすすめです。なぜなら、業者に依頼することで、以下のようなメリットが得られるからです。

【幅広い対応力】
オフィスレイアウトの変更を専門業者に依頼する最大のメリットは、一貫したサービスの提供です。レイアウトの提案から、必要に応じた内装工事、配線や回線の調整まで幅広く対応してくれます。また、家具の購入や災害時の業務継続計画（BCP）に対応したオフィスづくりも可能になります。

【カスタマイズされたデザインとレイアウトの提案】
専門業者は、各企業のニーズに合わせた効率的で創造的なオフィス環境を提供するノウハウを持っています。デザイン性と機能性を兼ね備えたオリジナリティあふれるレイアウトを提案してくれるため、業務効率の向上に直結します。特に、ゾーニングや動線計画はレイアウト変更において非常に重要であり、専門業者に依頼することで、業務効率を低下させるリスクを避けることができます。

【専門的な知識による安心感】
オフィスのレイアウト変更には、家具の移動だけでなく、配線工事や内装工事など、専門的な知識が求められる作業が多く含まれます。消防法や地震対策における家具の転倒防止など、多岐にわたる観点からの配慮が必要です。これらの作業を専門業者に依頼することで、安全かつ効率的にレイアウト変更を行うことが可能になり、社員にかかる負担も軽減されます。

オフィスのレイアウトを変更するには、以下の流れで行います。

1. 1.目的を決める
2. 2.レイアウトを決める
3. 3.業者を選ぶ
4. 4.スケジュールを調整する
5. 5.レイアウトの変更を確認する

これらの流れについて、詳しく見ていきましょう。

- ①目的を決める -

最初のステップは、レイアウト変更の目的を明確にすることです。これには、作業効率の向上、コミュニケーションの促進、社員のウェルビーイングの向上などが含まれます。
目的を明確にすることで、全体の方向性が定まります。

- ②レイアウトを決める -

目的が決まったら、具体的なレイアウトを決定します。これにはデスクの配置やオフィス内のゾーニングなどが含まれます。
レイアウトを決める際には、以下のデスクレイアウトの種類とそれぞれのメリット、デメリットを参考にしてください。

- ③業者を選ぶ -

業者選定は、レイアウト変更の成功に直結します。選ぶ際のポイントには、過去の実績、提案力、価格、対応の速さなどがあります。
また、業者との相性やコミュニケーションも重要です。業者との相性やコミュニケーションを重視することで、レイアウト変更の目的や内容について、スムーズに話し合うことができます。

業者を選定したら、レイアウト変更にかかる費用や期間などを明確にした見積もりを提出してもらいましょう。

- ④スケジュールを調整する-

スケジュール調整では、オフィス作業の中断を最小限に抑える計画を立てることが重要です。業者と綿密に連携を取り、作業が従業員の業務に与える影響を考慮した上で、最適な時期と時間帯を選定しましょう。また、緊急時に備えたフレキシブルな対応計画も考慮に入れることが望ましいです。

- ⑤スケジュールを調整する-

レイアウト変更が完了したら、事前に作成したチェックリストをもとに、変更点を一つひとつ確認します。確認すべき点には、デザインの適切性、機能性、安全性なども含め、レイアウト変更の目的や内容が達成されているかを確認します。
不備があった場合には、速やかに業者に連絡し、必要に応じて再度レイアウトの見直しを行います。このプロセスを通じて、最終的なレイアウト変更の完成度を高めることができます。

オフィスのレイアウト変更によるメリットとして、以下が挙げられます。

• ・業務を効率化できる
• ・コミュニケーションが活性化する

ここでは、これらのメリットについて解説します。

- 業務を効率化できる -

レイアウト変更により業務の効率化を促すことができます。例えば、頻繁に連携が必要な部署を物理的に近づけることで、コミュニケーションの手間を削減し、情報の伝達速度を高めることができます。

また、個々の従業員が集中して作業できる静かなスペースと、チームでのブレインストーミングに適した開放的なスペースを設けることで、作業の性質に応じた環境を提供することが可能です。

- コミュニケーションが活性化する -

オフィスのレイアウト変更によってコミュニケーションの活性化を図ることができます。例えば、カジュアルな会話を奨励するカフェスタイルの休憩スペースを設けることで、非公式ながらも重要な情報交換の場となるでしょう。

また、オープンスペースを利用して、部署間の垣根を低くすることで、異なるチーム間のコラボレーションが促進されます。これらの変更により、従業員はより自然にコミュニケーションを取り、新しいアイデアや解決策が生まれやすい環境が整います。

オフィスのレイアウト変更には、数多くのメリットがある一方で、考慮すべきデメリットも存在します。特に費用面でのデメリットが大きな懸念材料の一つとなります。

内装工事にかかる費用はもちろん、新しいオフィス家具の購入、既存の家具や設備の撤去および廃棄、そしてオフィス用品や文書の一時保管にかかる費用など、予想外の出費が重なる可能性があります。

そこで、費用を抑えるポイントとしては以下になります。

• ・計画の見直し：レイアウト変更の計画を見直し、本当に必要な変更だけを行うことで、コストを削減できます。
• ・見積もりの比較：複数の業者から見積もりを取り、コストとサービスのバランスを比較検討します。
• ・既存資産の再利用：既存の家具や設備を可能な限り再利用することで、新規購入にかかる費用を削減できます。
• ・段階的実施：一度に全てを変更するのではなく、段階的に実施することで、費用を分散させることが可能です。

オフィスのレイアウト変更は、職場環境の改善に大きく寄与しますが、それには慎重な計画と予算管理が必要です。デメリットを理解し、適切に対処することで、費用対効果の高いレイアウト変更を実現できるでしょう。

続いて、執務スペースの改修事例をご紹介します。オフィスレイアウトを変更する際の参考にしてください。

- 株式会社ロッテ様 -

株式会社ロッテ様の執務室改修事例です。

フレキシブルな働き方の実現のために、多様なワークエリアや自由にレイアウトを変更できる共用エリアを増設しました。遮蔽物の少ない石器画にすることで、偶発的なコミュニケーションを生む空間に仕上げています。

また、「ロッテ様らしさ」を表現するために、ブランドカラーを差し色に使用しました。自社製品などを陳列できるディスプレイ棚を新設するなど、企業風土の醸成を促すような仕掛けも施しています。

- NC建材株式会社様 -

オフィス営業所の新設事例です。
気分や状況に応じて柔軟に働くことができるオフィスを実現しています。

執務室には、オフィス内に活気が生まれるような明るいカラーをゾーンごとに配置。椅子のカラーも合わせて統一感のあるデザインにしました。ナチュラルな木目と、カラフルでポップな配色により、明るく働きやすい空間にしています。
オープンスペースにはモニター付き造作棚を大きく構え、お客様や社員の方が企業のニュースリリースや商材情報などをチェックできるようにし、コミュニケーションを促すような設計にしました。

加えて、通常の打ち合わせはもちろん、気軽なミーティングやオンラインでの打ち合わせが可能な個別ブースも設置。オフィスの隅に位置するカフェブースは、スライディングウォールを用いれば大人数に対応できる会議室としても利用が可能です。

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オフィスのレイアウト変更は、業務効率の向上やコミュニケーションの活性化など多くのメリットがありますが、費用面でのデメリットも考慮する必要があります。計画的に行い、専門業者への依頼を検討することで、効果的かつ効率的なレイアウト変更が実現可能です。本記事を参考にしていただき、目的に応じた最適なレイアウトを検討しましょう。

TOPPANではオフィスの改修・リニューアルはもちろんのこと、オフィスレイアウトに関するご相談も承っております。働きやすいオフィスレイアウトをご検討の際は、ぜひお気軽にご相談ください！