オフィス改革のアイデアを紹介！目的や効果・企業のレイアウト事例も

オフィス改革とは、従業員が働きやすく快適に業務に取り組める環境を整えるため、オフィス内のレイアウトやデザインを見直し改善する取り組みのことを指します。

例えば、従業員がリラックスできるような休憩スペースを設けたり、作業に集中しやすいようにデスク配置を変更したりするなど、オフィスの設備や空間を大きく変える施策が含まれます。

オフィス改革を行うことで、業務効率や生産性の向上が期待できます。働きやすい環境が整えば、従業員はより仕事に集中しやすくなるでしょう。

また、オフィス改革は働き方改革を推進する上でも重要な取り組みの一つとされています。実際に、総務省や国土交通省などの官公庁でも、集中ブースやカジュアルなミーティングスペースの設置など、オフィス改革による業務効率化や生産性向上に力を入れています。

オフィス改革には次のような、さまざまな目的があります

• ・業務の効率化・生産性の向上
• ・社員間のコミュニケーションの促進
• ・社員のメンタルヘルス対策の促進
• ・社内外に対するアピール

ここでは、オフィス改革によって期待できる具体的な効果について見ていきましょう。

- 業務の効率化・生産性の向上 -

オフィス改革によって、業務の効率化と生産性の向上が期待できます。例えば、1人で集中して作業できるソロワークスペースを設置したり、業務で連携することの多い部署の近くにミーティングスペースを設けたりすることで、チームが一体となってスピーディに仕事を進められる環境が整います。

適切な照明や空調、作業に没頭できるブースやミーティングエリアなどを整えることで、従業員は仕事に集中しやすくなり、業務効率のアップにつながるでしょう。

- 社員間のコミュニケーションの促進 -

オフィス改革を通じて、社員間のコミュニケーション活性化も期待できます。フリーアドレス制の導入や、コピー機・文具など事務用品を1カ所にまとめたマグネットスペースの設置などにより、他部署の社員との偶発的な交流が生まれやすくなります。

また、部署の壁を取り払いオープンな執務スペースにすることで、オフィス全体が見渡せるようになり、誰がどこで何をしているのかが分かりやすくなるため、部署を超えた連携が促進されます。多様なスキルや知識を持つ社員同士の交流から、新しいアイデアやイノベーションが生まれることも期待できるでしょう。

関連記事：マグネットスペースとは？オフィスに設置した事例や効果・ポイントを紹介

- 社員のメンタルヘルス対策の促進 -

オフィス内にカフェやラウンジなどのリラックススペースを設けたり、オフィスグリーンを取り入れたりするなどの工夫により、社員のメンタルヘルス対策にも寄与します。

仕事の合間に適度にリフレッシュできる環境があれば、ストレス軽減や気分転換に役立ち、従業員の心身の健康維持につながるでしょう。

メンタルヘルスケアは企業にとって重要な課題の一つであり、オフィス改革はその解決策としても注目されています。

- 社内外に対するアピール -

オフィス改革は、社内外へのアピール効果も期待できます。働きやすく快適なオフィス環境は、従業員にとって「大切にされている」という実感につながり、企業への愛着や帰属意識の向上にも寄与します。

一方、企業の人材を大切にする姿勢は、社外の信頼獲得にもつながります。求職者にとっての企業の魅力度アップや優秀な人材確保の面でも効果が見込めるでしょう。

社員満足度の高いオフィスは、企業イメージの向上や採用競争力の強化など、社外に対するアピールポイントとしても重要な意味を持っています。

オフィス改革は、働き方改革を推進する上で欠かせない取り組みだといえます。多様で柔軟な働き方を実現するためには、それに対応したオフィス環境の整備が不可欠だからです。

従来のような固定席中心のレイアウトでは、テレワークやフリーアドレスといった新しい働き方を取り入れることが難しくなります。一方、オフィス改革によって、社員のニーズに合わせた多様なワークスペースを用意することで、場所や時間に縛られない働き方が可能になるのです。

総務省の行政管理局でも、国家公務員の働き方改革を推進する一環として、積極的にオフィス改革に取り組んでいます。具体的には、フリーアドレス制の導入やペーパーレス化の推進、アドホックな打ち合わせに活用できるスペースの設置などを実施。その結果、テレワーク実施者が大幅に増加するなど、多様な働き方の浸透が進んでいるようです。

このように、オフィス改革と働き方改革は密接に関連しており、両者が相乗効果を生み出すことで、真の意味での"働き方改革"が実現するのです。オフィス環境という「ハード」の変革なくして、働き方という「ソフト」の変革はあり得ない、ともいえるでしょう。

参考：総務省｜理想の働き方のために 働く「場」を変える、オフィス改革の挑戦

ここからは、オフィス改革を実践する上での具体的なアイデアをご紹介します。

以下のようなさまざまな施策が考えられます。

• ・フリーアドレス制の導入
• ・ミーティングスペースの設置
• ・ラウンジスペースの設置
• ・集中スペースの設置
• ・ペーパーレス化の促進
• ・サテライトオフィスの利用

それぞれの取り組みの狙いや進め方、ポイントをみていきましょう。

- フリーアドレス制の導入 -

フリーアドレス制とは、従業員が固定の座席を持たず、空いている席を自由に利用できる仕組みです。オフィス改革の代表的な手法の一つで、コミュニケーションの活性化やスペース効率の向上などのメリットが期待できます。

導入する際は、単にデスクをフリーアドレス化するだけでなく、多様な働き方に対応した環境づくりが肝心です。例えば、1人で集中して作業できるブースや、スタンディングミーティングができるスペースなど、状況に応じて使い分けられるようレイアウトを工夫する必要があります。

また、フリーアドレス制の目的を従業員にしっかりと浸透させることも重要です。業務効率化やコミュニケーション促進など、期待する効果を共有しておくことで、スムーズな定着を図れるでしょう。トライアルを実施しながら課題を洗い出し、柔軟に改善していくのもポイントです。

関連記事：フリーアドレスのレイアウトの種類｜成功のポイントとオフィス導入事例を紹介

 - ミーティングスペースの設置 -

部署や役職を越えて利用できるミーティングスペースは、社内のコラボレーションを促進するのに有効です。会議室とは異なり、予約不要で利用できるカジュアルな空間を用意することで、ちょっとした打ち合わせやアイデア出しがしやすくなります。

設置する際は、立ち話でも利用できるスタンディングテーブル、近接して議論できる対面式レイアウト、リラックスできるソファ席など、目的に合ったスペースをバランスよく配置することが大切です。ホワイトボードやディスプレイなど、必要な設備も整えておきましょう。

運用面では、利用ルールを設けて社内で共有するのがおすすめです。使用できる時間帯や利用マナーなどを明確にし、誰もが気兼ねなく活用できる環境を整えましょう。利用状況を見ながら、レイアウトの見直しや什器の入れ替えを適宜行うのも効果的です。

関連記事：オフィスのミーティングスペースとは？作り方や設置時の注意点・事例を紹介

 - ラウンジスペースの設置 -

ラウンジスペースは、従業員がリラックスしてリフレッシュできる場所として、オフィス改革に欠かせません。仕事の合間に気分転換ができる環境があれば、ストレス軽減やモチベーションアップにつながります。

カフェのようなカウンター席、くつろげるソファ、仮眠できる個室など、多様な使い方ができるスペースを用意するのがポイントです。キッチンや飲料サーバーを備えたり、グリーンを取り入れたりするのもおすすめ。普段とは違う雰囲気の中で過ごすことで、新しいアイデアが生まれることもあるでしょう。

一方、ラウンジが私的な空間と化してしまわないよう、利用目的や時間帯などのルール設定も必要です。業務に支障が出ないよう、適度な利用を促すことが大切といえます。社員食堂やカフェテリアと併設するなど、福利厚生の一環として整備するのも有効でしょう。

関連記事：オフィスのリフレッシュスペースとは｜必要性やポイント、事例を紹介

 - 集中スペースの設置 -

オープンなオフィスでは、周囲の雑音や視線が気になって集中できない場合があります。そこで、1人で没頭できる集中スペースを用意することで、生産性の向上が期待できます。

集中ブースは、他者との物理的な遮断性を重視した個室タイプや、パーテーションで区切った半個室タイプなどさまざまです。防音性の高い素材を使ったり、照明を調整できるようにしたりと、静かで快適な環境づくりを心がけましょう。

利用に際しては、一定の時間制限を設けるなどのルールを検討すると良いでしょう。また、集中スペースの使い方をガイドラインにまとめて周知するなど、有効活用を促す工夫も必要です。デスクワークが中心の部署には積極的に設置し、状況に応じて配置を見直すのも効果的な進め方といえます。

関連記事：個室ブースとは？設置するメリットやデメリット・注意点を解説

 - ペーパーレス化の促進 -

オフィス改革では、ペーパーレス化を推し進めることも重要なポイントです。書類の電子化やクラウドの活用により、場所を選ばずに仕事ができるようになるほか、ペーパーコストの削減にもつながります。

ペーパーレス化を進めるには、業務フローの見直しから着手しましょう。申請や承認、決裁などの紙ベースの手続きを洗い出し、電子化できる部分から順次移行します。並行して、ペーパーレス会議の実施や、資料の電子化・クラウド共有などを徹底することが欠かせません。

一方で、セキュリティ対策の強化や、社員のITスキル向上など、ハード・ソフト両面の環境整備も必須です。ペーパーレス化は一朝一夕には進まないため、トップのリーダーシップのもと、中長期的な視点で取り組むことが何より大切だといえるでしょう。

 - サテライトオフィスの利用 -

働く場所の選択肢を広げるサテライトオフィス。本社から離れたところに設けるこの小規模オフィスは、多様な働き方の実現や、通勤負担の軽減などに寄与します。

例えば郊外や地方にサテライトを設置することで、都心への通勤が難しい社員の活躍の場を広げられます。出張の多い営業部門では、移動時間の短縮や、現地での打ち合わせ環境の確保にも役立つでしょう。

導入に際しては、業務の特性や社員の通勤実態などを踏まえ、最適な立地選定が重要です。また、セキュリティ対策の検討、本社とのコミュニケーション基盤の整備など、運用面のフォローも欠かせません。コストを抑えるには、シェアオフィスの利用も選択肢の一つ。トライアルから始めるなど、柔軟な発想で取り組むのがおすすめです。

以上のように、オフィス改革にはさまざまなアプローチがあります。自社の目指す姿に合わせて、最適な手法を選択・組み合わせていくことが何より大切。トップダウンの視点と、社員の声を反映したボトムアップの発想をバランスよく取り入れながら、働きやすく生産性の高いオフィス環境の実現を目指していきましょう。

オフィス改革を進める際には、いくつか押さえておきたいポイントがあります。予算の設定、目的の明確化、社員からのヒアリング、施策後の効果測定、動線や防災の観点など、多角的な視点を持つことが求められます。

ここでは、改革を成功に導くための具体的な進め方についてご紹介しましょう。

- 予算を設定する -

オフィス改革を円滑に進めるためには、まず予算設定が欠かせません。改革の規模や内容に応じて、適切な予算を確保することが重要です。

予算を検討する際は、複数の業者から見積もりを取るなどして、必要コストの目安を把握するのがおすすめ。また、改革の優先順位を明確にし、段階的に実施していく計画を立てることも大切です。

予算オーバーを防ぐには、コストを抑えられる部分がないか入念にチェックするのも一つの方法。社員の意見を踏まえつつ、費用対効果を意識した予算配分を心がけましょう。

 - 目的を明確化する -

オフィス改革の目的を明確にすることは、取り組みの方向性を定める上で非常に重要です。業務効率化やコミュニケーション活性化など、改革に期待する効果を具体的にイメージしておく必要があります。

目的を設定する際は、経営陣主導のトップダウンと、社員の声を吸い上げるボトムアップの両面作戦で臨むのが理想的。会社のビジョンと、現場の課題認識のすり合わせを丁寧に行いましょう。

また、目的は社員全員で共有することが大切です。改革の意義や目指す姿を浸透させることで、社員のモチベーション向上や、円滑な推進につなげられるでしょう。

 - 社員からヒアリングする -

オフィス改革は、何より社員にとって働きやすい環境づくりが目的です。そのため、現場の声に耳を傾けることが何より重要といえます。

アンケートの実施やワークショップの開催など、社員の意見を吸い上げる機会を積極的に設けましょう。普段の働き方での不便や、あったら嬉しい設備など、リアルな声を集めることが肝心です。

ヒアリングで得られた意見は、経営陣に報告して施策に反映するとともに、社内で共有するのがおすすめ。社員参加型の改革を推し進めることで、オフィスに対する当事者意識も高まるはずです。

 - 施策後に効果測定する -

オフィス改革の取り組み後は、施策の効果を測定し、検証することが欠かせません。業務効率化の度合いや、社員満足度の変化など、目的に照らし合わせて成果を評価します。

効果測定の方法としては、生産性の定量的な分析や、社員アンケートによる定性的な調査などが考えられます。改革前後のデータを比較し、どのような変化があったのかを可視化するのがポイントです。

また、効果検証で浮かび上がった課題については、柔軟に改善策を打ち出すことも重要。PDCAサイクルを回しながら、より良いオフィス環境を目指していくことが理想といえるでしょう。

 - 動線や防災の観点を持つ -

オフィス改革では、従業員の働きやすさだけでなく、動線や防災の視点を持つことも忘れてはいけません。

レイアウト変更の際は、日常的な社員の導線を意識し、スムーズに移動できるよう工夫を凝らすことが大切。また、非常時の避難経路を確保し、防災対策にも配慮した設計を心がけましょう。

加えて、コンセントや通信環境の配置など、設備面の安全性にも目を配る必要があります。専門家の助言を仰ぎつつ、法令を遵守した改革を進めることが求められます。

以上のように、オフィス改革を成功させるには、予算や目的、社員の意見など、多様な観点からアプローチすることが重要です。一朝一夕には進まない取り組みだからこそ、強い意志を持って臨むことが何より大切。働く人を中心に据えた改革を地道に積み重ねることで、生産性と創造性に富んだ理想のオフィスが実現するはずです。

関連記事：オフィス防災は必須！オフィスの防災対策の基本やオフィス改修事例を紹介

オフィス改革を進める上で、具体的なレイアウトのイメージを持つことは大切です。

ここでは、弊社がこれまでに手がけたオフィス改修事例を通して、企業の要望に応える効果的なレイアウトをご紹介します。コミュニケーション促進や柔軟な働き方の実現など、それぞれの目的に合わせた空間づくりのポイントを探ってみましょう。

- 株式会社文昌堂様 -

株式会社文昌堂様からは、「自社の魅力をアピールできるオフィスにしたい」「部門間連携を高めたい」というご要望をいただきました。

これを踏まえ、7階はABWを取り入れたコミュニケーションエリア、8階はメイン業務を行う執務エリアと、階層ごとに役割を持たせる提案を行いました。

7階は、商材サンプルや掲示物の展示が可能なマグネットウォールやキャビネットを設置し、コミュニケーションのきっかけづくりに。またフレキシブルに使えるコラボレーションエリアを色鮮やかな什器でデザインし、気軽な交流を促しています。

またミーティングエリアとコラボレーションエリアの間には、オリジナルのオープンラックを配し、ゾーニングと一体感を両立。リフレッシュ・フォーカスエリアには集中ブースも用意し、思い思いのスタイルで働ける環境を整えました。

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- NC建材株式会社様 -

NC建材株式会社様のオフィス営業所新設では、多様な業務スタイルへの対応と、企業の魅力を伝える"魅せるオフィス"の実現がポイントでした。

エントランスの企業ロゴにはプロジェクションマッピングを採用し、来訪者をお迎えする印象的な演出に。ガラスとルーバーを組み合わせた仕切りで、パブリックエリアから執務エリアの活気ある雰囲気を感じられるよう計画しました。

執務室は木目とカラフルなゾーニングで開放感を演出。隣接するオープンスペースにモニター付き造作棚を設け、情報共有とコミュニケーションを促します。

また、個別ブースやカフェブースの設置により、TPOに合わせて集中したり、リラックスしたりできる多彩な空間を用意。状況に応じた柔軟な働き方をサポートしています。

関連記事：NC建材株式会社様　オフィス営業所新設

- 株式会社エー・アール・シー様 -

株式会社エー・アール・シー様のオフィス移転では、「人と人のつながりを持てる温かいオフィス」の実現を目指しました。シームレスにオフィス内を見渡せる開放的な空間をベースに、居心地の良さと機能性を両立する提案を行っています。

全体を温かみのある素材で統一しつつ、コーポレートカラーのオレンジと植栽のグリーンをアクセントカラーに採用。スケルトン天井との相乗効果で、広々とした心地よい雰囲気を演出しました。

執務エリアとカフェエリアの境界はあえて曖昧に。床のシームレスなデザインにより、それぞれのエリアを自在に行き来でき、フリーアドレスとしての利用も可能に。働く人のアイデア次第で、空間の可能性が広がる設計としています。

以上のように、企業の目的や要望に対し、レイアウトや什器、装飾などを戦略的に設計することで、オフィス改革の理想型を実現することができます。「はたらく」が楽しくなるような空間づくりを、ぜひ参考にしてみてください。

関連記事：株式会社エー・アール・シー様　オフィス移転

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オフィス改革は、働き方改革と密接に関連しており、業務効率化やコミュニケーション活性化、社員の満足度向上など、多岐にわたる効果が期待できます。フリーアドレスやペーパーレス化、ラウンジスペースの設置など、具体的な施策を通じて、理想のオフィス環境を実現することが可能です。予算設定や目的の明確化、社員の意見集約など、戦略的なアプローチを取ることで、オフィス改革を成功に導くことができるでしょう。事例で紹介したような革新的なレイアウトを参考に、自社の目指す姿に合ったオフィス改革に取り組むことで、生産性と創造性に富んだ理想の職場環境を手に入れることができます。

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